Hvordan bruke filtervisninger i Google Sheets

Google Sheets har blitt et av de beste alternativene til Microsoft Excel for mange selskaper. Google Sheets tilbyr flere måter å filtrere data på og lage filtervisninger. Når du bruker filtre, kan du konsentrere deg om detaljene i datasettet ditt.

Ved hjelp av filtrerte visninger kan du bruke få filtre på en rekke data og deretter lagre dem for bruk senere. Du kan sortere dataene uten å forstyrre rekkefølgen i det originale datasettet. Som et resultat vil ikke kollegaen din som jobber med samme datasett samtidig bli forstyrret.

Eksempel på data for å opprette filtre

Nedenfor kan du finne salgsdata for forskjellige dagligvarer for forskjellige stater i USA.

La oss si at du kun er interessert i kjøttdataene for forskjellige stater. En måte å gjøre dette på er å sortere datasettet og fokusere på ønsket data. Dette vil imidlertid endre rekkefølgen på dataene dine i originalarket.

I denne artikkelen diskuterer vi alternative metoder for filtrering av data som inkluderer informasjon om kjøtt. Finn ut hvordan du kan gjøre det.

Velge datasett for å bruke filter

1. Velg hvilken som helst celle fra hele datasettet.

2. Gå til verktøylinje og klikk på lage et filter.

Hele datasettet er valgt, som vist ovenfor. Imidlertid er det tilfeller når filterfunksjonen ikke kan oppdage hele datasettet når det er mellomrom mellom forskjellige kolonner.

Siden det er et gap mellom rad 4 og 6, kan det bare filtrere en del av datasettet. Fjern derfor hull og uregelmessigheter fra datasettet før du går videre.

I slekt: Hvordan bruke FILTER-funksjonen i Google Sheets

Velge riktig datasett for å bruke filter

For å holde gapet mellom kolonnene på plass, velger du hele datasettet manuelt.

1. Velg dataene starter fra overskriften til slutten av datasettet (Inkludert eventuelle hull i mellom).
2. Klikk på lage et filter alternativ.

Selv om gapet forblir, vil filtervisningen bruke filtrene på de valgte dataene.

Påføring av filter fra databåndet

1. Velg data du vil filtrere på.
2. Gå til data bånd.
3. Fra filtervisningsmenyen, klikk på lage et filter.

Alternativer for å filtrere dataene

Ved å klikke på filterikonet foran en overskrift, vil du se forskjellige alternativer for å bruke filteret på dataene i den raden.

Du kan filtrere dataene gjennom farger, betingelser og verdier, som vist ovenfor. Alle fire dagligvarer er allerede sjekket som standard, noe du ikke trenger i dette tilfellet. Bruk Fjern-knappen over avmerkingsboksene for dagligvarer, og fjern merket for alle boksene.

Du kan filtrere dataene ved å sjekke et av de tilgjengelige alternativene. La oss bruke filteret for å trekke ut bare kjøttdataene fra hele datasettet.

1. Undersøk kjøtt boks (for eksempel).
2. Klikk på OK.

Hvis du gjør dette, filtreres kjøttinformasjonen i arket ditt uten å påvirke det faktiske regnearket som deles av flere brukere.

Du kan se ovenfor at dataene fremdeles ligger i de samme radene, og noen rader mangler som ikke er en del av filteret.

Kopiere data fra filtervisning

En fordel med filtervisninger er at du kan kopiere og lime inn de filtrerte dataene i andre ark. Når du gjør dette, tar det bare de filtrerte dataene uten å kopiere hele settet. Å lime det inn i et nytt ark hopper heller ikke over skjulte rader i filtervisningen.

1. Kopier dataene ved å trykke CTRL + C.
2. Åpne en nytt ark.
3. Lim inn data med CTRL + V.

De filtrerte dataene var opprinnelig i rader 4, 7, 11, og 17. Etter liming er ordren imidlertid normal. Så hvis du trenger å sende de filtrerte dataene til en kollega, kan du kopiere dataene uten å måtte endre rader og kolonner.

Filtrering av data med forhåndsdefinerte forhold

I tillegg til å begrense typen dagligvarer, la oss si at du også vil gjøre betingelsene for ovennevnte data angående fortjeneste. Bare filter kjøtt fortjeneste som er større enn 10.000. Klikk deretter på filterpil for profittkolonnen.

Som i forrige eksempel, kan du gjøre valg ved å merke av i boksene. Avkrysningsboksene som er tilgjengelige for oss, tillater oss ikke å kondisjonere dataene i henhold til våre behov. Du kan i stedet bruke alternativet filter by condition her.

1. Klikk på filtrer etter tilstand.

2. Velg blant de tilgjengelige forholdene større enn.

3. Nå, skriv inn verdien, som er overskuddet på 10.000.

4. Klikk OK å implementere filteret.

I Utah resulterte salget av kjøtt i et overskudd på 8435, som er mindre enn 10 000. Som et resultat er ikke disse dataene inkludert i filtervisningen, siden de ikke oppfyller fortjenesteterskelen.

I slekt: Hvordan bruke betinget formatering i Google Sheets

Sorter data i filtervisninger

Det tar mer oppmerksomhet å sortere dataene i filtervisningen. Hvis du sorterer en bestemt kolonne direkte, enten stigende eller synkende, vil du endre sorteringsrekkefølgen i det opprinnelige databladet. For å sortere det, må du opprette en filtrert visning.

1. Gå til filter veksle og klikk på pil ned.

2. Å velge lagre som filtervisning.

Grensesnittet endres til et nytt med mørke rammer som bekrefter at du er i filtervisningen. Her kan du sortere data på en måte som ikke endrer den opprinnelige sorteringsrekkefølgen.

1. Klikk på filterpil i overskuddet for overskudd.

2. Velge sorter A - Å.

Nå er verdiene sortert i synkende rekkefølge.

3. Gi filen nytt navn, og den lagres automatisk.

Igjen kan du endre navn på filtervisningen, oppdatere området du har sortert, duplisere eller til og med slette det ved å gå til innstillingene for filtervisningen på høyre side.

trykk Avbryt, og du vil gå tilbake til normal visning.

Kontrollere lagret filtervisning

1. Gå til filter veksle.
2. Velg en av de lagrede filtervisningene.

Du kommer tilbake til filtervisningen hvis du klikker på Overskudd større enn 10.000.

Få mer ut av Google Sheets

Når du er i en filtervisning, påvirker du ikke opplevelsen til folk som samtidig ser på samme ark. Det vil fortsatt være tilgang til det originale datasettet. Denne funksjonen kan være nyttig når du vurderer data i delte ark.

Slik sorterer du kolonner som en proff i Google Sheets

Vi viser deg hvordan du sorterer og filtrerer kolonner for å organisere data i Google Sheets-regnearket.

Les Neste

Om forfatteren