Google Doc kan virke grunnleggende på overflaten, men skyproduktivitetsverktøyet har mange oversett funksjoner som kan hjelpe deg med å gjøre mer på jobben.
I denne artikkelen ser vi på flere Google Doc-funksjoner som du sannsynligvis ikke visste om, og hvordan du kan bruke dem til å spare tid på å lage innhold.
Vær oppmerksom på at disse funksjonene stort sett er tilgjengelige på desktopversjonen av Google Docs-verktøyet. De som også kan brukes på mobilversjonen vil bli indikert.
1. Stemmeskriving
For å bruke stemmetypefunksjonen, åpne et dokument og klikk Verktøy fra menylinjen øverst på siden. Å velge Stemmeskriving fra rullegardinmenyen.
En mikrofon dukker opp på skjermen din, med en språkmeny der du kan velge ditt foretrukne talespråk. Når du er klar til å snakke teksten, klikker du på mikrofonen eller trykker på Cmd + Shift + S (hvis du bruker Mac) eller Ctrl + Skift + S (hvis du bruker en Windows-PC) for å starte opptaket.
For å legge til tegnsetting mellom tekst, si navnet på tegnsettingstegnet du vil legge til, for eksempel 'punktum', 'komma' eller 'spørsmålstegn'. Du kan gi formateringsinstruksjoner som "ny linje" eller "nytt avsnitt", eller "slutte å lytte" hvis du vil ta en pause fra stemmeskriving, og "gjenoppta" når du er klar til å fortsette.
Slå opp de avanserte redigeringskommandoer fra dette liste over kommandoer på Googles støtteside.
Du kan også bruke denne funksjonen til å transkribere lyd. Bare spill av lyden (fra telefonen eller en hvilken som helst annen enhet) til stemmen til tekst, og den skal skrive den ut for deg. Det kan hende du må gjøre noen endringer, men du har spart mye tid.
I slekt: Google Doc-tips som tar sekunder og sparer deg tid
Lær noen hemmeligheter som vil øke Google Docs-produktiviteten din ved hjelp av disse raske og enkle tipsene.
Stemmetypefunksjonen er bare tilgjengelig på skrivebordet, men den fungerer bare i Chrome-nettleseren.
2. Frakoblet redigering
Mange elsker Google Dokumenter for sin øyeblikkelige lagring til sky-funksjon, men det kan være upraktisk hvis du ikke har tilgang til internett på en stund. Den gode nyheten er at du fremdeles kan få tilgang til og redigere filene dine offline.
Denne funksjonen er bare tilgjengelig på Google Chrome, og du må installere og aktivere Google Docs Offline Chrome-utvidelse. Sørg også for at du ikke surfer i privat modus.
Denne funksjonen må settes på plass når du er online, men når den er ferdig, kan du skrive og redigere tekst offline, så blir de lagret i skyen når du får tilgang til internett. Dette er hvordan.
For å gjøre det mulig å åpne og lagre Google Docs-filer offline, Følg disse instruksjonene. Denne funksjonen er tilgjengelig på PCer, iOS og Android.
3. Spor / gjenopprett dokumentversjonshistorikk
Hvis du jobber med et dokument alene eller sammen med andre, kan du spore endringene i dokumentet ved hjelp av Versjonshistorikk-funksjonen.
Du kan også gjenopprette dokumentet til en tidligere versjon midlertidig eller permanent; en funksjon som kan være en livredder hvis du ved et uhell sletter deler av dokumentet og ikke kan bruke Angre for å gjenopprette dem.
Klikk på for å bruke versjonshistorikkfunksjonen Fil fra menylinjen, og velg Versjonshistorikk fra rullegardinmenyen. Du ser at du også kan gi navn til en versjon, så du kan bruke den til å holde rede på kontinuerlige endringer i dokumentet, spesielt hvis andre brukere gjør endringer i det samme dokumentet.
Denne funksjonen er bare tilgjengelig på skrivebordet.
4. Forslag og gjennomgang
Selv om det er flott å samarbeide med andre og redigere et dokument sammen, kan det være vanskelig (og rotete) å holde rede på endringene hver person har gjort.
Forslagsfunksjonen lar deg bare foreslå endringer hvis du ikke vil endre dokumentet helt. Dine forslag vil dukke opp til redaktøren som kommentarer på sidefeltet, og redaktøren kan gjøre øyeblikkelige endringer ved å godta forslaget. Du kan også fortsette samtaletråder med Svare, slik at du kan gi og motta tilbakemelding rett på dokumentsiden uten å måtte sende e-post frem og tilbake.
For å foreslå redigeringer, klikk på blyantikonet for redigeringsmodus øverst til høyre i det åpne dokumentet, og velg deretter Foreslår.
Klikk på for å se dokumentet uten forslagene Ser på. Du vil være i stand til å lese uten gjennomstrekk og popup-vinduer for kommentarer.
For å spare tid kan du godta eller avvise alle forslagene samtidig. Klikk Verktøy, og velg deretter Gå gjennom foreslåtte endringer. Klikk Aksepter alt eller Avvis alle.
Denne funksjonen er bare tilgjengelig på skrivebordet.
5. Legg til skrifter
Hvis du noen gang vil stiliser teksten din for å passe meldingen din, kan du også gjøre det med Google Dokumenter. Bortsett fra de 24 standardskrifttypene som allerede er programmert i Google Docs-verktøyet, kan du legge til flere kule skrifttyper etter eget valg for å forsterke teksten visuelt.
For å legge til skrifttyper, klikker du bare på Skrifttyper på menylinjen og velg Flere skrifttyper. Velg så mange skrifttyper du vil fra den medfølgende samlingen.
Denne funksjonen er bare tilgjengelig på skrivebordet.
6. Sammenlign dokumenter
Dette er en annen funksjon som du kan bruke til å holde rede på endringer som er gjort av et dokument av deg selv eller en samarbeidspartner. Det er spesielt nyttig for store dokumenter, og som navnet antyder, kan du sammenligne to dokumenter for å se forskjeller mellom dem.
For å bruke denne funksjonen, åpner du basisdokumentet du vil sammenligne for, og klikker deretter på Verktøy og velg Sammenlign dokumenter.
I dialogboksen som dukker opp, velger du dokumentet du vil sammenligne det mot fra Drive, og klikker Sammenligne. I Attributt forskjeller til feltet, skriv inn navnet på samarbeidspartneren som vil være forfatter av de foreslåtte endringene i det endelige dokumentet.
Forskjellene vil vise på samme måte som de gjør i Foreslår modus vi diskuterte ovenfor, og du kan også godta eller avvise endringer.
Denne funksjonen er bare tilgjengelig på skrivebordet.
7. Finn og erstatt
Hvis du noen gang trenger å erstatte flere forekomster av en feil i teksten din, gjør Google Dokumenter det enkelt å gjøre det med Finn og erstatt-funksjonen.
For brukere som er kjent med Finn og erstatt-funksjonen i Microsoft Word, fungerer dette akkurat det samme.
For å finne et bestemt ord eller en bestemt setning i dokumentet ditt, bruk snarvei Ctrl + F på en Windows-PC eller Kommando + F på en Mac. Skriv inn ordet i feltet "Finn i dokument".
For å erstatte den funnet teksten, klikk på de tre punktene på høyre side og velg Finn og erstatt.
Skriv deretter inn teksten i Finne feltet, og erstatningsteksten i Erstatt med felt. Bla gjennom tekstforekomstene med markøren opp og ned, og klikk Erstatte å bytte dem ut hver for seg. Eller klikk Erstatt alle for å erstatte all den valgte teksten samtidig.
8. Bruk en ordbok
For å hjelpe deg med å konsentrere deg og unngå å måtte bytte mellom faner når du leter etter betydningen av et ord, har Google Dokumenter en ordbok i appen.
Når du skriver og trenger å slå opp et ord, markerer du ordet, høyreklikker og velger Definere fra menyen. Ordbok-verktøyet vil søke etter definisjonen av ordet på internett, og det vil vises på høyre side av skjermen.
9. Legg til språk aksenter
Si farvel med å huske hurtigtaster for aksenter, eller kopier / lim inn bokstaver med aksent fra andre dokumenter.
Du må laste ned for å bruke bokstaver med aksent “Easy Accents” -tillegget. Den lar deg sette inn aksenter for 20 forskjellige språk direkte fra en sidefelt i dokumentet.
Last ned Google Doc-tillegget ved å åpne Verktøy menyen, og klikk deretter på Tillegg og Få tillegg. I Google Marketplace-boksen som dukker opp, søk etter Enkle aksenter og klikk på den blå installasjonsknappen for å legge den til i Google Docs-tilleggssamlingen.
Etter installasjon klikker du på Tillegg -menyen for å velge Easy Accents-tillegget og begynne å legge til riktige aksenter på alle dine fremmede ord.
Dette tillegget er bare tilgjengelig på stasjonære datamaskiner, men mobile tastaturer støtter vanligvis språkakenter, slik at du kan skrive tekst med aksentmerker på telefonen din uten tillegget.
10. Lag egendefinerte snarveier
De fleste er kjent med Microsoft Word-snarveier, men du kan også lage dine egne snarveier i Google Dokumenter. Klikk på for å lage tilpassede snarveier Verktøy> Innstillinger> Erstatning. Du vil oppdage at det allerede er noen få brøker og symbolsnarveier (som å endre 3/4 til ¾), men legg gjerne inn noen av dine egne.
Denne funksjonen er bare tilgjengelig på skrivebordet.
Gjør mer med Google Dokumenter
Nå som du har lært deg disse Google Docs-verktøyene, kan du bruke dem når du oppretter ditt neste dokument. Forhåpentligvis gjør de ting enklere for deg!
Disse tidsbesparende Google Docs-malene hjelper deg med å fullføre dokumentene dine i stedet for å slite med å sette dem sammen.
- Internett
Keyede Erinfolami er en profesjonell frilansskribent som brenner for å oppdage ny teknologi som kan forbedre produktiviteten i dagliglivet og arbeidet. Hun deler sin kunnskap om frilans og produktivitet på bloggen sin, sammen med hete tar på Afrobeats og Pop Culture. Når hun ikke skriver, kan du finne henne å spille Scrabble, eller finne de beste vinklene for å ta naturbilder.
Abonner på vårt nyhetsbrev
Bli med på nyhetsbrevet vårt for tekniske tips, anmeldelser, gratis e-bøker og eksklusive tilbud!
Ett steg til…!
Bekreft e-postadressen din i e-posten vi nettopp sendte deg.
