Det første trinnet i GTD er å få alle "tingene" ut av hodet ditt. En av måtene å gjøre dette på er å skrive alt ned på 3x5-kort, og den beste digitale ekvivalenten til 3x5-kort er Kanban-teknikken.
La oss gå gjennom trinnene til GTD og se hvor godt de passer sammen med Kanban.
Samle tankene dine
Hvis du er som folk flest, har du sannsynligvis 100 forskjellige oppgaver, prosjekter, ideer og andre ting (som GTD kaller det) som rasler rundt i hodet på deg. La oss starte med å opprette en innboks for å laste ned alt det.
Vi skal bruke Trello fordi det er det mest populære Kanban-verktøyet og tilbyr et sjenerøst gratis nivå. På toppen av det har Trello gode hurtigtaster og et godt organisert brukergrensesnitt. Det gjør det til et av de raskeste og enkleste programmene å bruke til jobben.
Å kunne få tankene dine ut uten mange ekstra trinn er viktig når du brainstormer. Men du er fortsatt velkommen til å prøve en alternativ til Trello hvis du vil.
Liker du ideen om Trello, men ikke Trello selv? Disse alternative Kanban-appene integreres med kalendere, e-post, Slack og mer.
Start med å opprette et nytt brett og kalle det "GTD".
Deretter skal vi legge til en Innboks liste for å laste ned alle tingene våre.
Nå tar du noen minutter og lager et kort for hver tanke og idé du har i bakhodet. Start med å klikke på Legg til et kort knapp. Skriv deretter ut din første oppgave eller idé, uansett hva den er og treffer Tast inn.
Gjenta denne prosessen til du ikke kan tenke deg noe annet.
Sett opp lister for å matche GTD-systemet
Det neste trinnet er å avgjøre om hvert av elementene i innboksen vår er handlingsbar. Det vil si, kan du gjøre noe med det eller ikke?
La oss først lage to lister for handlingsbare ting. Hvis noe er handlingsbart, bør du bestemme om det tar mindre enn to minutter eller ikke. I så fall bør du jobbe med det så snart som mulig.
Hvis ikke, må du bryte det ned i et nytt trinn. De to listene du trenger for dette er "Prosjekter" og "Gjøremål i dag."
Klikk Legg til en annen liste, og lag deretter de to listene akkurat som du gjorde med å legge til kort i innboksen.
Hvis en vare ikke kan brukes, kan den gå til noen forskjellige steder. Først spør "Er dette viktig?" Hvis det ikke er noe du brenner for, kan du slette det og glemme det.
Deretter spør du om dette er noe du vil komme deg til en dag, men ikke helt ennå. Kanskje det er en fjern drøm. Eller det kan være noe som bare vil være mulig på et tidspunkt i fremtiden. For situasjoner som disse, opprett en liste som heter "En dag / kanskje."
Hvis varen er viktig, men er informativ i stedet for handlingsbar, bør den gå i en "Referanse" -liste. Kanban er bedre egnet for brukbare ting. Så referanselisten skal være et midlertidig stopp for informasjonen til den flyttes til et bedre sted, som en lettvektsnotatapp.
Lister du kan legge til hvis du jobber med et team
Når du har funnet ut at et kort kan brukes, kan du fremdeles ikke være i stand til å iverksette tiltak på det. Det kan være fordi du venter på at noen skal fullføre noe annet før du kan begynne. Eller kanskje noen andre burde jobbe med dette prosjektet.
For det første scenariet oppretter du en "Utsatt" -liste. Du kan angi en forfallsdato for å få en påminnelse om når blokkeringsprosjektet skal gjøres. Åpne kortet ved å klikke på det og velge Tidsfrist for å få tilgang til kalenderen.
For det andre tilfellet oppretter du en liste som heter "Delegert." Når du har flyttet et kort til den listen, kan du legge til andre medlemmer på kortet. Noen må imidlertid ha invitert medlemmene til å få tilgang til styret.
Åpne kortet og velg Medlemmer. Finn deretter medlemmet du vil dele ansvaret med.
Først sorter, så tenk på prosjektene dine
Nå er det på tide å faktisk gå gjennom innboksen din og dra elementene inn i de aktuelle listene. Start fra toppen av listen og arbeid deg nedover. For hvert element, vurder kategoriene du har opprettet og hvor den hører hjemme.
Etter at du har sortert alle artiklene dine, vil du analysere prosjektene dine. Se på hver enkelt og tenk på kompleksiteten. Hvis det er et enkelt prosjekt, kan du legge til en sjekkliste på kortet. Åpne kortet ved å klikke på det. Klikk deretter Sjekkliste og begynn å legge til varene dine, akkurat som du la til kortene.
For større prosjekter kan du opprette et nytt styre for å administrere det prosjektet. Du kan deretter flytte kortet til det nye brettet. For å gjøre dette, hold markøren over kortet du vil flytte, og klikk på blyantikonet. Klikk deretter på Bevege seg, og velg brettet du vil flytte det til fra rullegardinmenyen.
Et annet alternativ for store prosjekter innebærer også å lage en sjekkliste. Det er en god vei å gå hvis du har en ide om hva du vil gjøre med prosjektet ditt, men ikke er klar til å legge mye arbeid i det.
Du kan opprette en grov liste over elementer i en sjekkliste som plassholder. Tenk på det som idédugnad for innboksen din, bare dette er potensielle underprosjekter. Når du er klar, kan du flytte kortet til et annet brett. Og du kan gjøre hvert element i sjekklisten om til et nytt kort.
Hold systemet i gang
Å komme i gang med GTD er enkelt; du kan gjøre det på en time eller to. Men du må vedlikeholde systemet, ellers vil det mislykkes deg. Sjekk inn med GTD Trello-kortet en eller to ganger i uken. Dump dine nye tanker i innboksen og revurder elementene i hver av listene dine. Finn ut om de fortsatt er på rett sted eller ikke.
Når du er ferdig med prosjekter, har du to alternativer. Du kan slette kortet hvis du ikke trenger å vite mer om det. Eller hvis du vil ha oversikt over tidligere prosjekter, kan du opprette en "Ferdig" -liste og flytte ferdige prosjekter dit.
Dette systemet kan også hjelpe deg med å planlegge uken. Du kan legge til en annen liste kalt "To-do Next". Denne listen er for prosjekter du planlegger å jobbe med i løpet av de neste dagene eller i løpet av den kommende uken. Hvis du sjekker Trello-tavlen søndag kveld eller mandag morgen, kan du planlegge arbeidet ditt for uken da.
Gjør dette systemet ditt. Du trenger ikke å følge GTD til punkt og prikke hvis det ikke fungerer for deg. Bland det gjerne sammen og prøv forskjellige metoder. Det viktigste er at du holder på med det! Sett en kalenderpåminnelse hvis du må, da systemet bare fortsetter å fungere hvis du fortsetter å jobbe med systemet.
Slik bruker du den japanske prosjektledelsesteknikken til Kanban for å optimalisere arbeidsflyten din i en gruppe eller solo.
- Produktivitet
- Samarbeidsverktøy
- GTD
- Oppgavebehandling
- Trello
- Produktivitetstips
Lee er en heltids nomad og en polymat med mange lidenskaper og interesser. Noen av disse lidenskapene dreier seg om produktivitet, personlig utvikling og skriving.
Abonner på vårt nyhetsbrev
Bli med på nyhetsbrevet vårt for tekniske tips, anmeldelser, gratis e-bøker og eksklusive tilbud!
Ett steg til…!
Bekreft e-postadressen din i e-posten vi nettopp sendte deg.