5 måter automatisering kan øke produktiviteten din

Du vil kanskje legge merke til at produktiviteten din ser ut til å henge etter hvert som du stadig har problemer med å finne tid til å fullføre mer arbeid. Det er litt fordi du kan bruke betydelig tid på tilbakevendende oppgaver som å svare på e -post eller sikkerhetskopiere data.

Tiden er imidlertid en begrenset ressurs, og du har bare 24 timer å bruke hver dag. Den beste måten å maksimere tiden din og øke produktiviteten på er å automatisere hverdagslige, gjentagende oppgaver.

Hva er automatisering, og hva er fordelene med det?

Automatisering beskriver bruk av teknologi for å håndtere tidkrevende eller gjentatte oppgaver for å minimere manuell innsats. Ved å automatisere overflødige oppgaver kan du spare tid og fokusere på andre inntektsbringende aktiviteter.

Automatisering reduserer også menneskelige feil, forbedrer driftseffektiviteten, øker skalerbarheten og sparer penger. Så hvordan kan du utnytte potensialet til automatisering i dine daglige aktiviteter? Her er noen ideer for automatisering av arbeidsflyt du kan bruke nå:

1. Fremskynde behandling av e -post

Å håndtere e-post kan være overveldende og tidkrevende hvis du ikke finner et system for å administrere dem godt. Det er fordi du sannsynligvis mottar massevis av e -poster hver dag som krever din oppmerksomhet. I tillegg, hvis du ønsker å utvide virksomheten din, bør du svare raskt på henvendelser fra potensielle kunder.

Automatiske svar på e -post

Den gode nyheten er at du kan automatisere noen prosesser slik at du bruker mindre tid i innboksen din. For eksempel kan du opprette en mal ved hjelp av data fra ditt nettbaserte kontaktskjema, eller bruk disse gratis e -postmalbyggerne, så du trenger ikke å skrive dem fra bunnen av hele tiden. Du kan også bruke de innebygde funksjonene for autosvar i e-posttjenester, for eksempel Følge opp alternativ i Outlook for å spore og svare på e -post.

Alternativt kan du bruke en kald e -post og sammenslåingstjeneste som GMass å tilpasse, planlegge eller sende markedsføringskampanjer og kalde e -poster til potensielle kunder og følge opp automatisk.

Organiser e -postene dine

Vi vedder på at du mottar utallige e -poster daglig fra kolleger, familie og venner, andre virksomheter, etc. Når dette skjer, kan det være utfordrende å sortere viktige e -poster fra søppelet. Men du kan automatisere flytting av e -post fra en mappe til en annen for å håndtere rotet. Du kan bruke Gmail "filtre" eller Outlook "regler" for å administrere innboksen din.

Disse innebygde funksjonene lar deg automatisk slette meldinger med en bestemt melding, sortere e-post med en bestemt tekst eller fra bestemte kontakter i en mappe, etc.

Trekk ut data

Du bruker sannsynligvis mye tid på å gå gjennom kontakter i innboksen din for å få informasjon som kan hjelpe deg med å markedsføre eller selge tingene dine. Ved bruk av Mailparser, kan du automatisere denne prosessen basert på analysereglene dine.

2. Øk kommunikasjonen ved hjelp av Chatbots

Chatbots har fullstendig revolusjonert kundeservicen de siste årene ved å forbedre kommunikasjon og kundeopplevelse. I likhet med vanlige spørsmål, tilbyr chatbots automatisering gjennom kunstig intelligens. Følgelig kan de utføre en rekke oppgaver på egen hånd.

Noen fordeler med å bruke chatbots er tilgjengelig døgnet rundt, noen er flerspråklige, gir konsekvente svar umiddelbart, hjelper deg med å få verdifull innsikt i kundeatferd, etc. Du kan bruke disse chatbotene for å øke kommunikasjonen på WordPress -nettstedet ditt og forbedre produktiviteten. Det er imidlertid verdt å nevne at du må investere tid og krefter for å finjustere chatboten din for å nyte fordelene.

3. Data backup

Etter hvert som teknologien fortsetter å stige, stoler vi i økende grad på datamaskinens harddisker for å lagre deler av livet vårt, for eksempel arbeid og akademiske dokumenter eller familiebilder. For det meste handler det ikke om hvis, men når, fordi harddisker slites ut, blir stjålet og opplever strømspenninger.

Spørsmålet er, hva vil dette bety for deg, eller enda bedre, hva kan du gjøre for å minimere tapet? Du kan sikkerhetskopiere dataene dine.

Men sjansen er stor, du kan glemme å gjøre det selv fra tid til annen. Så det beste alternativet er å automatisere vanlige sikkerhetskopier. I tillegg til å sikre dataene dine, vil automatisk planlegging av sikkerhetskopier gjøre at du kan jobbe på datamaskinen din uten avbrudd.

Du kan bruke CrashPlan for å sikkerhetskopiere dataene dine til en ekstern harddisk, en annen datamaskin på ditt lokale nettverk eller dets servere. Etter at du har installert programvaren, vil den skanne systemet og foreslå hva du kan sikkerhetskopiere. Det lar deg også velge hva du vil sikkerhetskopiere. Du kan planlegge sikkerhetskopier hvert 15. minutt, hver time eller når du ikke bruker datamaskinen. alt avhenger av deg.

4. Planlegg innlegg på sosiale medier

Sosiale medier har blitt en integrert del av våre liv. Og så har disse plattformene blitt en gullgruve for folk som prøver å markedsføre sine merker og selge produkter/tjenester.

Men å holde kontakten med alle potensielle kunder og kunder på sosiale medieplattformer er en oppgave som lett kan kreve oppmerksomhet på heltid. Imidlertid utnytter du magien ved automatisering gjennom verktøy som Hootsuite og Buffer lar deg planlegge alle innleggene dine på sosiale medier på forhånd. Du kan bruke disse verktøyene til å gjøre mer på sosiale medier på kortere tid.

5. Planlegg møter

Vellykket å planlegge et møte eller bestille en avtale tar ofte mye frem og tilbake, spesielt når det involverer mange mennesker. Du må kanskje sende alle en e -post for å finne ut hva de er tilgjengelig før du bestiller, og risikere å gjenta prosessen hvis noen avbryter.

Heldigvis kan du automatisere denne prosessen for å sette møtearbeidsflyten på autopilot slik at du kan fokusere på noe annet. Verktøy som Calendly lar deg automatisere møter eller andre arrangementer på forhånd med noen gjennom en lenke. Du kan angi forskjellige tidsluker for når du vil være tilgjengelig og sende møteforespørsler via lenken.

Dessuten integreres dette verktøyet sømløst med kalenderen din. Så når alle har valgt en god tid, kan Calendly logge møtet i kalenderen din og sende deg et varsel. Hvis du blir opptatt i løpet av den tiden, er planlegging like enkelt som planlegging.

Automatiser gjentagende oppgaver for å øke produktiviteten

Automatisering er spesielt gunstig for små bedrifter med noen få ansatte iført mange hatter. Å la teknologien håndtere noen få oppgaver her og der, hjelper deg med å gjøre mer på kortere tid.

8 oversett ting som hemmer produktiviteten (og hvordan du kan unngå dem)

Vi ønsker alle å være produktive, men vi blir lett distrahert av forskjellige faktorer. Her er noen ting du kan overse og hvordan du kan unngå dem.

Les neste

Om forfatteren