Hvordan kontrollere søppelpost i Gmail med maler og filtre

Mange digitale markedsførere og online bedriftseiere må svare på samme type e-post flere ganger om dagen. Prosessen kan være både overveldende og tidkrevende.

I slike situasjoner kan svarmaler komme til nytte. Noen få filtre i Gmail vil også hjelpe deg til å bli mer effektiv med spam.

I denne artikkelen viser vi deg hvordan du bruker svarmaler og Gmail-filtre for å bekjempe spam effektivt.

Hva er Gmail-maler og hvordan kan du bruke dem?

Du kan lagre forhåndsskrevne e-poster til kontoen din og bruke dem i stedet for å skrive dem fra bunnen av. Du kan lagre 50 forskjellige svarmaler samtidig med en Gmail-konto. Så å lage noen generiske maler for målgruppen gjør e-postkommunikasjon mer produktiv.

Hvis du har etablert autoritet innenfor en bestemt nisje, kan du motta hundrevis av e-poster fra folk som ber om å skrive gjesteposter. Du kan opprette en mal og bruke den i stedet for å svare på hver e-post en etter en.

For ovennevnte scenario, la oss lage en mal-e-post som forteller folk at du ikke godtar gjesteposter. Før du oppretter en svarmal, må du aktivere malinnstillingene i Gmail.

1. Logg på Gmail-kontoen din.

2. Gå til Innstillinger> Se alle innstillinger.

3. I Avanserte faner, bla ned til Maler seksjon.

4. Muliggjøre Maler.

5. Klikk på Lagre endringer.

Etter at du har aktivert malinnstillinger, er neste trinn å opprette og lagre svarmalen.

I slekt: Slik videresender du SMS automatisk til e-posten din på Android

Hvordan lage en svarmal

Følg trinnene nedenfor for å lage en svarmal.

1. Åpne Gmail-kontoen din.

2. Klikk på Komponer for å skrive en ny melding.

3. Forklar retningslinjene dine for å ikke akseptere gjesteposter i e-posten. (Gjør det generelt, så det gjelder alle som ber om et gjestepost i en hvilken som helst nisje eller kategori)

4. Når svaret ditt er klart, klikker du på tre prikker nederst til høyre i e-postboksen for skriv.

5. Gå til Maler> Lagre utkast som mal> Lagre som ny mal.

6. Lagre malen etter å ha tastet inn navnet i popup-vinduet. (Velg et beskrivende navn her, siden malen vil bruke samme navn som emnet for e-posten).

Slik bekrefter du at en mal er opprettet.

1. Klikk på Komponer en gang til.
2. Velg tre prikker nederst til høyre.
3. Gå til maler.

Det er her du finner en liste over lagrede maler i Gmail-kontoen din. Malen kopieres til skrive epost når du klikker på den.

Hvis du må svare på hundrevis av e-post manuelt, vil prosessen fortsatt være tidkrevende, selv om du har opprettet en e-postmal. Det er her det er nyttig å bruke filtre for å lage automatiske svar.

Du kan opprette et filter som setter e-poster som inneholder spesifikke ord i søppelpostmappen, for eksempel "gjestepost", "tilbakekobling" og "godta artikkel". Ved å bruke dette filteret kan du også sette opp automatiserte svar for slike spam-e-poster.

La oss se hvordan du kan gjøre det.

Bruke en mal til å lage et automatisert responsfilter

1. Åpne den samme Gmail-kontoen som har svarmalen.
2. Klikk på tannhjulikon for innstillinger øverst til høyre.
3. Gå til Alle innstillinger> Filtre og blokkerte adresser.

4. Klikk på Lag et nytt filter. (Du kan også importere et eksisterende filter som er lagret i systemet i .xml-format)

Du kan filtrere e-postmeldinger basert på en e-postadresse, emnelinje, og inneholde eller ekskludere bestemte ord eller størrelser. De mest egnede filterkriteriene for å ikke akseptere gjesteposter vil være å inkludere noen få ord som er nært knyttet til emnet. La oss legge til noen ord til Inkluder ordene alternativet for filteret.

5. Etter å ha spesifisert kriterier, klikk på Lag filter.

Her må du bestemme hva du har tenkt å gjøre med e-posten som inneholder en melding som nøyaktig samsvarer med kriteriene dine.

6. Sjekk Hopp over innboksen (arkiver den) slik at disse e-postmeldingene ikke roter innboksen din.

7. Sjekk også Send mal og velg samme svarmal, Gjestepost ikke tillatt.

8. Klikk på Lag filter etter avkrysningsbokser.

Du vil nå se det nylig opprettede filteret i filterlisten. I fremtiden vil ikke e-poster som inneholder ordene "gjestepost, gjestepost, tilbakekobling, godta artikkelen, skrive for en blogg, skrive på nettstedet" ikke lenger nå innboksen din.

I tillegg vil den sende svarmalen til avsenderen som svar på e-posten. Dermed blir ikke innboksen din rotete, og heller ikke avsenderen må vente på svaret ditt.

Still inn filteret til ikke å gå glipp av viktig e-post

Etter at du har satt opp filteret, må du holde øye med de arkiverte e-postene for å sikre at forretningsrelaterte e-poster ikke blir filtrert ut.

Du filtrerer kanskje en e-post som inneholder ordet "godta innlegg", men det kan være et kampanjetilbud du savner på grunn av filteret. Du kan unngå dette scenariet ved å inkludere noen ord som merkevare, avtale eller markedsføring i Gmail-filteret.

I slekt: Slik konfigurerer du Gmail på iPhone

Lag uavhengige filtre der det er behov for det

Du kan eksportere det nylig opprettede svarsfilteret og deretter importere det til den nye Gmail-kontoen hvis du har flere nettsteder med forskjellige e-postadresser. Du må imidlertid aktivere og opprette en svarmal separat for den e-posten.

Det beste alternativet for å lage filtre hvis du planlegger å bruke svarmalen, er å lage dem fra bunnen av.

Ikke la brukerne vite at svarene er automatiserte

Ikke nevn at det er et automatisk svar i e-posten din. Ved å unngå dette vil folk ikke lure Gmail-filteret ved å hoppe over eller stave feil målord, slik at e-posten deres når deg i stedet for å gå til spam.

Det er også en god idé å sjekke innboksen din regelmessig og svare på e-post som kan være gunstig for deg.

Kontrollere søppelpost med Gmail-filtre og svarmaler

Med Gmail-filteret og den generelle svarmalen kan du svare på e-postmeldinger uten å måtte bla gjennom dem. Du sparer både tid og energi på denne måten. Du bør også teste ut Gmail-nettleserutvidelser som forbedrer e-postkommunikasjonen din i tillegg til Gmail-filtre.

De 7 beste Microsoft Edge-utvidelsene for å få mest mulig ut av Gmail

Den rette Gmail-utvidelsen på Microsoft Edge kan forbedre kommunikasjonen din. Her er syv utvidelser for å øke produktiviteten i innboksen din.

Les Neste

Om forfatteren

Utvid til Les hele historien