Hvordan lage en samarbeidsinnboks i G Suite

Når teamet ditt må administrere de samme innkommende e-postene, kan du bruke Collaborative Inbox fra G Suite for å legge til flere brukere i samme konto. Funksjonen lar flere teammedlemmer opprettholde den samme innboksen samtidig.

Slik lager du din egen kollaborative innboks, bruker alle funksjonene, tilordner teammedlemmer og gir spesifikke tillatelser alt fra G Suite-kontoen din.

Hva er en samarbeidsinnboks i G Suite

Samarbeidsinnboksen i G Suite lar en gruppe enkeltpersoner få tilgang til, vedlikeholde og administrere den samme e-postinnboksen. Dette kan være nyttig for selskaper og organisasjoner som trenger hele markedsførings- eller salgsteamet sitt for å svare på lignende e-poster.

Det er en flott måte å øke produktiviteten ved å oppmuntre på nettet teamarbeidssamarbeid gjennom Google-verktøy for å skape en effektiv arbeidsflyt.

Som et eksempel, hvis selgerne dine stadig mottar e-post om potensielle partnerskap, kan du tildele alle å overvåke den samme innboksen. Alle kan svare og administrere e-postene som kommer inn.

Du kan også sette opp en kollaborativ innboks hvis du jobber på en skole som mottar e-post fra foreldre, slik at enhver lærer kan svare på disse e-postene. Ethvert medlem som har de rette tillatelsene kan kreve en e-post for seg selv eller tildele det til et annet gruppemedlem.

Google Workplace er ikke det eneste samarbeidsverktøy for å kombinere med Gmail, men det er mest effektivt hvis du allerede har G Suite.

Du kan bruke dette verktøyet til å merke spesifikke e-poster, som hjelper til med å organisere innboksen din og gjør det lettere å søke etter eldre e-post. Hvis du selger produkter, vil merking av alle e-poster med de spesifikke produktene hjelpe andre med å finne dem.

Før du kan ha en samarbeidsinnboks, må du sette opp en Google-gruppe og legge til medlemmer.

Hvordan lage en Google-gruppe og legge til medlemmer

For å begynne å administrere og få tilgang til den kollaborative innboksen, må du først opprette en gruppe. Dette vil tillate deg å begynne å legge til medlemmer i din samarbeidsinnboks.

1. Logg på Google Grupper.
2. Klikk Lag gruppe.
3. Tast inn info og velg innstillinger.
4. Klikk Lag gruppe.

Når du har konfigurert gruppen din, kan du begynne å invitere folk til gruppen via e-post, legge dem direkte til gruppen din eller godkjenning av personer som har søkt.

Å sende en invitasjon sender den direkte til mottakernes innboks for å bekrefte at de vil bli med i gruppen. Å legge til et medlem direkte i gruppen krever e-postadressen. Det vil legge til medlemmet etter innlevering.

Ved å opprette gruppen din og legge til medlemmer vil du kunne ha en fullt funksjonell samarbeidsinnboks. Det eneste som holder deg tilbake er behovet for å slå på funksjonen.

Slik slår du på samarbeidsfunksjoner

For å opprette en samarbeidsinnboks for dine eksisterende medlemmer, må du først aktivere samarbeidsfunksjoner. Men før du følger trinnene nedenfor, må du sørge for at du har aktivert samtaleloggen for Google Grupper.

1. Logg på Google Grupper.
2. Klikk på navnet på gruppen.
3. Klikk Gruppeinnstillinger.
4. Under Aktiver flere Google Group-funksjoner > Velg Samarbeidsinnboks.

Når samarbeidsfunksjonene er konfigurert, må du tildele tillatelser til hvert medlem for å gjøre det lettere for dem å administrere kontoen.

Hvordan tilordne tillatelser til samarbeidspartnere i innboksen

Ved å tilordne tillatelser til gruppemedlemmer, vil du gjøre det mulig for teamet ditt å kunne ta samtaler, tildele samtaler, merk samtaler som fullførte, merk samtaler som duplikater, og merk samtaler som ingen handling behov for.

Du kan tilordne forskjellige tillatelser til en gruppe, avhengig av standardgrupperoller (eiere, ledere, medlemmer), alle i organisasjonen, alle på nettet eller tilpassede roller.

1. Logg på Google Grupper.
2. Klikk på navnet på gruppen.
3. Klikk Gruppeinnstillinger.
4. Klikk på veksle til Slå på tillatelser.
5. Flytt glidebryteren, og velg hvilke brukere som får tillatelser.

Du kan også opprette ekskluderinger i tillatelsene dine for å ekskludere bestemte medlemmer fra tillatelsesinnstillingene.

Administrere G Suite Collaborative Inbox

En samarbeidsinnboks lar deg tildele forskjellige medlemmer til en gruppe og gi dem spesifikke tillatelser slik at de kan administrere e-posten din effektivt.

Hvert teammedlem vil ha tilgang til hele innboksen og kan tildele forskjellige samtaler til forskjellige medlemmer. Nå som teamet ditt er opprettet, må du tenke på å holde alle på kontoen sikre.

Google legger til nye sikkerhetsfunksjoner i G Suite

Alt fra støtte for BIMI-standarden i Gmail til nye sikkerhetsfunksjoner i Chat er inkludert i denne G Suite-oppdateringen.

Les Neste

Om forfatteren