Slik søker du effektivt etter filer og mapper i Google Apps

Google prøver å hjelpe brukerne med å være produktive, og en funksjon du må ta tilstrekkelig hensyn til er søkefunksjonen. Det kan være ekstremt frustrerende å søke blatant på tvers av Gmail eller Google Workspace og ikke finne noe tilbake.

Noen Google Workspace-funksjoner som Google Cloud Search, operatører og avanserte søkealternativer kan hjelpe selskaper, små bedrifter, frilansere og til og med allmennheten med å bevege seg ut av dette søk-spor. La oss se nærmere på disse funksjonene og tipsene.

Bruk Google Cloud Search for avanserte søkefunksjoner

Cloud Search er hovedsakelig for store selskaper og små bedrifter. Tidligere kunne du laste ned tillegg fra Gmail Labs som gjorde det mulig å søke på tvers av plattformer som Google Dokumenter og Gmail samtidig. Imidlertid er Gmail Labs ikke mer.

Med Google Cloud Search kan du søke på alle plattformer (Google Docs, Sheets, Gmail, etc.) samtidig.

En gratis prøveperiode er mulig, og Cloud Search er tilgjengelig med Google Workspace eller som en betalt frittstående funksjon. Denne funksjonen er spesielt nyttig for organisasjoner som jobber eksternt - folk har tilgang til filer og e-poster med samme søkefelt i stedet for å bytte fane.

Du kan også integrere Cloud Search-verktøylinjen med Google Nettsteder. På denne måten kan du ha et dedikert nettsted for å søke etter organisasjonsinnholdet ditt.

Google Drive-filtre og avansert søk

Google Drive er en annen one-stop-løsning for å finne dokumenter eller medier. Søkefeltet på Google Disk ligner søkeboksen i Google Dokumenter og Regneark.

Dette innebærer at søkeoperatørene som brukes her, også fungerer i Google Docs eller Sheets.

1. Bruke filtrene

For å filtrere søket på Google-stasjon, klikker du bare på rullegardinpil på høyre side av søkefeltet, og søkevinduet dukker opp.

• Bruker Type alternativ, kan du filtrere PDF-filer, mapper, dokumenter, videoer, lyd, og så videre.
• De Eieren alternativet brukes til å søke etter filen når du kjenner eiers e-postadresse.
• plassering brukes når du vil spesifisere filens mappe. (F.eks.: 'Bin', 'Starred' eller annen mappe.)
• I Dato endret, du kan angi den siste redigeringsdatoen for filen.
• Gjenstandsnavn vil søke spesifikt etter tittelen på filen.
• Inkluderer ordene vil søke etter en fil med spesifikke nøkkelord.
• I Delt med, skriv inn e-postadressen til den delte mottakeren.

Klikk på Søk knappen nederst i grensesnittet hvis du godtar filtrene, eller klikker på Nullstille for å fjerne eller tilbakestille innstillingene.

2. Avansert søk

Bruk disse operatører å søke for en bestemt fil, ord, video og lyd.

• Sitater: Bruk dem når du leter etter en eksakt frase. (F.eks.: "Oppgave 18")
• Minustegn: Bruk dette for å ekskludere et bestemt ord fra søkeordet. (F.eks. Hvis du vil søke etter 'Oppgave' men ikke 'Oppgave fullført', skriver du bare 'Oppgave fullført').
• Eieren: Finn filer av en bestemt eier. (F.eks.: eier: [email protected])
• skaper: Finn filer av skaperen. (F.eks.: skaper: [email protected])
• til: Finn filer etter mottakerens navn. (F.eks.: til: [email protected])
• fra: Finn filer sendt til deg av noen. (F.eks.: fra: [email protected])
• er: stjernemerket: Finn gjenstander du har stjernemerket.
• er: binned: Finn gjenstander i mappen 'Bin'.
• type: Finn dokumenter etter type. (F.eks. Type: regneark, type: dokument, type: lysbilde)
• før og etter: Finn elementer etter sist redigert. (F.eks.: før: 04-05-2021)
• tittel: Søk på objekter etter tittelen. (F.eks. Tittel: OL)

I slekt: Ting du ikke visste at Google Docs kunne gjøre

Google-søket er fortsatt på ...

De avanserte søkefunksjonene og operatørene vil gjøre det lettere å finne filer og spare tid, men vi er fortsatt langt fra å finne et enkelt verktøy som kan søke i alle Google-apper uten å bryte bank.

5 Gmail-søketriks som alle strømbrukere burde vite

Her er noen nyttige søketriks som alle Gmail-strømbrukere burde vite.

Les Neste

Om forfatteren