Hva er timeboxing og hvordan det øker produktiviteten din?

Hvis du eller lagkameratene ikke har en tidsbegrensning for å fullføre en bestemt oppgave, kan du være mindre produktive. Ved å bruke timeboxing for å styre tiden din, hjelper du deg med å redusere tidslekkasje og øke produktiviteten.

Mange globale organisasjoner og svært vellykkede fagpersoner bruker timeboxing-teknikker. Artikkelen forklarer hva timeboxing er, hvordan det fungerer, og dets fordeler og ulemper.

Hva er Timeboxing?

Timeboxing er en taktikk for tidsstyring med fokus på prosjektmålene. Når du bruker denne strategien i ditt profesjonelle eller personlige liv, er du mer rustet til stopp utsettelser og øk produktiviteten.

Tidbokser er enheter av tidbokser. En tidkasse skal være en realistisk, men fast tidsramme for en oppgave. Du kan tilordne mer enn en tidboks hvis arbeidet er komplekst. Tidbokser kan være minutter, timer, dager, uker eller til og med en måned, avhengig av prosjektet og dets oppgaver.

Med Timeboxing kan du planlegge et tidsbudsjett for hver oppgave i et prosjekt. Du setter deg ned med teamet ditt og lager en liste over oppgaver for prosjektet. Du og teamet ditt bør brainstorme sammen for å definere tidsgrensen for oppgavene.

Data som oppgaver, ressurser og definerte tidbokser er vanligvis tilgjengelig i en oppgavehåndteringsapp. Timeboxing-metoden er en globalt anerkjent tidsstyringsprosedyre som sikrer arbeid av høy kvalitet til lavest mulig tidsramme.

Hvordan sette opp timeboxing

Med mindre du tror det vil ta mye krefter å sette opp timeboxing, vil du bli overrasket over at det faktisk ikke er så vanskelig som det høres ut. Her er noen få raske trinn for å sette opp timeboxing en gang og bruke den til fremtidige prosjekter:

1. Lag prosjektoppgavelisten:

Du kan bruke alle online-apper som Redbooth og OmniFocus for å lage en oppgaveliste for oppgavene til ethvert prosjekt. Sørg for at du og teamet ditt forsker ordentlig før du fullfører oppgavelisten.

I slekt: Elegante oppgavelister for produktive minimalister

2. Gruppere og prioritere oppgavene:

Du må oppdage lignende oppgaver og gruppere dem i tilstøtende tidbokser. Det hjelper deg eller teamet ditt med å unngå unødvendig tap av tid når du bytter mellom oppgaver.

Du må også prioritere noen oppgaver og flytte dem til det første settet med tidbokser. Diskuter med prosjekteier eller klient for nøyaktig prioritering av oppgaver. Merk de prioriterte oppgavene i en egen fargekode.

Du kan bruke apper som nTask, Wrike, Trello, Basecamp, etc., for raskere gruppering og prioritering på nettet.

3. Tildel tidkasse til hver oppgave:

For å tildele fast tid til individuelle oppgaver, må du vurdere leveringsfristen du tilbød klienten. Nå kan du møte teamet ditt for en idédugnad for å bli enige om realistisk tidboksallokering for prosjektoppgavene.

4. Definer tidboksen for pauser:

Sett opp rasjonelle faste tider for pauser, tekniske nedetider og andre ikke-produktive oppgaver som også vil forbruke tidsbudsjettet for ethvert prosjekt.

Det er mange påminnelsesapper tilgjengelig som du kan bruke til å minne deg på å ta en pause når den er i pausen. De populære påminnelsesapper er TickTick, Rainlendar, 2Day, Kana Reminder, etc.

I slekt: Hvordan spore frilans arbeidstider med App App

5. Hvilken tidkasse vil du velge:

Det kan være to typer timeboxing: hard timeboxing og soft timeboxing. Myk timeboxing antyder mot slutten for å fullføre oppgaven. På den annen side forteller hard timeboxing deg å slutte å jobbe med en oppgave hvis den tildelte tiden er ute, selv om jobben forblir ufullstendig.

For enkle oppgaver vil det hjelpe hvis du velger hard timeboxing. Invester tiden du sparer fra harde tidbokser i komplekse oppgaver gjennom myke tidbokser.

6. Bruk en timer for oppgavene:

Når du eller teamet ditt starter en oppgave, kan du bruke en tidtaker til å spore tiden. Registrer tiden det tar å fullføre oppgaven i oppgavelisten din for analyse. Det vil hjelpe hvis du bruker automatiske timer-apper på datamaskiner, for eksempel Timeglass og SnapTimer.

7. Hold distraksjoner unna:

Tidbokser hjelper deg og teamet ditt til å konsentrere deg om oppgaven. Det hjelper også å utnytte tidsflyten best for økt produktivitet. Imidlertid vil du bare se forbedringer gjennom timeboxing hvis du virkelig bruker oppmerksomheten din til oppgaven i løpet av den pågående timeboxen.

For å stoppe distraksjoner fra jobb, må du stoppe alle varsler som kan distrahere deg fra oppgaven. Du kan bruke verktøy som Freedom, Cold Turkey Blocker, RescueTime, SelfControl, etc.

8. Gjennomgang og belønning:

I begynnelsen må du registrere mye data fra timeboxing-prosessen. Du må lagre data som oppgavenumre, tidbokser, tid per oppgave, etc. Bruk disse kompilerte dataene til å vurdere hvordan timeboxing hjelper deg og teamet ditt med å oppnå ønsket produktivitetsnivå.

Du kan av og til belønne teammedlemmene dine når de fullfører oppgaver innen den forhåndsdefinerte tidboksen. Det hjelper med å øke motivasjonen blant teammedlemmene.

Fordeler med Timeboxing

Timeboxing-taktikken gjelder alt som er relatert til tidsforbruk. Enten det er husarbeidene dine eller det profesjonelle ansvaret ditt, kan du se umiddelbare fordeler når du trener på timeboxing. Noen av fordelene er:

1. Du og teamet ditt blir virkelig forsiktige med hensyn til hvordan du bruker tiden din.
2. Med Timeboxing kan du fokusere effektivt på prosjektarbeid for å levere produkter eller tjenester av høy kvalitet.
3. Timeboxing sørger for at du fullfører en oppgave om gangen, og dermed reduserer oppgaven.
4. Timeboxing er en målrettet arbeidsstyringsteknikk. Når du eller teamet ditt jobber i et målrettet miljø, føler du deg motivert.
5. Du kan nyte en bedre balanse mellom arbeid og privatliv gjennom timeboxing. Tidbokser forteller deg effektivt når kalenderen din er ledig for et uformelt teammøte eller for å delta på en familiemiddag.

Ulemper med Timeboxing

Foruten de allsidige fordelene, er det også noen mangler, og disse er:

1. Det kan ta litt erfaring å sette opp en passende timeboxing-strategi.
2. Noen hevder at de ikke klarer å levere tjenester eller produkter av god kvalitet på grunn av mål for tidboksen.
3. Noen fagpersoner kan føle seg overveldede når de ser mange oppgaver i kalenderne.
4. Noen få individer mener at tidbokstimerne distraherer dem fra jobb når de går av.

Det er tid for tidboksning

De ovennevnte strategiene og tipsene for timeboxing vil hjelpe deg med å oppnå bærekraftig produktivitet og vekst i ditt profesjonelle eller personlige liv.

Det blir lettere for deg å implementere timeboxing når du bruker automatiserte og online oppgavestyringsapper. Hvis du vil bruke en oppgavehåndteringsapp for å hjelpe deg med timeboxing, må du sørge for at du velger riktig, slik at du ikke trenger å bytte app oftere.

Online Task Management Guide: 10 Tips for å velge riktig app

Hvis du ønsker å velge en oppgavehåndteringsapp for å administrere prosjektene mer effektivt, er det noen ting du bør vurdere!

Les Neste

Om forfatteren

Utvid til Les hele historien