5 ting du bør unngå å gjøre i Excel

Excel er et utmerket verktøy for behandling av data, men det har sine begrensninger. Når du har altfor kompliserte formler, eller hvis datamaskinen krasjer når du åpner en Excel -fil, bør du kanskje vurdere å bruke et annet filformat.

Så, hva er bruksområdene du bør vurdere annen programvare for? Her er noen få situasjoner der du bør bruke en annen app.

1. Massive databaser

Hvis du ikke er godt bevandret i datamaskiner, tror du sannsynligvis at Excel (eller Google Sheets) er den eneste måten å lagre data på. Tross alt har de siste versjonene av Excel 16 384 kolonner og 1 048 576 rader, totalt 17 179 869 184 celler.

Selv om dette er mye informasjon, bør du være oppmerksom på at datamaskinen din vil laste alt på en gang. Derfor, hvis du bruker mange celler, kan du forvente at PC -en kjører sakte. Å ha hundre, eller til og med tusen, rader vil ikke være et problem.

Men hvis du fortsetter å samle data gjennom årene, eller hvis du har flere brukere som legger til informasjon i en fil, vil selv kraftige datamaskiner slite med å laste den inn. Dette er fordi Microsoft laster inn alle dataene når den åpner filen.

Selv om dette er nyttig for å analysere kortsiktige data, sløser det med datakraft hvis du bare trenger å analysere spesifikk informasjon. For eksempel, hvis du trenger en kundes e -postadresse, trenger du ikke å laste inn resten av klientdatabasen.

Et godt alternativ for lagring av data er å bruke dedikert databaseprogramvare eller -tjeneste. De tilbyr de samme funksjonene som Excel, for eksempel dataanalyse, men med enda mer funksjonalitet. Du kan bruke Microsoft Access hvis du er fan av Microsoft Suite. Andre alternativer inkluderer LibreOffice Base og andre.

2. Kompleks dataanalyse

Microsoft Excel har et betydelig antall tilgjengelige formler. Den tilbyr den enkleste sumformelen for kompliserte funksjoner som f.eks netto nåverdi (beregner for tidsverdien av penger) og prognose (brukes til å beregne fremtidige verdier).

Men hvis du finner ut flere kompliserte funksjoner, er det på høy tid å vurdere andre løsninger. Excel er et utmerket verktøy hvis formelens variabler alle er basert på rådata. Men hvis du finner ut at funksjonene dine er basert på celler som er formler selv, bør du vurdere å bruke dedikert analyseprogramvare.

Hvis regnearkene dine er avhengige av flere formler, betyr det ekstra kompleksitetslaget at det er lett for feil å bli uoppdaget. Og selv om du finner feil, er det ikke lett å spore dem hvis formlene dine er tre linjer lange.

I stedet for å bruke Excel for kompliserte scenarier, kan du prøve å lære et programmeringsspråk som Python. Det er lett å forstå, og det er det flere gratis ressurser for å komme i gang på den. Og hvis du ikke er tilbøyelig til å studere programmering, kan du også bruke dedikerte dataanalyseverktøy som er mye lettere å bruke.

3. Prosjektledelse

Før ankomsten av dedikerte prosjektstyringsverktøy som Asana og Trello, brukte mange fagfolk Microsoft Excel. Tross alt er det enkelt å sette opp. Det er til og med maler du kan laste ned for å hjelpe deg i gang.

Men så snart teamet ditt vokser - eller du begynner å få flere prosjekter - blir ting kompliserte. Med mindre du bruker online -versjonen av Excel, kan teamet ditt ikke bruke prosjektledelsesfilen samtidig. Og når du legger til flere oppgaver og deloppgaver, kan du ende opp med for mye informasjon i ett ark.

Ettersom flere mennesker har tilgang til filen, er det større sjanse for en utilsiktet blanding. De kan utilsiktet endre en formel eller til og med slette avgjørende informasjon. Å lage og tilordne prosjektavhengigheter kan også bli forvirrende.

Derfor er det best å få en dedikert oppgavehåndteringsapp for å administrere teamet ditt. Med spesialtilpassede apper kan du og teamet ditt få en klar oversikt over alt som må gjøres. Du kan til og med tildele oppgaver til bestemte medlemmer slik at ingenting blir oversett.

Og hvis du har et budsjett, kan du finne det gratis verktøy for prosjektstyring på nett. Nå kan du beholde alle på samme side uten å måtte bruke en krone.

4. Skjemaer

På grunn av den enkle tilgjengeligheten, brukes Excel ofte som et skjema. Det har vært mange tilfeller der hendelser og sammenkomster har brukt bærbare datamaskiner og Excel -filer for gjesteregistrering.

Det er praktisk å bruke Excel (eller et hvilket som helst regneark) som et skjema fordi arrangørene kan analysere dataene sine direkte. Dette har imidlertid flere ulemper.

• For det første ville du ikke ha kontroll over datainndataene. Hvem som helst kunne skrive inn feil informasjon, og du ville ikke vært klokere. Det er heller ingen datastandardisering. En person kunne skrive i New York under staten, mens en annen ville skrive NY. Dette er problematisk under dataanalyse.
• For det andre, hvis du har flere registreringssteder, vil du ha separate datasett som krever konsolidering. Dette tar tid og kan føre til feil i dataene dine. Dette kan også føre til dobbeltarbeid siden brukere kan legge inn dataene sine to ganger.
• For det tredje er det ikke personvern. Hvis du bruker et regneark, kan hvem som helst bla gjennom oppføringene og samle data. De kan til og med endre eksisterende informasjon, noe som vil forvride dataene dine. Hvis det oppstår en datalekkasje gjennom Excel -registreringen, kan du bli holdt ansvarlig.
• Til slutt, hvis du skal bruke Excel for online registrering, er det ikke egnet for store databaser, som allerede nevnt.

5. Finansiell dataanalyse

Når du bruker Excel til å spore økonomiske data, er det sannsynlig at du må koble til flere kilder. Disse kildene kan være andre Excel -filer, online databaser og til og med finansielle nettsteder. Når du legger til disse, øker imidlertid sjansene for å introdusere en feil eller få utdatert informasjon.

Det har til og med vært en hendelse hos J.P. Morgan helt tilbake i 2012, hvor en formel ved et uhell brukte prissummer i stedet for gjennomsnittet ved beregning for risiko. Dette ga igjen et resultat omtrent to størrelser lavere enn den faktiske verdien og fikk banken til å tape 6 milliarder dollar i handel.

Mens andre problemer er involvert, er denne feilskrevne formelen en del av feilkaskaden som førte til dette massive tapet.

Bruk dedikert programvare

Microsoft Excel er et utmerket regneark. Det er flott for små datasett, eller hvis du prøver det som et bevis på konseptet. Men hvis du vil skalere arbeidet ditt, bør du vurdere dedikert programvare.

Ved å bruke programvare som er utviklet spesielt for ditt formål, får du bedre funksjonalitet, jobber raskere og lar deg gjøre ting mer effektivt. Selv om noen av dem vil koste tid eller penger (eller begge deler) å sette opp, vil det spare deg for penger i det lange løp.

De 10 beste Excel -alternativene for dine regnearkbehov

Leter du etter et billigere alternativ til Microsoft Excel? Disse regnearkappene tilbyr alt du trenger for mindre.

Les neste

Om forfatteren