Hvordan bruke alle de beste produktivitetsteknikkene i Trello

Trello er en allsidig oppgavehåndteringsapp. Med sine egendefinerte funksjoner kan du bruke den med hvilken som helst produktivitetsmetode. Selv om det er satt opp som et Kanban -brett, kan du sette det opp som du vil.

I denne artikkelen lærer du hvordan du bruker alle de mest kjente produktivitetsmetodene i Trello.

1. Kanban styret

Et Kanban -styre er en effektiv måte å administrere arbeidsflyt på. Du deler oppgavene dine i tre lister: To-Do, Doing and Done! Done -listen fungerer som en motivator, og viser deg alt du har oppnådd så langt.

Denne oppsettet er Trellos standard, så det er enkelt å sette opp. Når du oppretter en ny liste, velger du Kanban Board -malen. Funksjonene utfyller også denne strategien. Du kan klikke og dra kort mellom lister, fargekode dem og spore fremdriften med sjekklister!

Disse funksjonene er alle nybegynnervennlige-du kan se dem markert på skjermbildet ovenfor! Hvis du ikke har brukt Trello før og trenger en veiledning, kan du sjekke ut vår Trellotips for nybegynnere å komme i gang!

2. Eisenhower Matrix

Denne metoden er kreditert Dwight D. Eisenhower. Det er flott for å sette prioriteringer og fungerer bra for alle med en lang og uendelig oppgaveliste.

Matrisen har fire sektorer. Den første er Gjør det nå for oppgaver du må gjøre raskt på grunn av frister eller andre konsekvenser. Det andre er Gjør det senere for oppgaver som ikke presser. De to siste er Delegere det for oppgaver som faller utenfor styrhuset ditt, og Ikke gjør det for oppgaver som verken er presserende eller viktige.

Disse sektorene oversetter pent til Trello -lister! Hvis du vil ha 2 × 2 -oppsettet, kan du bruke a nyttig Trello -forlengelse kalt Listeoppsett, eller dette Trello -mal. Trello fremhever nærmere frister for deg. Dette gjør det enkelt å fortelle når en oppgave må flyttes fra Gjør det senere inn i Gjør det nå. Du kan også legge til andre personer i styret som samarbeidspartnere. På den måten er det like enkelt å delegere en oppgave som å tildele den til dem ved hjelp av Medlemmer alternativ.

3. Ivy Lee -metoden

Ivy Lee krever å begrense oppgavelisten din til 6 oppgaver. Dette hjelper deg med å unngå å bli overveldet av en lang liste, eller spre fokuset ditt for mye. Det fungerer slik: Lag hver oppgavekort hver dag og arbeid med kortene. På slutten av dagen, arkiv fullførte oppgaver. Neste dag, legg til nye oppgaver, til maksimalt seks. Tanken er at du aldri har mer enn seks oppgaver på tallerkenen din om gangen.

I slekt: Slik rengjør og fjerner du Trello -brettene: Enkle tips

Du kan også legge til Listegrenser, en gratis og praktisk Trello Power-Up som lyser opp hvis du legger til mer enn seks oppgaver på listen! Du kan også inkludere Tidsblokkering metode. Dette betyr å dele dagen inn i morgen-, ettermiddags- og kveldslister og dele de seks oppgavene mellom dem.

4. Froskespising

Mark Twain sa en gang, "spis en frosk først hver morgen, og ingenting verre vil skje deg resten av dagen". Denne praksisen med å få det verste gjort først er ikke en komplett teknikk, men det forbedrer andre metoder!

Det er to måter å distribuere froskespising på i Trello: med en etikett og et klistremerke. Klistremerket er mer merkbart, så det er det vi anbefaler. Hver dag legger du til et froskeklistremerke etter eget valg til en oppgave, og det er frosken din! Få det gjort først.

Etiketter er mindre iøynefallende, men du kan automatisere dem. Bruk Butler -funksjonen til å gjøre en oppgave automatisk til å bli frosk hvis du lar den angre for lenge. Følg trinnene nedenfor for denne metoden:

Åpne brettet Meny og velg Mer undermenyen, og klikk deretter på Etiketter. Lag en “FROG” -etikett. Vi anbefaler fargen grønn for den. Deretter åpner du Automasjon -menyen og velg Regler undermeny.

Lag en ny regel med følgende Dato avtrekker: Når forfallsdatoen er merket som Ufullstendig i et kort som skal betales på mindre enn 7 dager. Vær oppmerksom på at du kan velge et annet antall dager hvis du vil. Deretter vil vi fortelle brettet hva de skal gjøre når det oppdager et slikt kort.

Vi skal legge til to handlinger totalt. Start med en Legg til fjern handling: legg den grønne FROG -etiketten til kortet, som vist ovenfor.

Legg til følgende Sortere handling: Sorter listen etter etikett: FROG stigende. Dette gjør at oppgaver med truende frister blir til frosker og går til toppen av listen. Fullfør regelen, og den vil fortsette å håndheve denne betingelsen til du fjerner eller deaktiverer den.

5. SMARTE mål

SMART Goals er en måte å sikre at du faktisk kan utføre oppgavene dine. Det står for Sspesifikk, Mlettstelt, ENfornuftig, Rlettfattelig, og Timely. Det forhindrer deg i å lage vage mål som lar deg føle deg frustrert. Du kan bruke denne filosofien på Trello ved å lagre en sjekkliste.

Lag et kort og gi det navnet “SMART List” eller noe lignende. Legg til en sjekkliste med samme navn med alle SMART -kriteriene.

• Spesifikk. [Legg til spesifikke parametere]
• Målbar. [Kvantifiser målet]
• Handlingsdyktig. [Skriv ned trinnene, start hvert trinn med et verb]
• Rimelig. [Sørg for at det er mulig å utføre oppgaven som beskrevet]
• Rettidig. [Sett en frist ved hjelp av datofunksjonen]

Lagre kortet, og sett det til side, men ikke arkiver det. Når du skal lage en sjekkliste i fremtiden, kan du velge kopier elementer fra ... rullegardinmenyen for å importere SMART -listen!

6. Innboksmetode

Denne metoden fungerer best i en e -postklient, men du kan bruke den i enhver situasjon der du får nye oppgaver. Denne metoden bruker fire lister. Den første er Gjør nå, for oppgaver kan du fullføre på to minutter eller mindre.

Den neste listen er Delegat for oppgaver du må overlate til andre. Hvis du deler brettet ditt, kan du legge til det tildelte teammedlemmet ved å velge Tildele i kortmenyen. Hvis brettet er privat, bør du vurdere å legge til en oppstart som SendBoard E -post til Trello. Den lar deg lage kort fra din favoritt e -postklient, eller sende e -post fra Trello!

Du trenger også en kalenderliste med oppgaver med en dato vedlagt. Du kan raskt legge til en enkel regel rett fra listen! Klikk på liste alternativmenyen og velg Når et kort legges til i listen ... å begynne å legge til en regel. Velge Sortereliste som handlingstype, og sorter etter tidsfrist, stigende.

Til slutt, lag Alt annet for oppgaver som ikke har forfallsdato. Du kan også bruke den til ressurser, maler og prosjektideer som ikke kan brukes ennå. Alt annet kan bli ganske rotete, så sett opp et par regler for å holde det organisert.

Lag først en etikett som heter "Ressurs". Åpne listemenyen og velg Lag en tilpasset regel .... Velg utløseren Når ressursetiketten legges til et kort og handlingen Sorter listen etter etikett Ressursstigende.

Dette sikrer at ressursene du vil bruke ofte alltid er på topp. Du kan også lage en maletikett og bruke samme metode for å holde maler utilgjengelig nederst på listen.

Den andre regelen har utløseren Når en forfallsdato er angitt på et kort i listen "ALT ANDRE.” Gi det handlingen, "Flytt kortet til toppen av listen KALENDER”. Dette må sørge for at du ikke glemmer å legge til en tidssensitiv oppgave i kalenderen.

Forbedre produktiviteten din i Trello

Hver persons stil er forskjellig, så eksperimenter for å finne måten som fungerer for deg! Du kan blande og matche mellom stiler. For eksempel kan du legge til Frog-Eating og Ivy Lee-metoden i nesten hvilken som helst stil. Du kan også ta ideen om en "Alt" -liste og innlemme den i ditt Kanban -styre.

Med den riktige metoden og power-ups kan du gjøre Trello-brettet til et produktivitetskraftverk!

De 10 beste Trello-oppgraderingene du kan legge til i arbeidsflyten din i dag

Hvis du ikke har gitt Trello Power-Ups et skudd ennå, går du glipp av det. Dette er tillegg som kan fungere magisk på tavlene dine.

Les neste

Om forfatteren