Hvordan eksportere Microsoft Access -data til et Word -dokument

Microsofts Office -pakke har forskjellige apper for forskjellige oppgaver. Så for eksempel, hvis du vil opprette en database, har Microsoft Access ryggen din. Access gir de fleste funksjonene du forventer av et relasjonsdatabasehåndteringssystem. Du kan lage tabeller, skjemaer, spørringer, relasjoner, rapporter, makroer, moduler, for å nevne noen.

Men av og til vil du kanskje eksportere data fra Microsoft Access til Word. Hvis du leter etter en enkel måte å eksportere Access -data til Word på, er du på rett sted.

Hvordan Access eksporterer objekter til Word

Før du viser hvordan du eksporterer data fra Microsoft Access til Word, må du forstå noen grunnleggende. For det første kan du ikke eksportere alle typer objekter fra Access til Word.

Foreløpig kan du bare eksportere tabeller, forespørsler, skjemaer og rapporter. Imidlertid har hvert objekt fortsatt noen begrensninger. Fra og med poster eksporterer Access bare de som er i en valgt visning. Søknaden vil ikke inkludere alle de skjulte dataene i en rapport. Tilsvarende er Access bare i stand til å eksportere skjemaer og datablad med underformer og underdatablad.

Den eneste måten å omgå dette på er å eksportere hvert underskjema og underdatablad. Hvis du eksporterer hovedrapporten, kan du eksportere flere underformer og delrapporter.

For det andre kan du ikke eksportere relasjoner, makroer, moduler og grafiske objekter som bilder og Microsoft Graph -objekter fra Access to Word. I tillegg vil Access bare eksportere resultater fra uttrykk og ikke uttrykk i seg selv.

Til slutt er det ingen måte å importere data fra Microsoft Access til Word. Du må starte i Access, eksportere dataene dine til et nytt dokument, deretter kopiere innholdet og lime dem inn i ditt eksisterende Word -dokument.

Hvordan eksportere tilgangsdata til et Word -dokument

Eksport av Access-data til Word bruker et innebygd Export — RTF File Wizard-verktøy. Visst, verktøyet har mange begrensninger rundt eksport av Access -data, men det er bedre enn ingenting.

Men hvis det er altfor begrensende, kan du se etter noen av de beste gratis Microsoft Access -alternativer for en eventuell erstatning. Ellers følger du disse trinnene for å eksportere dataene dine fra Access til Word:

1. Åpne din Få tilgang til databasen.
2. Velg objektet du vil eksportere i Navigasjonsrute.
3. Undersøk tabellen, spørringen, skjemaet eller rapporten for å sikre at den er feilfri. Tilgang inkluderer vanligvis feilindikatorer når den gjenkjenner en feil. Dette kan inkludere grønne trekanter og en rekke feilnumre. Dette trinnet er viktig siden Access automatisk vil erstatte feilsteder med en nullverdi etter eksport av dataene dine.
4. Velg visningen eller delen av dataene som skal eksporteres. Den beste måten å velge data som skal eksporteres fra flere tabeller, er ved kjører MS Access -forespørsler. Hvis du vil eksportere alle dataene fra et objekt, hopper du over dette trinnet.
5. Klikk på Eksterne data kategorien og velg Mer> Word. Veiviserverktøyet Export — RTF File export veiviser åpnes.
6. I veiviseren for eksport — RTF-fileksport, skriver du inn filnavnet og velger en destinasjon.
7. Undersøk Åpne målfilen etter at eksporten er fullført avmerkingsboksen hvis du trenger det.
8. Hvis du valgte bestemte data for å eksportere, sjekk Eksporter bare de valgte postene avmerkingsboks. Ellers, la avmerkingsboksen stå for å eksportere alle dataene i objektet.
9. Klikk OK for å starte eksportprosessen.

Hvis det finnes en fil med lignende navn, kan du velge om Access skal overskrive den eller ikke. Plukke ut Ja for å overskrive filen, eller Nei for å velge et nytt navn for filen din i popup-vinduet.

Som standard vil Access opprette en Microsoft Word Rich Text Format -fil med en RTF -utvidelse. Følg denne fremgangsmåten for å legge til Access -dataene dine i et Word -dokument:

1. Åpne RTF -dokumentet.
2. Kopier alt innholdet i dokumentet.
3. Lim inn dataene i Word -dokumentet.

Hvis du finner verktøyet Eksporter — RTF -fileksportveiviser -verktøyet kjedelig å bruke, er det en enklere vei ut. Kopier data fra Access -tabellen, forespørselen, skjemaet eller rapporten, og lim dem direkte inn i Word -dokumentet.

I slekt: Hvordan lage et skjema i Microsoft Access

Eksporter tilgangsdata til Word uten problemer

Databaser er en fin måte å lagre data på. Hvis du trenger å eksportere Access-dataene dine til andre apper som Word eller Excel, gjør den innebygde Export-RTF File Wizard hele prosessen sømløs, om enn med noen begrensninger.

Hvis du har omfattende data å jobbe med, tilbyr Access -skjemaer en kraftigere måte å legge til flere data i databasen din. De er lettere å jobbe med når du redigerer tabeller og legger til mer data.

Hvordan lage et skjema i Microsoft Access

Det er mange måter å legge til data i et Microsoft Access -bord. Å bruke skjemaer er den enkleste måten å bygge din database på.

Les neste

Om forfatteren