Bruk disse nye Google Kalender-funksjonene for å optimalisere dine eksterne arbeidstimer

Mens du arbeider eksternt, spiser tid og krefter å håndtere de uendelige gjøremålene. For å takle dette problemet med tidsstyring er mange nyttige verktøy tilgjengelige online. Men Google Kalender er et av de mer populære verktøyene for å optimalisere tiden din og eliminere tidssvinn.

Så denne artikkelen vil introdusere deg for noen kule funksjoner, triks og utvidelser du kan bruke for å få mest mulig ut av den eksterne arbeidstiden din med Google Kalender.

Google Kalenders nye funksjoner

Google oppdaterer kontinuerlig Google Workspace (tidligere G Suite) og legger til nye funksjoner i appene sine, inkludert Kalender. La oss diskutere noen av disse funksjonene og fordelene.

1. Planlegg kalenderhendelser fra chat

Når du sender meldinger til kollegaene eller klientene dine i Google Chat, kan du planlegge Google Kalender-hendelser direkte uten å forlate Chat. Denne praktiske funksjonen sparer massevis av tid og bryet med å bytte fane innimellom.

Den er tilgjengelig for alle Google-brukere, uavhengig av arbeidsområdet deres. I Chat's skrivelinje er det en

kalender ikon. Ved å klikke på den åpnes Kalender i sidepanelet (på skrivebordet) med hendelsen. Som standard vil det legge til alle chat-medlemmer som deltakere, men du kan alltid gjøre endringer.

2. Forhåndsplanlegg Google Meet Breakout Rooms

Denne funksjonen lar deg konfigurere Google Meet Breakout Rooms på forhånd gjennom Google Kalender. Ved å forhåndsplanlegge Breakout Rooms kan du maksimere møtetiden og unngå bryet med å opprette rom under samtalen.

Alternativet for å konfigurere Meet Breakout Rooms er tilgjengelig for alle brukere, bortsett fra Workspace Business Starters, Education Fundamentals og G Suite Basic-brukere. Dette artikkel om planlegging av Google Meet Breakout Rooms vil veilede deg om hvordan du gjør det.

3. Del tilgjengeligheten din enkelt og presist

Fjernarbeid lar deg stille timene dine. Men å fortelle kollegaene dine om den stadig skiftende tilgjengeligheten blir en utfordring.

Nå kan du kommunisere tilgjengeligheten din til medarbeiderne dine ved hjelp av de to nye alternativene i Google Kalender: Gjenta oppføringer utenfor kontoret og dele arbeidstiden din i flere segmenter om dagen. Mens du aktiverer oppføringer utenfor kontoret, kan du velge om du vil avvise alle møter eller bare de nylig tilføyde.

4. Se forslag fra Google Chat basert på Google Kalender-begivenhetene dine

Når du har et møte planlagt i Google Kalender, vil Chat vise en snarvei til chatteforslag øverst på samtaler seksjon. Denne snarveien vises 10 minutter før arrangementet og vil forbli der i 10 minutter etter arrangementet / møtet.

Takket være denne funksjonen kan du dele filer og følge opp dokumenter uten problemer. Å oppdatere deltakerne om endringer i tid eller agenda ble også lettere med denne funksjonen. Alle, unntatt brukere med personlige kontoer, kan bruke denne funksjonen.

5. Se personlig og forretningskalender sammen (Android 11 og nyere)

Denne var kanskje den mest nødvendige funksjonen i Google Kalender. I stedet for å veksle mellom dine personlige og arbeidskalendere, ser du begge kalenderne dine sammen.

Med mindre du har delt den personlige kalenderen din med arbeidskontoen, vil ikke administratoren eller kollegene dine se dine personlige engasjementer. Selv om alle Google-brukere kan dra nytte av denne funksjonen, er den bare tilgjengelig på enheter med Android 11 og nyere.

Merk: Både administrator og brukere bør slå på denne funksjonen før noen brukere kan bruke denne funksjonen.

6. Bli varslet når noen abonnerer på kalenderen din

Ved å abonnere på kollegaens delte kalender, kan du holde deg oppdatert på endringene de gjør i kalenderen.

Med sikte på å sikre gjennomsiktighet har Google kunngjort at du nå vil motta en e-post hvis noen av kollegene dine abonnerer på kalenderen din. Denne funksjonen er tilgjengelig for alle brukere.

7. Støtte for flere Exchange-endepunkter i Google Kalender

Med utrullingen av Calendar Intertop funksjon, kan du synkronisere Google Work-kalenderen din med flere Microsoft Exchange-sluttpunkter og vise hverandres tilgjengelighet. Funksjonen fungerer for Exchange lokale og Exchange online-servere.

Alle brukere fra begge sider vil kunne se hverandres kalendere, men du kan fortsatt skjule enhver hendelse ved å merke den som usynlig.

Denne funksjonen er tilgjengelig for alle Google-brukere, bortsett fra Workspace Essentials, G-Suite ideelle organisasjoner og Enterprise Essentials.

I slekt: Verktøy for å synkronisere Microsoft Outlook med Google Kalender

Andre nyttige funksjoner i Google Kalender

I tillegg til de nye funksjonene vi har skissert ovenfor, har Google Kalender også en samling andre funksjoner som kan gjøre fjernarbeid enklere. Her er en oversikt over flere Google Kalender-funksjoner du bør dra nytte av når du jobber hjemmefra.

1. Planlegg zoommøter direkte fra Google Kalender

Zoom Scheduler-nettleserutvidelse, utviklet av Zoom selv, lar deg forhåndsplanlegge Zoom-møter direkte fra Google Kalender.

Når du setter opp en ny begivenhet i Google Kalender, ser du et alternativ for å sette opp et Zoom-møte på forhånd, akkurat som en Google Meet-samtale. Zoom vil samle all informasjonen fra Calendar Event og gi deg en møtekobling. Det er en enkel funksjon, men en sann tidsbesparelse.

Nedlasting: Zoom Scheduler for Chrome | Outlook | Firefox (Gratis)

2. Send en agenda til deg selv via e-post

Enten du er en scatterbrain eller en ekstremt organisert person, vil du gjerne motta en e-post om morgenen med dagens agenda. Heldigvis gir Google deg muligheten til å gjøre det. Ved å slå på dette alternativet i Google Kalender, vil du motta dagsplanen i innboksen din klokka 05.00 hver dag.

3. Bruk Finn en tidsfunksjon for å planlegge møter

Når teamet ditt jobber eksternt, blir det vanskelig å finne en tid for møter. Med denne smarte funksjonen vil Google sjekke deltakernes kalendere og vise deg tilgjengelige spor. Dermed kan du raskt arrangere møter uten å bekymre deg for tilgjengeligheten til deltakerne.

4. Lag kalenderhendelser fra e-post

Har du mottatt en e-post med detaljer om et arrangement? Legg det til Google Kalender direkte ved å klikke på trepunktsikonet over e-postadressen og spare tid.

5. Bruk Toggl til å spore kalendertid

Når du arbeider eksternt, er det viktig å spore hvor mye tid du faktisk har brukt på møter eller avtaler, spesielt hvis du får betalt per time. I dette tilfellet kan du bruke Toggl til å spore den totale tiden du brukte på Google Kalender-hendelser.

Nedlasting: Toggl for Chrome | Firefox (Gratis, abonnement tilgjengelig)

Bruk disse funksjonene til å fungere smart

Enten du jobber eksternt eller internt, er Goggle Calendar et flott verktøy for å samarbeide med teamet ditt. Disse nye funksjonene har ytterligere muliggjort fjernarbeid, slik at du kan holde deg på oppgaven og spore.

Selv om alle triksene og utvidelsene som er nevnt ovenfor, kan øke produktiviteten din, kan du ikke få mest mulig ut av tiden din før du lærer deg å bruke hurtigtaster for Google Kalender.

Google Kalender: Hver hurtigtast du trenger

Administrer Google Kalenderen din som en proff med dette gratis nedlastbare PDF-juksearket.

Les Neste

Om forfatteren