10 tips for å forhindre at e-post reduserer produktiviteten

Til tross for at det er et produktivitetsverktøy, er e-post en stor distraksjon i arbeidstiden og forhindrer deg i å gjøre viktigere oppgaver. Du kan til og med ha for vane å sjekke e-postene dine når et varsel kommer inn.

Slik praksis hindrer ytelsen din og forårsaker hindringer for å nå målet ditt. For å maksimere produktiviteten kan det være lurt å ta følgende tilnærminger for å kontrollere e-postbruk.

1. Ikke start dagen med innboksen

I løpet av morgenen bør du vurdere prioriteringene dine, lage en oppgaveliste for dagen, og fokuser på den viktigste oppgaven uten å bekymre deg for andres ønsker. Så fristende som det kan være å sjekke e-postene dine først om morgenen, avleder det oppmerksomheten din.

I slekt: Digital vs. Oppgaveliste for papir: Hvilken er bedre?

Sinnet ditt blir rotete med mulige svar på e-postene, og som et resultat lider det faktiske arbeidet ditt. Ved å svare på e-poster tidlig om morgenen kan folk få vite at du allerede er tilgjengelig. Derfor må du starte dagen med å fokusere på arbeidet, ikke på e-post.

2. Tøm innboksen regelmessig

Det er ikke nødvendig å svare på hver e-post du får. Du må imidlertid behandle hver e-post for å holde innboksen full av uleste e-post. Ellers finner du ikke den nødvendige e-posten. Du kan holde innboksen fri for uleste meldinger ved hjelp av disse metodene:

• Gjøre: Hvis e-postmeldingen ber om en handling som kan ta mindre enn to minutter, må du gjøre det umiddelbart.
• Delegat: Dette handler ikke nødvendigvis om å overlate ansvaret til noen andre. Så du kan videresende oppgaven til de rette personene.
• Utsette: Hvis e-posten ikke trenger et presserende svar, kan du utsette svaret til et bedre tidspunkt.
• Slett: Du bør slette e-postmeldinger som er delegert til noen andre eller ikke-kritiske, umiddelbart for å unngå forvirring og rot.

3. Avstå fra å håndtere hver e-post til alle

CCing e-post kan være nødvendig til tider, men det betyr vanligvis å bli bombardert med svar som ikke har noe med deg å gjøre. Ikke legg til mer enn to personer i CC-feltet mens du sender en e-post.

Hvis kollegene dine CC deg i e-poster som inneholder informasjon du ikke trenger å vite, kan du også få unødvendige e-poster. I så fall bør du informere teamet ditt om å svare individuelt i stedet for å svare på alle, med mindre de deler litt informasjon som alle trenger å vite.

4. Kontrollere e-post i grupper

Det er to typer e-postbrukere: Den første typen avhenger av varsler og sjekker e-posten med en gang når den kommer. Den andre typen avsender har sin faste tid til å sjekke alle e-postene i en serie, slik at de kan glemme det resten av dagen.

Du må være den andre typen for å få oppgavene dine gjort effektivt. Sett dine egne regler for når du skal sjekke tiden.

En av de beste metodene for å forhindre at e-postinnboksen din blir ut av kontroll og sparer dyrebar tid, er å ta ekstern hjelp til å screene meldingene dine. Et smart alternativ for å administrere e-post er å bruke verktøy som Sanebox eller Unroll.me.

Sanebox hjelper deg med å sortere og overføre e-postinnboksen din og bare gjøre veien for viktige e-postmeldinger. Alle andre e-poster som når e-postadressen din, går til papirkurven eller arkivet. Med Unroll. Meg, du kan avbryte e-postabonnementene som ikke er nødvendige.

6. Velg en ny driftsmodell for kommunikasjon

Ved å introdusere en ny kommunikasjonsmodell blant teammedlemmene dine, kan du bli mindre avhengig av e-post. For eksempel, du kan bruke et prosjektledelsesverktøy for gruppekommunikasjon eller avtale et kort møte. Med prosjektledelsesverktøy kan du ha alle nødvendige pekere oppført med et prosjekt.

På samme måte kan du planlegge en en-til-en-samtale over telefon for å unngå å ha en lang e-posttråd. For samarbeid og sanntidskommunikasjon kan du bruke meldingstjenester som Slakk, Flokk, Yammerosv., for å raskt få kontakt med teamet ditt for alle behov.

I slekt: Hva er slakk og hvordan fungerer det?

7. Forbedre e-postetiketten

For å bli mer vellykket med å få gjort flere ting uten avbrudd, finjuster e-postetikettene dine med følgende tips:

• Skriv alltid en tydelig emnelinje som spesifiserer emnet for e-postene. Dermed vil mottakeren ikke overse e-postene, og du trenger ikke å sende flere e-poster som ber om svar.
• Hopp aldri over korrekturlesing av e-postene dine før du treffer Sende knapp. Det vil sikre at det ikke er noen sjanse for misforståelse på grunn av skrivefeil.
• Forsikre deg om at e-postsignaturen inneholder kontaktinformasjonen din, som telefonnummeret. Dermed kan mottakeren kontakte deg direkte hvis nødvendigheten dukker opp.

8. Gå for forsinket respons

Du kan ofte ende opp med å svare på e-post så snart de kommer. Dette vil imidlertid bare ta konsentrasjonen din bort fra din primære oppgave. Slutt å ha det travelt med å svare på en e-post. Ta i stedet en time eller enda mer og svar i henhold til tidsplanen din for å administrere innboksen din.

Hvis du er bekymret for manglende haster med e-post, vil du ikke motta e-post i så fall. For nødsituasjoner får du en telefonsamtale, ikke en e-post.

9. Prøv "Yesterbox" -metoden

Opprettet av Tony Hsieh, fremmer denne metoden bare å svare på e-posten som kom i går - med mindre de haster. Den grunnleggende regelen i denne teknikken er å behandle gårsdagens innboks i stedet for dagens. Selvfølgelig vil du lese en presserende e-post som trenger umiddelbar handling, men ikke mange e-postmeldinger faller inn under den kategorien.

10. Si farvel til nyhetsbrev

Hver e-post som kommer til innboksen din tilsvarer ett øyeblikk av distraksjon. En stor del av e-postene du får hver dag er nyhetsbrev. I de fleste tilfeller vil du ikke engang huske når du abonnerte på nyhetsbrevet og hvorfor.

For å holde innboksen ren og unngå unødvendige varsler i ulike timer, melde deg av på nyhetsbrev du ikke trenger. Avmeldingen kan ta litt tid, men du vil være fri for uønskede e-poster. Du kan alltid bruke en RSS-feed i stedet for e-post hvis du ikke vil gå glipp av noe innlegg.

Produktiviteten din er viktigere enn e-postene dine

Den uendelige pileup av e-post er nok til å gjøre deg stresset og distrahert. Ved å endre e-postvanene dine med disse metodene, kan du stoppe e-post fra å forårsake distraksjon og bli svært produktiv.

10 måter å øke produktiviteten ved å rense arbeidsstasjonen på

Finn ut hvordan en rotfri arbeidsstasjon hjelper deg å jobbe nøye og fullføre oppgavene i tide.

Les Neste

Om forfatteren

Utvid til Les hele historien