Hva er Microsoft -lister og hva brukes det til?

Lister er neste generasjons Microsoft 365-app som utviklet seg fra SharePoint Lists i mai 2020. Det er en front-end-plattform for å administrere dataene dine eller jobbe som ideer, gjøremålslister, oppgaver, inventar, administrere vanlige spørsmål osv. I denne artikkelen lærer du om lister, funksjonene og de viktigste bruksområdene.

Hva er Microsoft -lister?

Du vil se Microsoft -lister app i Alle apper delen av Microsoft 365 -abonnementet. Du kan bruke denne appen til å lage lister og samarbeide med teammedlemmene eller klientene dine.

Microsoft Lister tilbyr mange fordeler i forhold til andre gjøremålslister. For eksempel kan du spore problemer, rutiner, eiendeler, beholdning, kontakter og mange flere ved hjelp av Microsoft Lister.

Verktøyet slår sammen listene dine med alle Microsoft 365 -apper, slik at du kan begynne å lage eller jobbe med dataene dine fra Microsoft Teams, SharePoint eller Lists home. Den kommer også med klikk-for-rediger-maler som sparer tid på organisering av oppgaver eller notater.

Nye funksjoner i Microsoft -lister

Lister har alle standardfunksjonene du kan forvente fra en huskeliste-app. For eksempel tidslinjevisning, kalendervisning, opprett lister fra regneark, legg til vedlegg i lister, spor aktiviteter, etc. Følgende er imidlertid de viktigste funksjonene som skiller lister fra andre lignende verktøy:

1. Administrer regler

Du kan automatisere gjøremålslistene dine på mange måter på dette verktøyet. Imidlertid blir en så omfattende automatisering bare mulig på grunn av if/then-stil regler i Lister-appen.

Du kan bruke disse reglene til å automatisere påminnelser og varsler til listene dine. Eieren av listen vil også beholde kontrollen over reglene. Hvis du gir tilgang til redigeringsliste til samarbeidspartnerne, kan de redigere listereglene. Følg disse trinnene for å opprette regler fra Lister -hjemmet:

1. Klikk på Automatiser rullegardinmenyen og velg deretter Lag en regel.
2. På skjermen der du ser Varsle noen når alternativet, må du sette en betingelse. For eksempel kan du velge Et nytt element opprettes.
3. Du kan redigere regelbetingelsene ved å klikke på hvert av de understrekete ordene i setningen.
4. Du kan velge alternativer som hvem du skal varsle, kolonne, kolonneverdi, etc.
5. Når du er ferdig, klikker du på Skape for å bekrefte regelen.

2. Lister over samarbeid gjennom Microsoft Teams

Lister gir verdi til funksjonaliteten til Microsoft Teams -appen. Du kan få tilgang til, dele eller opprette lister fra Teams -appen uten å forlate pågående møter eller idémyldring.

I Teams-appen kan du endre visningen av en liste på forskjellige måter, for eksempel kort, rutenett, kalendervisning, etc. I tillegg til å legge til nye kolonner, lage tilpassede visninger med filtre og definere valg, kan du også endre planen din for å gjøre data mer meningsfylte for teamet ditt.

3. Deling av lister og elementer

Lister tilbyr forskjellige former for datadeling med teamene eller kundene dine. I motsetning til mange andre gjøremålslister, trenger du ikke å dele hele listen med dine samarbeidspartnere.

Hvis du vil, kan du dele hele listen, eller gi tilgang til utvalgte listeelementer. Videre kan du tilpasse databeskyttelse ved å aktivere skrivebeskyttet, redigeringstilgang, passordbeskyttelse og utløpsdato for å få tilgang til listen.

4. Integrasjoner

Listene dine integreres umiddelbart med andre Microsoft 365 -apper som Teams, Power Automate, Power Apps og SharePoint.

Du kan automatisere prosjektoppgaver eller arbeidsflyter ved å bruke Lister og Power Automate -integrasjon. Klikk på på Lister hjem Automatiser rullegardinmenyen og velg deretter Power Automate. Hvis du klikker på Lag en flyt, kan du få tilgang til maler for automatisering av prosesser og oppgaver.

I slekt: Office 365 er nå Microsoft 365: Hva det betyr for deg og din familie

5. Mobilapp

Lister -appen er også tilgjengelig på iOS -enheter som iPhones og iPads. Mobilappen tilbyr en jevn opplevelse med et brukervennlig brukergrensesnitt for å lage, redigere og dele listene dine mens du er på farten.

Microsoft har også offentliggjort en plan for Android -versjonen av Lister -appen. Android -brukere vil snart få lage, dele og redigere lister fra sine mobile enheter.

Nedlasting: Microsoft -lister for iOS (Gratis)

Bruke Microsoft -lister som informasjonssporing og organisator

Det er mange bruksområder for Lister -appen for profesjonell og personlig datahåndtering. Noen av de beste brukstilfellene er:

1. Kapitalforvaltning

Du kan effektivt administrere enheter, programvare og andre eiendeler ved å bruke aktivahåndteringsmalen i Lister -appen. Du trenger ikke å investere mye tid på det, da malen trenger noen få klikk for tilpasning.

Du kan få statusstatusoppdateringer som hvem som for tiden bruker enheten, innsjekkingsdatoer, utsjekkingsdatoer, hvilken enhet som er i reparasjon, etc.

2. Administrer prosjekter og oppgaver

Du kan forvandle Lister -appen din til et prosjektstyringsverktøy uten å skyte ut ekstra penger. Legg til oppgaver i en liste og navngi listen i henhold til prosjektnavnet.

Du kan legge til if/then-style regler i individuelle elementer eller oppgaver på listen. Reglene kan være ord som fullført, ventende, blokkert, oppgaveoppgave, problem, prioritet, etc. Hvis det er noen redigeringer i listen fra teammedlemmene dine, vet du umiddelbart statusen til oppgavene.

I slekt: Online oppgavehåndteringsguide: Tips for å velge riktig app

3. Innholdsplanlegging

Lister -appen er perfekt for innleggingsstrategi for sosiale medier, nettsteder eller blogger. Du kan legge til innholdskravene i én liste. Sett nå spesifikke regler for å aktivere varsler eller påminnelser.

Det er også en innholdsplanleggingsmal i Lister -appen. Tilpass malen ved å legge til bilder eller innhold du vil publisere med utkastdato, forfallsdato, postdato, etc.

4. Onboarding klienter og ansatte

Sjekklisten for ombordstigning i Lister -appen lar deg administrere klient- eller ansattes ombordstigning. For eksempel når du markerer Ansattes ombordstigning element på oppgavelisten som Signert, sender verktøyet automatisk en e-post som inneholder påloggingsinformasjon for ansatte til den nye rekrutten.

På samme måte kan du automatisere klienthåndteringsprosesser som ombordstigning, levering av prosjektfiler og fakturering fra Lister -appen.

5. Klientbillettsporing

Problemsporermalen konverterer listene dine til en effektiv kundeforvalter. Hvis klienten din rapporterer problemer knyttet til produktet du leverte, kan du liste dem opp i Lister -appen. Angi spesifikke regler for vurdering, prioritet, blokkert og løst i elementstatuskolonnen.

Når det er noen statusendringer, kan du eller dine kunder få automatiske svar på e -post om billettstatusen.

Organiser dataene og arbeidet effektivt

Ovennevnte funksjoner og brukstilfeller i Microsoft Lists gjør at du kan bruke Microsoft 365 -abonnementet ditt på best mulig måte. Verktøyet gir en helt ny, men fleksibel måte å ordne og spore betydelige oppgaver eller data. Videre er oppgaveplanlegging bare en spasertur i parken når du får alle ideer, gjøremålslister og møteordner på ett sted.

De 10 beste gratisappene for oppgaveplanlegging

Å velge riktig oppgavehåndteringssystem kan være vanskelig. For å hjelpe deg med å finne ut, har vi samlet en liste over de mest nyttige verktøyene for oppgaveplanlegging.

Les neste

Om forfatteren