Slik importerer du data fra Microsoft Word-skjemaer til et Excel-regneark

Å bruke skjemaer i Microsoft Word for å samle informasjon er ganske enkelt og praktisk. Den største utfordringen ligger i å overføre de innsamlede dataene til Excel-regnearket.

Det kan være overveldende å legge inn alle dataene du har samlet inn manuelt. Heldigvis er det flere måter å automatisk fylle ut data fra Microsoft Word-skjemaene i Excel-regnearket.

Forstå skjemaer i Microsoft Word

La oss diskutere skjemaer i Microsoft Word-dokumenter før vi begynner. Du lurer kanskje på hvordan Word-former fungerer, men det er ganske greit.

Med Word kan du lage standardiserte dokumenter som kan brukes til å samle inn data. Det gjør dette ved å gi deg en mal du ønsker.

Malen inneholder alle relevante felt som du kanskje vil at brukerne skal fylle ut. Når du har spesifisert spørsmålene, vil brukerne ha muligheten til å fylle ut disse malene. Disse svarene lagres deretter i Word-skjemaer, som du kan få tilgang til når som helst.

Opprette et Excel-regneark fra et Microsoft Word-skjema

Du kan bruke en av disse metodene, avhengig av antall skjemaer du har eller hvilken type data du vil eksportere fra Word-skjemaene dine.

Metode 1: Enkeltcelleimport

Det er best å bruke denne metoden hvis du vil importere data fra en enkelt celle til et Excel-regneark. Her er trinnene du må følge for å bruke denne metoden.

1. Åpne en ny på datamaskinen Excel regneark.
2. Klikk på Sett inn fanen og velg Gjenstand alternativ.
3. Når du klikker på den, Gjenstand alternativet fører deg til et vindu, som du ser på skjermbildet.
4. Der velger du Opprett fra fil alternativ.
5. Søk gjennom Microsoft Word-dokumenter for å importere ønsket fil.
6. Velg det ved å dobbeltklikke på filnavnet, og lukk deretter vinduet ved å klikke på OK knapp. Denne prosessen vil slå Word-filen sammen med Excel-regnearket.
7. Tekstboksen din skal nå vises = EMBED ("Dokument") under den, som vist på bildet. Dette kan bare utføres hvis redigeringstillatelsene for Word-kildedokumenter er aktivert.
8. Klikk på Fil-fanen>Lagre som, og gi nytt navn til Excel-filen i stedet for å overskrive det forrige ikke-sammenslåtte dokumentet.
9. Klikk på Lagre igjen for å fullføre prosessen.

Metode 2: Cell ved celledataimport

Denne andre metoden lar deg importere datacellen for celle. Her er noen trinn for å guide deg gjennom.

1. Åpen Word-dokumentet med de tiltenkte dataene for overføring.
2. Klikk på lukemerket som er på bordet.
3. Kopier tabellen ved å trykke Ctrl + C.
4. Du kan da Lukk orddokumentet ditt.
5. Åpne et Excel-regneark og klikk på første cellenett.
6. Lim inn dataene du kopierte ved å trykke på Ctrl + V.. Dataene dine limes inn som vist på dette bildet.

Hvis du velger å bruke denne metoden, må du sørge for at Excel-tabellen har samme oppsett som Word-tabellen som har detaljene.

Dette betyr at hvis ordtabellen din har ti kolonner, bør Excel-tabellen din ha det samme.

Metode 3: Konverter Word til Excel ved hjelp av CSV-filer

En annen enkel metode for å konvertere informasjon fra Word-skjemaet til Excel-regnearket bruker kommadelte verdier (CSV) fil. En CSV-fil er en avgrenset tekstfil som bruker komma for å skille verdier i en fil.

Å bruke denne metoden er enkel. Word skiller relevant data fra annen tekst i skjemaet ditt. Dette betyr at klientens svar ikke kan blandes med ytterligere detaljer fra malen.

Konvertering av Word til CSV

Før du bruker CSV til å overføre data til Excel-regneark, må du kanskje konvertere Word-skjemaet ditt til CSV-format. For å konvertere filene dine, kan du bruke en av følgende metoder.

Alternativ 1: Bruke alternativer for å konvertere Word til CSV

Du kan bruke Alternativer kategorien for å konvertere skjemaet til CSV ved å følge disse trinnene.

1. Åpne Word-skjemaet ditt. Forsikre deg om at den inneholder all informasjonen du trenger.
2. Å velge Fil> Alternativer.
3. På Alternativer panelet, velger du Avansert. Du finner dette på venstre side av dialogboksen, som vist på bildet nedenfor.

4. Sjekk Lagre skjemadata som avgrenset tekstfil.

5. Til slutt lukker du dialogboksen ved å klikke på OK.

Du kan nå enten eksportere dataene dine til Excel eller lagre dokumentet slik du vil.

Alternativ 2: Bruk "Lagre som" for å eksportere dataene dine til CSV

Alternativt kan du bruke Lagre som alternativet for å lagre dokumentet i CSV-format. Hvis dette er din ideelle metode, så er det noen trinn for å guide deg gjennom.

1. Mens du fremdeles er i Word-skjemaet, klikker du på Fil-menyen> Lagre som alternativ.
2. Du vil se en dialogboks som inneholder vanlig tekst valgt som standard, som vist på bildet.
3. Hvis du har gjort noen endringer, må du gi nytt navn til filen og klikke Lagre.
4. En forhåndsvisning dialogboks som den i skjermbildet vil dukke opp og vise dataene du har til hensikt å eksportere til CSV-format. Klikk på for å eksportere dataene OK.

Ved å følge disse trinnene vil Word trekke ut dataene i skjemaet til en .csv fil. CSV-filer er kompatible med Excel. De gir deg frihet til å få tilgang til dem i alle versjoner av Excel.

For å skille de forskjellige feltene i dokumentet, setter Word inn komma. Excel bruker disse kommaene til å skille data som tilhører forskjellige celler.

Alternativ 3: Bruk Eksporter for å lagre data i CSV

Hvis du ikke vil bruke Lagre som alternativ, kan det være lurt å vurdere eksportalternativet. Slik eksporterer du data til en CSV-fil.

1. Mens du fremdeles er på skjemaet, klikker du på Fil.
2. Velg Eksport alternativ.
3. Klikk på EndreFiltype, deretter på filtyper, og velg Vanlig tekst (* .txt). Det er så enkelt som det ser ut på skjermbildet.
4. Klikk på Lagre som. Ved å gjøre dette, vil du åpne Lagre som dialogboksen, som lar deg redigere filens egenskaper.
5. Velg ønsket sted for filen din.
6. Navngi filen din som ønsket, og klikk på Lagre. Dette vil da eksportere dataene.

Importerer skjemadata til Excel

Nå som du har konvertert Word-skjemadataene dine til CSV-format, er neste trinn å importere dem til Excel-regnearket.

Filen din er kanskje ikke synlig på Excel fordi Excel bare viser Excel-filer som standard. For å få tilgang til CSV-filen din, følg disse trinnene.

1. Åpne opp en ny Excel regneark.
2. Klikk på Fil>Åpen.
3. Velg Bla gjennom ikonet og velg Alle filer i rullegardinlisten for typer.
4. Finn plasseringen til filen og velg den.
5. Klikk på Åpen. Dette vil be Excel om å åpne Veiviser for tekstimport, som vist under. Klikk på Avgrenset>Neste.

Håndterer mange former

Noen ganger må du kanskje konvertere mange skjemaer på en enkelt dag. Å gå gjennom hele denne prosessen kan være anstrengende i dette tilfellet.

Det beste alternativet er å opprette kodeforbindelser til regnearket ved hjelp av ADO når du arbeider med mange skjemaer. ADO (ActiveX Data Object) automatiserer overføringsprosessen. På denne måten blir det lettere å overføre data.

I slekt: Crazy Microsoft Excel-formler som er ekstremt nyttige

Hvorfor bruke disse metodene

Selv om å lære disse nye teknikkene kan være skremmende, vil de lønne seg i det lange løp. Du kan spare mye tid ved å bruke disse metodene.

De øker også nøyaktigheten din når det gjelder datainnføring. På denne måten blir risikoen for feil litt lavere siden data løftes fra en programvare til en annen i stedet for å taste den manuelt.

Slik kombinerer du to kolonner i Microsoft Excel (rask og enkel metode)

Ved å bruke flere kolonner i Excel vil du spare tid for å slå dem sammen manuelt. Slik kombinerer du kolonner i Excel.

Les Neste

Om forfatteren

Utvid til Les hele historien