Slik går du papirløs med elektroniske verktøy i kontorer og hjem

Overavhengigheten av papir på kontorer skader miljøet. Bortsett fra det kan det være vanskelig å sikre sensitive kontordokumenter. Som et resultat kan misjonskritiske filer bli utsatt for alle, inkludert en tilfeldig besøkende.

Ved å fjerne papir fra kontoret kan du unngå alle slike risikoer. Her er noen elektroniske apper og tips du kan bruke for å gjøre kontoret ditt mer papirløst.

Bytt fra en papirbasert besøkers loggbok til et online system for besøkende. Innovative og robuste verktøy for besøkendes ledelse kan administrere hele prosessen med å administrere kontorbesøkende.

Lobbyspor lar deg holde oversikt over alle besøkende mens du tar bilder og skriver ut merker samtidig. Den kommer også med funksjoner som å varsle verter, håndtere nødevakuering og varsle sikkerhetspersonell.

Proxyclick er en skybasert løsning som hjelper deg med å kontrollere folkestrømmen. Verktøyet kan tilpasses og følger en integrert tilnærming for å holde resepsjonene effektive og sensitive data sikre.

2. Regnskapsapper

Å administrere kontorkontoen din på papir kan også være hektisk, tidkrevende og forvirrende. Ved hjelp av regnskapsapper kan du gjøre prosessen papirløs, rask og uanstrengt.

Salvie regnskap er en regnskapsapp du kan bruke selv uten bakgrunn i regnskap. Når du har koblet den til bankkontoen din, blir transaksjonsflyten sømløs. Du kan holde oversikt over salg, kjøp og kontantstrøm gjennom funksjonen for enkel rapportering.

QuickBooks er et annet online regnskapsverktøy som lar deg håndtere egenvurdering av merverdiavgift, skatter og lønn for ansatte. QuickBooks POS er en utvidet utgave som lar småbedriftseiere drive detaljhandelskrankere papirløse.

3. Prosjektstyringsapper

Hvis du planlegger å bruke papirer under en prosjektledelsesfase, kan det lett koste deg store penger. For å beholde alle teammedlemmene på samme side, må du skrive ut flere kopier av den samme filen. Du kan imidlertid unngå slike utgifter og bli miljøvennlig ved å bruke oppgave- eller prosjektstyringsverktøy.

Prosjektstyringsverktøy Asana har et intuitivt brukergrensesnitt som alle kan bruke til å tilordne og spore oppgaver. Appen hjelper deg med sanntids fildeling, oppgavekommentarer og digital rapportgenerering.

Klikk opp er et annet prosjektstyringsverktøy som lar deg integrere mange tredjepartsapper. Den tilbyr også en arbeidsbelastningsvisning som hjelper deg med å holde oversikt over den enkelte ressursens arbeidsmengde.

I slekt: Hva er ClickUp? De beste prosjektstyringsfunksjonene

Sløser du fortsatt med notater for å skrive ned oppgavene dine? Du bør bli kvitt det og velge gjøremålsliste-apper.

Todoist lar deg liste alle oppgavene på en organisert måte. Den lar deg også legge til seksjoner og deloppgaver for å kategorisere oppgavene dine. Du kan også legge til prioritetsnivåer og favorittkoder i denne appen.

Any.do gir deg tilgang til gjøremålslisten din hvor som helst på hvilken som helst enhet. Det vil også minne deg om å gjøre viktige oppgaver på angitt tidspunkt.

5. Notater som tar apper

Når du har gjort notatprosessen papirløs, kan du spare kostnadene for notatblokker og penner. Dessuten trenger du ikke bruke tid på å lete etter notatblokken i et rotete skrivebord før et møte.

Med en notat-app som Evernote, kan du holde all viktig informasjon tilgjengelig på tvers av enheter, takket være funksjonen for synkronisering på nettet. Du kan også tilpasse formateringen av notatene og legge til bilder, lydfiler og dokumenter til dem etter eget valg.

Enkelhet lar deg legge til, vise, redigere og publisere notater i Markdown -format. Du og teamet ditt kan dele notater i en gruppe for samarbeid og ideer.

Hvis du har bestemt deg for å gå papirløs, bør du lage digitaliserte kopier av dine eksisterende papirdokumenter i strategien din.

Bruk Adobe Scan på smarttelefonen for å konvertere et papirbasert dokument til en PDF-fil. Appen hjelper deg også med å administrere fildimensjoner bortsett fra å tilby funksjoner som beskjære, rotere, kommentere, signere og redigere farger.

ABBYY FineReader PDF er en avansert dokumentskanner som støtter mer enn 190 språk og lagrer dem i 12 forskjellige filformater. I tillegg til å skanne både trykt og håndskrevet tekst, kan du legge til kommentarer og signaturer.

7. Fildeling og sikkerhetsprogrammer

Borte er dagene da du måtte lage utskrevne kopier av rapporten din og fordele dem blant mottakerne. Ved å bruke appene for fildeling online, kan du lagre filene i skyen og dele tilgang bare med kvalifiserte mottakere.

Eske lar deg lagre og dele filer og dokumenter i skyen, i samsvar med bransjens samsvar og retningslinjer for personvern. Det gjør samarbeidet mellom teammedlemmene sømløst.

Du kan også bruke Google Disk for å lagre kontorfiler sikkert og dele dem med bare de tiltenkte mottakerne. Videre lar verktøyet deg organisere filer ved hjelp av forskjellige mapper.

8. Kalender -apper

Kalenderapper har blitt en uatskillelig del av yrkeslivet. Alle slags virksomheter kan tjene på å bruke en kalenderapp i stedet for å notere avtalene i en papirbasert dagbok.

Calendly er en online timeplanleggingsapp hvor du kan planlegge møtene dine profesjonelt og effektivt. Du kan automatisere påminnelsen og oppfølgingsprosessen med denne appen.

Google Kalender er en populær online kalender hvor du kan farge kalenderoppføringene for å organisere kalenderhendelsene. Forslagsverktøyet hjelper deg med å fylle ut oppføringene automatisk for å spare tid. Du kan enkelt redigere timeplanen for ethvert online møte i denne online kalenderen.

I slekt: Tips for å unngå utsettelse og møte tidsfrister

Nå er det på tide å slippe trykte juridiske dokumenter. Flytt til en verden av digitale avtaler og e-signaturer for å spare papir og forbedre arbeidseffektiviteten til teamet ditt.

Foreslå er en online plattform som lar deg lage, spore, sende og e-signere alle typer kontrakter, forslag og avtaler. Du kan bruke forhåndsdesignede forslagsmaler fra innholdsbiblioteket til denne appen.

PandaDoc lar deg effektivisere avtalestyringen ved enkelt å lage, redigere og signere dokumenter. Det tilbyr tjenester som forslag, tilbud, kontrakter og skjemaer - alt i digitalt format uten papir.

10. Online faksapper

Selv om du planlegger å fjerne alle fakser, er det kanskje ikke mulig hvis kundene insisterer på å bruke dem. Ennå, de elektroniske faksappene kan hjelpe deg med å fjerne papiret fra faksen. Disse appene omdirigerer fakser til datamaskinen, smarttelefonen eller en hvilken som helst annen enhet du ønsker. Dermed kan du også automatisere faksen og lagre tusenvis av ark hvert år.

RingCentral er en online faksprogramvare som lar deg administrere innkommende og utgående fakser på nettet samtidig som den gir betydelige besparelser. Du kan også bruke HelloSign å sende og motta fakser samtidig som konfidensialitet og sikkerhet er bevart.

Du kan nå tegne et klart bilde for å planlegge å gå papirløs på kontoret eller hjemme, uansett hvor du jobber. Det tar ikke lang tid å implementere en papirløs politikk på arbeidsplassen når de ovennevnte nettappene står til tjeneste.

Å bli kvitt papir er en av mange måter å rydde opp i arbeidsområdet og øke produktiviteten.

10 måter å øke produktiviteten ved å fjerne arbeidsstasjonen din

Finn ut hvordan en rotfri arbeidsstasjon hjelper deg å jobbe oppmerksomt og fullføre oppgavene i tide.

Les neste

Om forfatteren