Hvordan planlegge en e-post i Outlook

Noen ganger kan det hende du har for mange mennesker til å kontakte og ikke har nok tid. Det er slike dager som drar mest nytte av automatisert teknologi. Du kan skrive en e-post og få Outlook til å sende den ut en uke senere.

Her er en guide om hvordan du planlegger en e-post i Outlook. Det tar ikke mer enn noen få skritt. Skriv meldingen, velg datoen, og la programvaren gjøre resten. Hvis du vil endre noe før e-posten går, kan du gjøre det like enkelt. La oss gå litt mer i detalj.

1. Opprett en ny e-post på Outlook

Start Outlook og klikk på ny epost knapp. Skriv meldingen din som vanlig, legg til mottakere, og alt annet du vil ha. Det som står på e-posten, påvirker ikke utsettelsen av Outlook.

Alternativt kan du komponere e-postmeldingen etter at du har planlagt den. Hvilken vei du gjør det, er helt opp til deg, men legg litt anstrengelser for å planlegge bevegelsene dine, enten for personlig eller profesjonell bruk.

Går så langt som å legge ut a fem års målplan og verktøy for å støtte den

, som OneNote og Trello, er verdt belønningen til slutt. Og e-postene dine er et godt sted å starte.

2. Planlegg og administrer e-posten din

Når du er klar for neste trinn, går du til Alternativer og klikk på Forsink levering knapp. Som foreslått ovenfor, er dette aktivt og tilgjengelig, enten din e-post inneholder noe eller ikke.

Knappen åpner et vindu med mange morsomme alternativer. Hvis alt du bryr deg om er hvordan du planlegger en e-post i Outlook, kan du gå direkte til Leveringsmuligheter seksjon.

Merk av i boksen ved siden av Ikke lever før kommandoen og angi deretter dato og klokkeslett. Til slutt klikker du Lukk og Outlook lagrer innstillingene dine.

Ekstra alternativer på Forsink levering vindu kan gjøre de automatiserte e-postene dine enda mer effektive.

Du kan angi en utløpsdato, slik at systemet for eksempel ikke skal bry seg med en e-post etter at prosjektets frist går ut.

Hvis du jobber i et team og alles e-postmeldinger er i Outlook, kan du få svarene på e-postmeldingen din til noen spesifikk.

Andre administrasjonsinnstillinger inkluderer å kunne be om levering og lese kvitteringer. Du kan til og med markere en e-post som sensitiv og kryptere den for å holde interaksjonen sikker.

Outlooks evne til å planlegge e-post er en av dens mange skjulte og praktiske funksjoner å oppdage. De kan hjelpe deg med å få mest mulig ut av Microsofts programvare og øke produktiviteten.

3. Send e-post

Med alt på plass, klikk Sende og Outlook planlegger e-posten. For å være presis, går det inn på kontoen din Utboks mappen, som du har tilgang til fra sidefeltet.

Mappen inneholder alle dine tidsbestemte interaksjoner, ordnet etter dato, betydning, emne og mer. Men du kan også filtrere gjennom dem for uleste, flaggede og nevnte e-poster.

For å gjøre endringer, bare gå inn i e-posten igjen og juster det du vil ha. Når den er sendt, finner du interaksjoner i Sendte elementer mappe.

Beste fremgangsmåter for å planlegge en e-post i Outlook

Det er noen få faktorer som kan påvirke hvordan systemet fungerer. Først og fremst kan du ikke sende en automatisk e-post på Outlook uten internett, så sørg for at forbindelsen din er god og fungerer når du trenger det.

For det andre er oppdatert programvare best. Bortsett fra manglende nye funksjoner, kan en gammel versjon av Outlook føre til problemer når du for eksempel kobler til internett eller synkroniserer data. Slike forstyrrelser gjør jobben din vanskeligere.

Vær oppmerksom på vanlige tekniske problemer også. En som ofte kommer opp handler om e-post som setter seg fast til du velger manuelt Send motta.

Dette skjer vanligvis hvis Send umiddelbart når du er tilkoblet alternativet er ikke krysset av i de avanserte innstillingene i Outlook. Microsoft forklarer årsaken og løsningen videre.

Til slutt, vær forsiktig med planleggingen. For det første, sjekk at datamaskinens dato og klokkeslett er riktig. Tenk også på faktorer som tidsforskjell, helligdager og hvordan du uttrykker den forsinkede e-postmeldingen, spesielt hvis du planlegger den til neste måned.

Finjuster e-postsystemet ditt

Det er viktig å bygge deg en praktisk og behagelig arbeidsflyt. Automatisering tar mye vekt av skulderen din. Samtidig hjelper det å utvide visjonen og forretningsplanen utover nåtiden og hvor mye du kan få gjort.

Hvordan planlegge en e-post i Outlook er den minst moderne løsningen. Spar dyrebare sekunder med smart programvare som hjelper til med alt, fra å skrive e-post raskt til å tildele oppgaver til de rette personene. Ikke vær redd for å utforske alternativene dine.

6 beste tekstutvidelsesverktøy for Windows

En tekstutvidelse hjelper deg med å skrive vanlige setninger raskere enn til og med. Her er de beste appene for tekstutvidelse for Windows.

Om forfatteren