5 måter å hindre ansatte i å stjele bedriftsdata når de forlater

Når en ansatt bestemmer seg for å gå, er det veldig lite mange selskaper kan gjøre for å få dem til å bli. Selv om det er normalt for ansatte å søke etter grønnere beiter, er det viktig å forstå at ikke alle ansatte vil ha gode intensjoner når det er på tide å dra.

Faktisk er en ting som blir et stadig mer vanlig problem for selskaper overalt stjålne data fra avgangsansatte. Hvis du lurer på hvordan du kan forhindre datatyveri av ansatte, er det noen ting du bør vurdere.

1. Legg vekt på samtykke til overvåkings- og databeskyttelsespolicyer

Å beskytte bedriftsdataene dine er en praksis som skal være tilstede i alle ledd i arbeidstakers livssyklus. Imidlertid bør all nødvendig praksis for å beskytte selskapet alltid være forankret i samtykke.

Før de begynner å jobbe med bedriften din, skal de ansatte allerede forstå hva forventningene er når det gjelder data. De må også forstå hvor mye overvåking de godtar for å beskytte den.

I slekt: Hvordan holde personlige data trygge for arbeidsgivere

Med sitt samtykke kan bedrifter ta både forebyggende og proaktive tiltak for å identifisere brudd på data.

Bedrifter bør også oppmuntre team til å rapportere tvilsom oppførsel og få muligheten til gjør det trygt og anonymt, spesielt når det gjelder lag hvis data kan påvirke helheten selskap.

2. Etablere institusjonell kunnskapsadministrasjon

Når det gjelder roller som salg, sliter mange selskaper med å miste forholdet når en selger forlater. Mange selgere vil prøve å ta med seg kontoene sine til de nye selskapene, noe som vil føre til at verdien som selskapet ditt investerte i forholdet går til spille.

I tillegg har stjele strategier fra planleggingsmøter flere effekter på selskaper.

Ikke bare kan dette skape et inntektstap, men det kan også føre til redusert lagmoral. Innen en kampanje jobber tverrfunksjonelle team ofte for å kontakte kunder, bygge pitcher, administrere relasjoner og lukke salg. Så når et selskap mister kunder til konkurrenter på grunn av datainnbrudd, er det skuffende for mange mennesker.

I slekt: Bygg bedre kundeforhold med Keap

For å beskytte selskapet ditt fra å miste ditt verdifulle nettverk av klienter, er det to deler av ligningen - å lage et system for lagring av institusjonell kunnskapsdata, og desentralisering av et klientforhold gjennom automatisering.

Hvis du finner ut at teamene dine er for overveldede til å legge til et nytt trinn i arbeidsflyten, kan du outsource deler av datahåndteringen til salgsaktiverende programvare eller spesialister. Ulike verktøy er allerede tilgjengelig som sporer relasjoner og automatiserer deler av salgspipeline.

3. Forhøy inntrengingsdeteksjonssystemer

Før en ansatt skal trekke seg, er det noen få tegn som kan vises.

For det første kan det være at ansatte er oftere på LinkedIn eller surfer på karriereportaler for andre selskaper. For det andre kan de bruke Wi-Fi fra selskapet til å sende jobbsøknader via e-post.

Skulle du mistenke at bestemte selskaper prøver å piratkopiere talentet ditt med den hensikt å stjele dataene dine, kan du opprette et varsel om korrespondanse med disse selskapene. Selv om det ikke trenger å være noen umiddelbare handlinger etter disse spekulative forsøkene, bør sikkerhetsteamene øke overvåkingen for utsatte ansatte.

Enten det er å laste ned en tvilsom filstørrelse, sende PDF-filer via krypterte meldingsplattformer eller sende uvanlig store e-poster til personlige kontoer, det er mange måter å oppdage datatyveri og bedriftsspionasje på preemptively.

4. Gjør utgangsintervjuer

Utgangsintervjuer er en fin måte å se etter røde flagg for avgangsmedarbeidere og til og med de som blir etterlatt. Hvis du holder orden på hvor en ansatt skal reise videre, kan det hjelpe å kartlegge den mulige hensikten i tilfelle stjålne data.

For eksempel vil ansatte som forlater å jobbe for en konkurrent i en lignende rolle mer sannsynlig være i fare enn de som vil jobbe i en ikke-relatert bransje i en annen kapasitet. Hvis en ansatt antas å ha høy risiko, bør de overvåkes for de resterende få ukene på jobben og til og med ukene etterpå.

Også for de langvarige ansatte husker mange ikke vilkårene i kontraktene etter avgang. Disse relevante avtalene inkluderer konfidensialitetsavtaler, konkurranseklausuler og andre datarelaterte forhold.

Under et utgangsintervju må du minne ansatte om de spesifikke vilkårene de fortsatt er juridisk bundet av, selv om de ikke lenger jobber med deg.

Dette bør omfatte forsettlig distribusjon av selskapseid informasjon, samt unnlatelse av å avsløre, slette eller returnere data som tilhører selskapet. Dette er en fin måte å motvirke de med mulig intensjon om å stjele data, og fungerer som en påminnelse for alle som rett og slett har glemt ansettelsesvilkårene sine.

5. Fremgangsmåter for ombordstigning

Etter avslutningsintervjuer er sikring av data under ombordstigning neste trinn. Bortsett fra den åpenbare forespørselen om å returnere bedriftsenheter og tilbakekalling av administrativ tilgang, bør sikkerhetsteamene også gjøre et rutinemessig intervju om datalagringspraksis.

Intervjuer etter fratredelse bør inneholde spørsmål om deres sikkerhetspraksis for personopplysninger. For eksempel å jobbe med offentlig Wi-Fi mens de jobber med firmafiler, spørre om de har gjenværende papirkopier av data hjemme, eller har lånt ut enhetene sine til venner eller familiemedlemmer.

Selv om det ikke er bra å anta at alle avgangsmedarbeidere har til hensikt å stjele dataene dine, er det trygt å anta at mange vil være slappe av det. Selv om de er utilsiktede, kan disse handlingene fortsatt tilskrives den avtroppende medarbeideren og sette bedriftsdataene dine i unødvendig fare.

Forhindre brudd på data med avsluttende ansatte

Undervisning i god sikkerhetspraksis er en investering det er verdt å gjøre for alle selskaper. Selv om en ansatt bare blir hos deg i noen måneder, kan datastyringsretningslinjer og prosedyrer forhindre mange mulige problemer innen den tiden.

Selv om det fra begynnelsen er umulig å vite hvilke ansatte som er pålitelige, er det mye bedre å unngå pengespill. Til tross for at du ikke blir fristet av konkurrenter eller planlegger å stjele bedriftsdata, er det fortsatt måter å gå galt på. Noen spennende ansatte kan rett og slett være lat og forårsake datainnbrudd.

Enten det er gjennom ondsinnet hensikt eller ren uvitenhet, er det en jobb å beskytte bedriftsdata. Ansatte har all rett til å gå over til nye selskaper og bedre egnede roller. Bedriftsdataene dine trenger imidlertid ikke å følge med dem.

Bruker du din egen enhet for jobb? Slik sikrer du forretnings- og private data

Slik kan du lage sterke retningslinjer for Bring Your Own Device (BYOD) på jobben for å holde informasjonen sikker.

Les Neste

Om forfatteren