Vi bruker for mye tid på å administrere e-post, sier Microsoft

Føler du at den uendelige strømmen av e-post absorberer all produktivitetstiden din? Det er ikke bare deg; Microsoft har oppdaget at vi i gjennomsnitt bruker 11 timer av arbeidsuken vår på å sjekke og svare på e-post.

Microsofts funn av e-postvaner

Microsoft-studien ble presentert den Calcalist Tech. Rapporten viser at e-poster tar 28 prosent av de ansattes tid, inkludert lesing og svar på dem.

Det er verdt å merke seg at denne allerede betydelige delen av tiden ikke inkluderer andre sosiale medier, for eksempel Teams og Slack. Dette betyr at vi bruker mye arbeidstid på korrespondanse.

Dr. Tomer Simon, nasjonal teknologioffiser hos Microsoft Israel, sa dette om saken:

Når det gjelder flommen av e-post, var vi vitne til at en ansatt i gjennomsnitt mottar 620 i uken, hvor hver e-post tar omtrent minutt av tiden deres, skader dette produktiviteten fordi e-posten kanskje ikke engang krever at den ansatte tar grep, og de var ganske enkelt på den. Vi forsker mye på denne typen data i et forsøk på å øke ansattes produktivitet.

En nødvendig ondskap for ansatte?

Simon forklarer at mens e-post er et enormt tidsavbrudd for ansatte, er svaret ikke så enkelt som å stenge selskapets innbokser. Mens sosiale medier har tatt av det siste tiåret for forbruker-virksomhetsinteraksjon, er det fortsatt tilfelle å sende konfidensiell informasjon via e-post.

Som sådan er veien videre å håndtere e-postene dine bedre. Simon sier at det å ikke sende ut e-postmeldinger ikke er svaret, da det lar seg hente problemet. I stedet anbefaler han å utføre det som kalles en "e-post triage", som ofrer de mindre viktige e-postmeldingene for å svare på presserende henvendelser.

En slik teknikk bruker aggressiv merking og sortering til organisere og administrere innboksen din. Ved å gjøre dette vet du hvilke e-postmeldinger de kan kaste og hvilke du trenger å svare på så snart den lander i innboksen din.

5 måter å rengjøre på e-post for å organisere og administrere innboksen din

Tar e-post mer tid enn det burde? Organiser og tem innboksen din slik at du får mer tid til andre ting.

Ikke la e-postene dine bli din e-fengsel

Microsoft har avdekket hvordan e-post kan ødelegge produktiviteten vår, men alt går ikke tapt. Ved å bruke e-post triage og ofre mindre viktige e-postmeldinger for å tilfredsstille de viktige, kan du ta kontroll over den svulmende innboksen din og gjenvinne timene på dagen.

Hvis innboksen din trenger mer av en trippel bypass enn en triage, ikke bekymre deg. Det er en måte å trimme en 20.000 bred innboks til å forme på bare 30 sekunder.

Bildekreditt: Marie Maerz / Shutterstock.com

Hvordan hugge ned en 20.000 e-postboks til null på 30 minutter

Gmail-innboksen kan vokse til å bli et dyr. Disse tipsene hjelper deg med å nå innboksen null i seks enkle trinn.

Om forfatteren