Hvordan lage din første prosjektledelse tidslinje i 7 enkle trinn

Tenker du på hvordan du vil gjennomføre prosjektet ditt? Hvordan kommer du i gang? Vil du nå tidsfristene? Disse engstelig-fremkallende tankene krysser tankene dine. Til tross for deres gyldighet, bør de ikke bremse deg.

Ved å bruke de riktige verktøyene kan du fullføre prosjektet. Å bruke en tidslinje for prosjektledelse kan hjelpe deg med å vinne prosjektet. Verktøyet hjelper deg med å kartlegge prosjektet ditt og sikrer at du har en klar strategi for hvordan du skal takle det. Du kan opprette tidslinjen for prosjektledelse ved å følge denne veiledningen.

1. Utarbeid en prosjektbeskrivelse

For å være sikker på at alle på prosjektet ditt er på samme side, start med å lage en prosjektbeskrivelse. En prosjektbeskrivelse er en rask oppsummering av prosjektet. Tenk på det som en kondensert versjon av prosjektplanen din. Den skal svare på spørsmålene:

• Hva er formålet med prosjektet?
• Hva er målene med prosjektet?
• Hva er de viktigste milepælene?
• Hvor lang tid vil det ta å fullføre prosjektet?
• Hvor mye er budsjettet?

Hold det kort for ikke å overvelde prosjektinteressentene med unødvendige detaljer. Det vil være dokumentet som prosjektets interessenter og prosjektmedlemmer ofte refererer til når prosjektet fortsetter.

2. Lag en arbeidsnedbrytningsstruktur

Etter at du har opprettet prosjektbeskrivelsen, må du lage en handlingsplan for å få prosjektet i gang. Denne handlingsplanen kalles en arbeidsnedbrytningsstruktur (WBS). I stedet for å skrive hver handling som skal gjøres for å fullføre et prosjekt, fokuserer WBS på leveranser og milepæler. Reglene for å lage en WBS er:

• 100% regel: Alt arbeid i WBS må være 100% nødvendig for å fullføre prosjektmålene. Det skal ikke være noe relatert eller overflødig arbeid i det. Deloppgaver må også være 100% nødvendige for å fullføre en overordnet oppgave.
• Gjensidig utelukkende: Ikke stå for noe arbeid to ganger. Du vil bryte 100% -regelen og ha feilberegninger når du beregner ressursene som kreves for å fullføre prosjektet.
• Utfall, ikke handlinger: Ditt hovedfokus bør være på leveranser og ikke på handlinger. For eksempel, hvis du bygger et hus, er det en leveranse som gjør grunnlaget. Trinnene i denne leveransen vil være å velge et nettsted, grave, installere og forsegle foten. Så, ikke gå deg vill i disse handlingene, men fokuser på utfallet, som har et grunnlag.
• 8/80 regelen: Denne regelen sier at en oppgave skal ta ikke mindre enn 8 timer å fullføre, og det bør heller ikke ta mer enn 80 timer. Når du bruker denne regelen, hvis arbeidet tar mer enn 80 timer å fullføre, kan du dele det ned i en mindre arbeidspakke.
• Tildele: Du bør tildele en oppgave til en bestemt person eller et bestemt team. Hvis WBS er grundig, bør det ikke være en overlapping av arbeidet mellom enkeltpersoner eller team.

3. Lag en tidsramme

Når du har opprettet arbeidsoppdelingsstrukturen, kan du bruke tid på å fullføre hver oppgave. For oppgaver vil du ikke gjøre det selv, rådfør deg direkte med personen (e) som skal gjøre det. Spør dem hva de trenger for å gjøre jobben og hvor mye tid de kommer til å trenge.

Ikke vær for optimistisk når du gjør dette. Lag en balanse mellom å gi nok tid til å gjøre oppgavene og å holde seg innenfor prosjektets overordnede tidsramme. Gi rom for litt vrikkerom også for uventede situasjoner.

4. Planlegg i avhengigheter

Du vet nå hvor lang tid det vil ta å fullføre hver oppgave. Men hva med oppgaver som er avhengige av hverandre? Det er ofte flere sekvenser i en oppgave som er avhengig av hverandre.

Det er vanligvis fire prosjektavhengighetstyper av prosjektledelse. Disse er:

1. Fullfør-til-start: Den første oppgaven må være fullført før den andre oppgaven kan begynne.
2. Fullfør-til-slutt: Den andre oppgaven kan ikke være fullført før den første oppgaven er fullført. For eksempel, hvis du gjør elektriske ledninger for et hus, kan du ikke legge ledningene før en inspeksjon.
3. Start-til-start: påfølgende oppgaver kan ikke starte før den første oppgaven starter. For eksempel kan du ikke jevne et betonggulv før du heller betongen.
4. Start-to-Finish: den første oppgaven må begynne før den andre er fullført. Hvis du for eksempel oppgraderer til ny programvare, begynner du å installere den nye programvaren før du avvikler den gamle.

Så sørg for å identifisere arten av avhengigheter du har for hånden og deretter jobbe med dem. I noen situasjoner er avhengighetene mer komplekse prosesser, så lag et flytdiagram, svømmebaner eller fargekoding for å hjelpe deg med å visualisere og identifisere dem.

5. Lag en basis tidslinje

Nå er det på tide å visualisere prosjektets tidslinje. Det er flere prosjektstyringsverktøy du kan bruke til å bygge prosjektets tidslinje. De go-to for de fleste prosjekter er Gantt-diagrammet.

Gantt -diagrammet gir deg et raskt øyeblikksbilde av prosjektet, start- og sluttdato for oppgaver, viktige milepæler, avhengigheter og tildeler av hver oppgave. Gantts diagrammer er interaktive og kan oppdateres og redigeres i sanntid. Andre tidslinjeverktøy du kan bruke til å bygge og administrere tidslinjen din er den historiske tidslinjen og den vertikale tidslinjen.

6. Send den ut

Del tidslinjen med alle prosjektets interessenter. Det vil begeistre dem å se en klar handlingsplan for prosjektet. De vil også veie inn og komme med forslag til hvordan vi kan forbedre noen ting på prosjektet. Vær åpen for tilbakemeldinger.

7. Endre etter behov

Et prosjekt er en levende ting og vil fortsette å forandre seg og utvikle seg etter hvert. Det er ikke nødvendigvis en dårlig ting. Det betyr bare at du må tilpasse deg etterhvert som ting endrer seg.

Det som er bra er at når du allerede har en tidslinje, vil du bli mer bemyndiget til å inkorporere endringen. Sørg også for at du kommuniserer endringene i sanntid med alle interessentene i prosjektet.

Opprette en tidslinje for prosjektledelse

Å lage din første prosjektledelse tidslinje kan være skremmende. Med trinnene ovenfor kan du imidlertid lage en grundig tidslinje og levere prosjektet ditt vellykket. Så sørg for å implementere retningslinjene ovenfor og ha en fantastisk tidslinje.

9 Vanlige feil i prosjektledelse (og hva du skal gjøre i stedet)

Vil du fullføre store prosjekter uten feilbehandling eller gå over budsjettet? Her er noen tips for å unngå disse feilene.

Les neste

Om forfatteren