Produktivitet 101: Slik bruker du metoden Getting Things Done (GTD)

Føler du at du behandler flere oppgaver og prosjekter i hodet, men ikke fullfører dem? Når du tenker mye på oppgaver, prosjekter og mål, blir det utfordrende for deg å fokusere på produktivitet.

Gjennom systematisk oppgavehåndtering hjelper Getting Things Done (GTD) deg med å redusere mental stress. Lær mer om GTD-metoden, prosesser og hvordan du organiserer for å utføre oppgaver effektivt.

Hva får jeg ting gjort (GTD) -metoden?

De fem trinnene, nemlig Capture, Clarify, Organize, Review, and Engage, konstruerer GTD-systemet som gjør fagpersoner eller frilansere mer produktive på jobb eller hjemme.

Du må investere noen produktive timer i å sette opp GTD-metoden og dens verktøy. Imidlertid vil en så liten investering av energi og tid lønne seg resten av livet ditt hvis du kontinuerlig praktiserer det.

Når du implementerer GTD-systemet for enhver profesjonell eller personlig oppgave, begynner du å se følgende fordeler:

1. Du sparer mer tid og vil kunne oppnå den rette balansen mellom personlig og profesjonelt liv.
instagram viewer
2. Du blir mer effektiv og produktiv gjennom oppgavebehandling. Dermed blir du til slutt fri for mental stress.
3. Du kan unngå å skade prosjektet ved å fokusere på mer viktige oppgaver.
4. Du blir mer kreativ ettersom tankene dine ikke trenger å behandle unødvendige data.

Når skal du vedta GTD-metoden

Du kan praktisk talt bruke GTD-systemet for å fullføre profesjonelle eller personlige plikter. Frilansere og fagpersoner som tar seg av mange oppgaver, bør øve GTD for å holde seg produktive. De virkelige scenariene som best passer GTD-systemet er:

1. Du frykter at du kanskje glemmer de små, men viktige oppgavene til ethvert prosjekt.
2. Du er ikke trygg på å holde rede på alle ting.
3. Du utfører flere roller i ditt profesjonelle og personlige liv.
4. Du finner ofte at du starter forskjellige prosjekter, men ikke klarer å fullføre dem i tide.
5. Du har aldri prøvd Getting Things Done-tilnærmingen for å administrere oppgaver.

Hvordan GTD-metoden fungerer

Trinn 1: Fang

David Allen, utvikleren av GTD-metoden, legger vekt på å fange oppgaver og ideer skriftlig eller lagring digitalt for å holde tankene stressfrie.

Derfor må du umiddelbart lagre hendelser, ideer, avtaler, oppgaver, oppgaver, deloppgaver, prosjektreferanser etc. i innboksen din. Denne innboksen kan være et papirbasert arkivsystem eller apper som Gmail, Yahoo Mail, Evernote, OneNote, etc.

En innboks er en visuell fremstilling av elementene du trenger å ta vare på regelmessig på jobb eller hjemme. Det er det første skrittet mot GTD-basert arbeidsflyt for personlig tidsstyring. Dette trinnet krever mye energi og tid ettersom du trenger å gå gjennom omfattende tankeprosesser for å fange opp alle oppgaver og ideer på ett sted.

Du kan effektivt fange opp alle oppgavene i GTD-innboksen din ved å bruke GTD-baserte tidsstyringsapper som Trello, Asana, Notion, Evernote, nTask, ClickUp, etc.

Trinn to: Avklar

Etter at du har fylt ut ideer og oppgaver i GTD-innboksen, må du konvertere disse rotete elementene til handlingsfrie trinn. Følg sjekklisten nedenfor for alle elementene i innboksen din:

1. Fullfør oppgaven med en gang hvis det tar mindre enn to minutter.
2. Hvis prosjektet tillater det, se etter muligheter for delegering av oppgaver.
3. Sett referanseelementer som dokumenter, filer, kontaktinformasjon osv. I kommentarseksjonen til en bestemt oppgave.
4. Hvis du trenger å fullføre en oppgave i fremtiden, tilordner du en forfallsdato.
5. Slett alle elementer som er irrelevante i en personlig eller profesjonell sammenheng.

I slekt: En nybegynnerveiledning for bruk av Asana til å spore ethvert prosjekt

Trinn tre: Organiser

For å organisere oppgavene dine, må du liste dem i den midlertidige oppgavelisten for videre behandling basert på følgende elementer:

1. Kalender: Du må oppgi avtaler i kalenderen din. Du kan begynne å bruke kalenderapper, siden disse er mer effektive enn papirbaserte kalendere.
2. Neste handlinger: Oppgavene som ikke passer for noe prosjekt, bør være i listen Neste handlinger. Du kan ha forskjellige kontekstspesifikke lister som husarbeid, personlig, jobb, telefonsamtaler, etc.
3. Prosjekter: Du må organisere prosjekter i en egen liste basert på sammenhenger. Tilordne spesifikke frister for hver oppgave i et prosjekt, og gjennomgå prosjektlisten daglig.
4. Venter på: Hvis du delegerer noen prosjektoppgaver til andre, bør du føre en påminnelsesliste for disse oppgavene.

Oppgavelister og noteringsapper som TickTick, Todoist, Firetask, Hitask, Evernote, etc., hjelper deg med å organisere og se oppgavelistene dine.

Trinn fire: Engasjer

Du utleder systematisk hva du skal gjøre videre i Engage-trinnet ved å bruke følgende fire kriterier:

1. Kontekst: Du vil ha forskjellige oppgaver knyttet til arbeid, liv og hobbyer. Disse er kjent som sammenhenger. Du må lage separate oppgavelister for hver av disse sammenhengene.
2. Tilgjengelig tid: Hvis du har omtrent 15 minutter mens du kjører til destinasjonen din, kan du sannsynligvis stoppe i en matbutikk for å kjøpe varer du har oppført på handlelisten.
3. Tilgjengelig energi: Planlegg komplekse oppgaver for tiden du er mer energisk. La de enkle oppgavene ligge i timer med lavt energinivå.
4. Prioritet: Du kan også identifisere hva du skal gjøre videre, avhengig av prioriteten til oppgavene i en oppgaveliste.

Oppgavehåndteringsverktøy som følger GTD-metoden, lar deg legge til tilpassede oppgavevisninger med filtre. Disse filtrene kan være en prioritet, forfallsdato, tildeler, nøkkelord, opprettelsesdato, etc. Slike apper automatiserer også GTD-metoden gjennom visninger som i dag, kommende, vis neste, sammenhenger via en etikett, etc.

I slekt: De beste funksjonene i nTask for sømløs prosjektledelse

Trinn fem: Gjennomgang

Gjennomgang av GTD-elementer som kalenderoppføringer og oppgavelister holder GTD-systemet ditt oppdatert. I GTD-metoden kan du øve på ukentlige anmeldelser for å få det beste resultatet. Gjennomgangstrinnet lar deg avgrense arbeidsflytene for tidsstyring og identifisere de neste trinnene.

Verktøy for oppgavehåndtering som du kanskje bruker for å få ting gjort automatiserer gjennomgangstrinnet. Apper som Infinity, Trello, Asana, Todoist etc. leveres med innebygde GTD-vurderingsmaler. Disse malene inneholder alle kontrollpunktene du trenger å gjennomgå for en vellykket ukentlig gjennomgang av GTD-arbeidsflyten for ethvert prosjekt eller oppgave.

Appene lar deg også tilpasse disse vurderingsmalene etter dine prosjektbehov. For eksempel kan du opprette en to-månedlig gjennomgang i stedet for en ukentlig gjennomgang. Du kan lage oppgavekommentarer eller underoppgaver for å bestemme dine ukentlige refleksjoner og fokus for neste uke.

Bli mer produktiv med Get Things Done-systemet

GTD-metoden deler hele oppgavestyringsprosessen i fem enkle trinn: Capture, Clarify, Organize, Review, and Engage. GTD-systemet og verktøy for å få ting gjort hjelper deg med å utnytte hjernens kapasitet mer når du fullfører oppgaven enn uproduktive tanker.

For å få optimal produktivitet, vet du hvordan du velger den beste appen for oppgavebehandling, mens du regelmessig bruker GTD-metoden.

Online Task Management Guide: 10 Tips for å velge riktig app

Hvis du ønsker å velge en oppgavehåndteringsapp for å administrere prosjektene mer effektivt, er det noen ting du bør vurdere!

Les Neste

Om forfatteren