Hva er Google Workspace og hvordan bruker du det?

Siden Google lanserte Workspace for alle Gmail-brukere, er mange verdifulle verktøy nå tilgjengelig gratis.

Men hva er egentlig disse verktøyene? Er det noen bruksområder for dem? Her er alt du trenger å vite om Google Workspace.

Alt begynner med Gmail

Hvis du tar hensyn til Googles lasteskjerm for e-posttjenester, vil du merke en liten endring. I stedet for å laste inn Gmail, står det på skjermen Google Workspace.

Dette er retningen Google tar i sine tjenester. I stedet for å starte separate apper som Docs, Calendar og Drive i et nytt vindu, kan du nå få tilgang til dem alle i Gmail.

Du trenger ikke lenger å åpne nye faner for å finne det du trenger, og redusere distraksjoner. Så du kan konsentrere deg om oppgaven du har for hånden, da du ikke trenger å jakte på apper.

Samarbeid i ett skjermbilde

Google utvider Gmail fra en e-postklient til en komplett samarbeidsløsning. Hvis du bruker det nye Google Chat-grensesnittet, ser du fire nye ikoner på venstre side av e-postvisningen.

Bortsett fra den vanlige e-posten, finner du også Chat, Spaces og Meet der inne. Å komme i kontakt med mennesker krever ikke lenger å åpne dedikerte apper. Du kan sende raske meldinger via Chat, gjennomføre videokonferanser over Meet og sette opp samarbeidsområder.

Google Chat

Hvis du aktiver Google Chat i Gmail, vil du ha både chat og rom tilgjengelig for deg. Bortsett fra vanlig fildeling, integrerer Google Chat også sine andre tjenester.

Rett fra chatboxen kan du dele en fil fra Google Drive, opprette et videomøte på Google Meet og til og med sette en avtale via Google Calendar.

Bortsett fra å snakke med enkeltpersoner, kan du også opprette grupper her. Dette gjør det perfekt for å koordinere team og generelle gruppesamtaler.

Google Spaces (tidligere Google Rooms)

Denne funksjonen hjelper deg med å lage organiserte rom for forskjellige prosjekter. Hver seksjon du oppretter, har sin egen seksjon for chat, filer og oppgaver. Dette sikrer at alt du og teamet ditt trenger står til din disposisjon.

Fanen Chat sørger for at alle samtaler relatert til ditt Space bor på ett sted. Den har alle funksjonene i Google Chat. Du kan dele filer enkelt, sette opp en videokonferanse eller til og med planlegge et møte direkte fra verktøyet.

Hvis du trenger å dele filer med teamet ditt, vil filfanen la deg gjøre det enkelt. Du kan laste opp filer fra datamaskinen din eller dele dokumenter fra Google Disk.

Videre vil hver fil beholde tillatelsene. Når du deler et dokument, velger du om du vil at teamet skal se, kommentere eller redigere tillatelser.

Du vil også sette pris på at Google Workspace nå åpner Google Doc-dokumenter naturlig i appen. Så det krever ikke at du åpner en egen fane eller et eget vindu for å se, kommentere og redigere dokumenter.

Til slutt gjøres tildeling av oppgaver nå direkte under Oppgaver-delen. Her kan du opprette en oppgave, inkludere alle detaljene, angi en forfallsdato og knytte den til en bestemt person. Dette sender automatisk oppgaven til mottakerens egen Google Tasks-app.

Du kan nå opprette og utpeke mange oppgaver på et øyeblikk. Det er ikke lenger behov for å sende lange e-poster bare for å få ting gjort.

Google Meet

Google Workspace inneholder nå en snarvei for å opprette og delta i møter. Du ser lenken til møterommet når du klikker Nytt møte. Du kan også sende invitasjoner via e-post eller ved å kopiere og sende dem individuelt.

Start nå åpner et nytt nettleservindu der du kan gjennomføre møtet. Så du trenger ikke å laste ned eller installere noen separate apper.

Du kan også delta på et møte direkte fra Google Workspace. Velge Bli med på et møte, skriv inn møteromskoden, så er du inne.

Google Apps og mer

Selv om du jobber alene, vil du sette pris på Google Workspace. Integrasjonen med Google Kalender, Keep, Oppgaver og Kontakter hjelper deg med å organisere. Du kan sjekke timeplanen din, lage notater, se oppgavene dine og til og med finne folk på arbeidsområdet ditt.

Google Kalender

Se og administrer dagsplanen din akkurat her. Du kan til og med opprette nye hendelser rett fra skjermen. Endre tidsplanen er enda mer praktisk.

Flytt møtene dine ved å dra og slippe. Du kan også endre lengden ved å ta tak i bunnen av tidsblokken og endre størrelsen på den.

Google Keep

Å ta notater fra e-posten din er også mye enklere med Google Keep. Når du klikker på ikonet, vil du se de siste notatene dine og en Ta et notat... alternativ.

Når du oppretter et notat, blir det automatisk koblet til en e-post du har åpnet. Selv etter at du har lagret notatet, kan du fremdeles se kilde-e-posten. Ved å klikke på kilden, vil det ta deg til den e-posten i stedet for å måtte søke i innboksen din.

Google-oppgaver

Alle oppgavene du trenger å gjøre, inkludert de som er tildelt deg i Google Spaces, kommer opp her. For å holde deg organisert, kan du opprette lister for å skille oppgaver i seksjonene deres.

Hvis du legger til forfallsdatoer i oppgavene dine, vil de også vises i kalenderen din. Dette sikrer at du ikke går glipp av noe.

Hvis du har en Android-smarttelefon, kan du se alle kontaktene dine her. Søk enkelt etter mennesker og nå ut til dem direkte fra dette synet.

Med et enkelt klikk kan du sende en e-post, chatte, angi en Google Kalender-avtale eller til og med invitere dem til en videosamtale. Gjennom Visning av nylige interaksjoner, kan du også se de siste e-postene dine til dem.

Andre apper

Google lar deg også integrere andre apper via Google Workspace-markedet. Mange populære apper som Asana, Box, Slack, Trello og Zoom er tilgjengelige her.

Uansett hvilken melding du har åpnet i e-postreferansene dine i appene du åpner. Dette lar deg koble e-post slik at personene du jobber med, kjenner konteksten til meldingen din.

Dette er perfekt hvis en klient sender en e-post og du må gi den videre til teamet ditt. Du trenger ikke å videresende meldinger manuelt - bare legg dem til teamsamarbeidsappen med ett klikk.

En ny tidsalder av integrasjoner

Google Workspace er en kraftig pakke som lar deg ha produktivitetsapper innen fingertuppene. Du kan få alt gjort uten å forlate Gmail.

Alle disse funksjonene lar deg fokusere og unngå forstyrrelser når du jobber. Du kan spare tid og få mer gjort - alt gratis!

Google endrer G Suite til Google Workspace, forbedrer brukeropplevelsen

G Suite forsvinner, men alle verktøyene holder fast under navnet Google Workspace.

Les Neste

Om forfatteren

Utvid til Les hele historien