Hva er Microsoft SharePoint? 4 funksjoner og fordeler ved å bruke den

Et Microsoft 365 -abonnement gir deg tilgang til mange produktivitetsverktøy. Den mest intuitive, intelligente og tilpassbare er SharePoint. Svimlende 190 millioner mennesker i mer enn 200 000 organisasjoner av forskjellige størrelser bruker SharePoint.

SharePoint kan enkelt spare tid ved å eliminere behovet for flere oppgaver og prosjektstyringsapper. Etter hvert kan du investere mer tid for å vokse din profesjonelle karriere, frilansklienter eller sidesteder.

Hva er Microsoft SharePoint?

SharePoint er et online innholdshåndteringsverktøy. Den lar deg lagre filer i skyen for deling og samarbeid. Det kan hjelpe deg med å lage nettsteder og undersider for å fjerne oppgaver fra forskjellige team eller enkeltpersoner.

SharePoint lar deg lage et intranett hvor du, dine samarbeidspartnere og frilansklienter sikkert arbeide med en fil eller et dokument. En sentralisert administrator vil kontrollere tilganger slik at hver bruker sømløst kan åpne, redigere og lagre filer.

SharePoint har mange avanserte funksjoner som hjelper deg eller teamet ditt med å administrere profesjonelle og personlige arbeider. Følgende er noen av de mest brukte handlingene:

• Fildeling med interne og eksterne brukere.
• Administrer prosjektinnhold, som bilder, artikler, kildekoder, videoer, etc.
• Nettsteder og undersider for å rydde lag og oppgaver.
• Hold kontakten med samarbeidspartneren gjennom kommunikasjonsnettsteder.
• Mobilappen gir brukerne tilgang til team eller kommunikasjonsnettsteder fra smarttelefoner.
• Lag arbeidsflyter og påminnelser for å automatisere prosjekter og oppgaver.
• Bruk søkefunksjonen til å lete etter ressurser, oppgaver eller filer.

Hvem bør bruke SharePoint

SharePoint fungerer som et fristed for alle kreative filer som appkoder, grafiske design, lydklipp, videoer, nettstedsartikler, fakturaer, etc. SharePoint tilbyr andre verktøy som dataanalyse, nettstedsmaler, kunnskapsbasmaler og prosjektflyt.

Derfor varierer bruksområdet fra en individuell innholdsskaper til store bedrifter. Mange freelance fagfolk eller små grupper av kreative personer bruker SharePoint i forskjellige stadier av programvare, mobilapp, nettsted eller innholdsutviklingsprosjekter.

Det nettbaserte SharePoint-verktøyet som følger med Microsoft 365-abonnement, er et robust, men enkelt produktivitetsverktøy. De mye brukte funksjonene som gjør det til et av de beste oppgave- og prosjektstyringsverktøyene er:

1. Samarbeidsarbeid

SharePoint er en svært fleksibel og skalerbar plattform for samarbeid med interne eller eksterne ressurser. En sentral administrasjonsbruker kan tildele individuelle brukere av teamnettsteder forskjellige tilgangstillatelser.

Du og teamet ditt kan jobbe med en enkelt fil i et sanntidsscenario uten å bli utsatt for forsinkelse. Derfor foretrekker mange kreative utviklere og innholdsskapere SharePoint for å slå seg sammen for ethvert prosjekt.

En viktig funksjon i SharePoint -samarbeidet er å fortsette å flyte ryddig informasjon gjennom nettstedene og undersidene. Det hjelper enkeltpersoner med å holde seg oppdatert om prosjektet uten å gå gjennom flere e -poster, tapte chatter, videosamtaler, etc.

2. Filbehandling

Innholdshåndtering er en stor utfordring for enhver person eller gruppe fagfolk som ønsker å levere bedre produktivitet. SharePoint lar deg komme forbi denne utfordringen uten å gå gjennom kompleks programmering.

Innholdsadministratorer kan enkelt ta seg av flere prosjekter samtidig på SharePoint. Å publisere eller oppdatere nettstedets innhold som hendelser, nyheter, blogger, presentasjonsstabler, bildekaruseller osv. Er gjort enkelt med SharePoint.

Du trenger ikke starte hvert innholdsstyringsprosjekt fra bunnen av. Det finnes profesjonelle maler som du kan bruke. Bortsett fra innholdet, har du full kontroll over versjonene. SharePoint lager og lagrer flere versjoner av filen som du eller teamet ditt jobber med.

Når du trenger det, kan du huske tidligere versjoner eller fikse eventuelle filsystemfeil fra SharePoint. Du trenger ikke å være avhengig av tredjepartsverktøy for å sikkerhetskopiere, gjenopprette eller fikse filer.

3. Prosjektledelse

SharePoint har en rekke funksjoner som du kan bruke for oppgave- og prosjektledelse. Den mest åpenbare funksjonen er at verktøyet fungerer som sentralisert lagring for alle prosjektrelaterte dokumenter og filer som kan leveres.

I slekt: Online oppgavehåndteringsguide: Tips for å velge riktig app

Du kan også tilpasse SharePoint -nettstedene på mange måter. Disse skreddersydde nettstedene kan tjene deg som en daglig planlegger, ukentlig oppgaveplanlegger og vanlige spørsmål om oppgaver. Videre, for prosjektdokumentasjon og resultatgjennomgang, kan du aktivere tidsloggingsfunksjoner som nevnt nedenfor:

1. Logg oppgaveaktiviteter og endringer.
2. Logg eventuelle problemer som ressurser rapporterer.
3. Spor tid for oppgave.
4. Endre sporingsdata.

SharePoint lar deg også lage en arbeidsflyt for å effektivisere oppgaver som oppgaveoverlevering, avlogging av prosjektleveranser, godkjenninger, presentasjon av en demo og tilbakemelding fra klienter.

4. Hybridløsninger

SharePoint integreres med de fleste Microsoft 365 -apper for å tilby deg et sømløst brukergrensesnitt for prosjektledelse. SharePoint fungerer som et sentralt arkiv for prosjektdataene dine, mens andre Microsoft 365 -apper gjør det enkelt for deg å administrere oppgaver og ressurser.

Du kan synkronisere SharePoint med verktøy som gjøremål, oppgaver, planlegger og Project Online for spesialiserte tilnærminger. Du kan generere rapporter for å presentere prosjektinnsikt for frilansklientene dine.

SharePoint synkroniseres med Outlook- og kalenderprofilen din for å organisere oppgaver og tidsplaner slik at du kan prioritere arbeidet ditt. På samme måte kan du publisere SharePoint -teamnettstedene dine i Teams -appen for å få tilgang til kontakter, filer, oppgaver osv. Fra Teams.

SharePoint har også muligheten til å integrere PowerPoint, Video, Stream, OneDrive for å forhåndsvise filer og dokumenter på SharePoint -nettstedene eller undersidene. Du sparer tid ved å unngå hverdagslige oppgaver som å laste ned filer fra SharePoint for å lage PowerPoint -lysbilder.

Fordeler med SharePoint

SharePoint gir mange fordeler når du sammenligner med andre produktivitetsverktøy for prosjekt- eller innholdshåndtering. Noen av fordelene er:

1. Sparer penger

Du kan allerede betale for det via Microsoft 365 -abonnement. Unngå unødvendige utgifter til apper og verktøy ved å bruke SharePoint som det primære produktivitetsverktøyet for profesjonelle eller personlige behov.

2. Datasikkerhet

Regjeringer og store organisasjoner stoler på SharePoint -økosystemet med sine sensitive data. Så du kan lagre det kreative arbeidet ditt på SharePoint for samarbeid uten frykt for tyveri av immaterielle rettigheter.

I slekt: Er Microsoft 365 egentlig en sikkerhetsrisiko?

3. Skalerbarhet

Skalerbarheten til verktøyet lar deg budsjettere kostnadene dine mot produktivitetsverktøy. Hvis du ser en tilstrømning av for mange prosjekter fra forskjellige klienter, kan du endre abonnementet for å imøtekomme flere ressurser og prosjekter. Når prosjektene blir lettere, kan du bytte til lavtlønnede planer.

4. Flerbruksbruk

Et høyere fleksibilitetsnivå og flerbruksverktøy betyr at du kan fortsette å bruke SharePoint som det viktigste produktivitetsverktøyet mens du fortsetter å endre roller eller kreative ferdigheter. Du kan bruke en mal når ett prosjekt avsluttes, og du må starte et nytt. Du kan minimere budsjettet ved å unngå flere appkjøp.

Fjern rotet av filer, oppgaver og apper

SharePoints funksjoner gjør det til et forseggjort prosjektstyringsverktøy i stedet for en enkel skyløsning for fildeling og lagring. Ved å bruke SharePoint og andre Microsoft 365-apper til å administrere dine profesjonelle eller personlige oppgaver, skaper du en dominoeffekt av stadig økende produktivitet.

Office 365 er nå Microsoft 365: Hva det betyr for deg og din familie

Office 365 har blitt Microsoft 365. Her er hva Microsoft 365 tilbyr abonnenter og deres familier.

Les neste

Om forfatteren