Slik filtrerer du i Excel for å vise dataene du ønsker

Så du har tusenvis av rader med data i et Excel-ark, og du vil skanne gjennom radene for å finne et mønster i kolonnene til dataene.

Du vet at du trenger et Excel-filter for å hjelpe deg med det, men du vet ikke hvordan du skal gjøre det. Her vil vi diskutere alle de beste måtene å filtrere Excel-arket ditt og vise dataene du trenger.

Hvordan filtrere i Excel

Anta at du har et Excel-ark med tre kolonner: aldersgruppe, region og antall salg. I så fall kan et Excel-filter være nyttig når du vil se salgsresultatene dine i en valgt region, basert på en bestemt aldersgruppe.

Excel-filtre kan også være nyttige når du vil opprette en mindre gruppe før plotte Excel-dataene dine på et diagram.

Hvordan lage et diagram i Excel

Har du aldri opprettet et diagram i Excel? Slik lager du et diagram i Excel og tilpasser det ved hjelp av de vanligste diagramtypene.

La oss ta en titt på følgende metoder for å filtrere data i Excel.

Hvordan filtrere basert på kategorier

Når du har åpnet databladet, klikker du på Excel-båndet Data.

Finn deretter Sorter og filtrer gruppe og klikk Filter. Dette setter en rullegardinknapp på hver kolonne i databladet.

For eksempel, hvis dataene dine har en kjønnskolonne, som er en kategorisk variabel, kan du bestemme deg for å filtrere dataene dine for kun å se kvinnelige oppføringer.

For å gjøre det, klikk på rullegardinknappen på den kategoriske valgte kolonnen (kjønn i dette tilfellet). Fjern merkingen for alt i menyen som vises ved å klikke på Velg alle eske. Velg deretter verdiene du vil filtrere dataene etter, og klikk OK.

Denne operasjonen filtrerer dataene basert på kvinnelige lister, eller hva dine kategoriske data du valgte. Du kan deretter sjekke nedre venstre hjørne av Excel-filen for å se antall poster på det aktuelle filteret.

Selv om dette alternativet også fungerer for tall, er det vanligvis ineffektivt og skremmende. Det er fordi tall kan ha et bredere spekter av verdier. Det tar tid å krysse av den lange listen.

Hvordan bruke tallfiltre i Excel

Noen ganger vil du kanskje filtrere basert på et bestemt tallområde.

Klikk på for å bruke tallfilteret Filter i båndet. Klikk deretter på rullegardinknappen øverst i kolonnen som inneholder tallene du vil filtrere.

Gå til neste meny Antall filtre og velg ønsket valg fra alternativene som dukker opp.

Hvis du for eksempel vil filtrere kolonnen basert på alle tall som er mindre enn eller lik et bestemt tall, fra Antall filtre valg, velger du Mindre enn.

Du kan også bruke Og/Eller seksjon for å legge til et andre filter for tallene dine.

Klikk OK når du er ferdig.

Mange nummerbaserte filteralternativer er tilgjengelige. Du kan leke med dem for å se hvordan de fungerer.

Hvordan bruke avanserte filtre i Excel

Excels avanserte filtermetode gir en mer fleksibel måte å filtrere data på. Med det avanserte filteret kan du skille det filtrerte resultatet fra kildedataene ved å lime det inn i det samme arket eller i et nytt Excel-ark.

For å bruke det avanserte filteret, opprett en ny kolonne på høyre kant av arket ditt. Denne nye kolonnen er der du angir filtreringskriteriene. Du kan legge igjen et mellomrom mellom denne kriteriekolonnen og den siste kolonnen i kildedataene dine for å skille dem hvis du vil.

I kriteriekolonnen skriver du inn det eksakte navnet på kildedatakolonnen du vil filtrere. et bedre alternativ er å kopiere og lime inn kolonneoverskriften for å unngå feil.

I neste rad skriver du inn verdien du vil filtrere dataene etter for den kolonnen. Hvis du for eksempel vil se dataene for alle menn i kjønnskolonnen i kildedataene, skriver du inn "mann" under "kjønn" i kriteriedelen.

Du kan opprette flere kriteriekolonner for å filtrere etter hvis du vil. For å gjøre det, kopier kolonnenavnene du ønsker fra hoveddataene og lim dem inn etter den første kriteriekolonnen.

Skriv inn dataverdien du vil filtrere etter, under hver kolonneoverskrift.

Du kan bruk boolske funksjoner i Excel som mindre enn () som kriterier for filtrering av tall.

Når du har fulgt prosessen ovenfor, velger du Data i Excel-båndet. Innen Sorter og filtrer gruppe, klikk Avansert.

I menyen som åpnes klikker du på pil opp ved siden av Listeområde felt og velg hvilken del av dataene du vil filtrere. Eller ignorere Listeområde felt hvis du vil bruke filteret på alle dataene dine.

Deretter plasserer du markøren i Kriterier felt og marker kriteriekolonnene du opprettet tidligere: overskrifter og verdier.

Klikk OK for å bruke filteret.

Hvordan lime inn de filtrerte resultatene med den avanserte filtermetoden

Som vi nevnte tidligere, kan du også bruke det avanserte filteret til å skille resultatet og lime det inn et annet sted i samme ark eller i et nytt Excel-ark.

For å gjøre det, gjenta prosessen ovenfor for å filtrere data med den avanserte metoden. Imidlertid, denne gangen, i Avansert filter menyen, velg Kopier til et annet sted.

Deretter plasserer du markøren i Kopier til feltet og velg hvilken som helst celle i Excel-arket, og klikk deretter OK.

Denne operasjonen kopierer det filtrerte resultatet og limer det inn på det valgte stedet i Excel-arket.

Hvordan vise det filtrerte resultatet med valgte kolonner i Excel

Hvis du bare vil se valgte kolonner i de filtrerte dataene, markerer du kolonneoverskriftene og kopierer dem.

Deretter limer du inn overskriftene hvor som helst i samme ark, der du vil se det filtrerte resultatet.

Gjenta prosessen ovenfor for å skille filtrerte resultater med den avanserte filtermetoden. Men denne gangen, når du først kommer til Kopier til markere overskriftene du limte inn.

Klikk deretter OK for å se det filtrerte resultatet under disse overskriftene.

Hvordan bruke avanserte filtre for å lime inn det filtrerte resultatet i et nytt Excel-ark

Hvis du vil lime inn de resulterende dataene i et nytt ark, klikker du på Legg til (+) -knappen nederst til venstre på Excel-arket for å åpne et nytt ark.

Klikk på en hvilken som helst celle i det nye arket for å aktivere det.

Å velge Data fra båndet, og klikk deretter på Avansert å lage Avansert filter menyen dukker opp. Velg Kopier til et annet sted alternativ.

Plasser markøren i Listeområde felt og hopp inn i arket som inneholder kildedataene. Marker deretter hele kildedataene.

Deretter plasserer du markøren i Kriterier felt, markerer du kriteriene du opprettet tidligere i kildedataarket.

Velg Kopier til felt. Velg deretter en hvilken som helst celle på det nye arket igjen. Klikk OK å lime inn det filtrerte resultatet på det nye arket.

Merk: For at dette skal fungere, må du sørge for at du aktiverer målarket ved å klikke på en celle i det først.

I slekt: Hvordan flette Excel-filer og ark

Få mest mulig ut av Excel-filtre

Mens det er andre alternativer for filtrering av data, er Excel et av de mest allsidige produktivitetsverktøyene rundt. Selv om Excel-filtre kan bli litt forvirrende, er det enkelt når du mestrer disse triksene.

Vi har diskutert de vanligste måtene å filtrere data i Excel her, men det er enda mer avanserte alternativer tilgjengelig hvis du spiller med det avanserte filteret. Når det gjelder å analysere dine filtrerte data, kan det hende du også trenger bruk av en Excel-formel.

15 Excel-formler som vil hjelpe deg med å løse problemer i det virkelige liv

Excel er ikke bare for bedrifter. Her er flere Microsoft Excel-formler som vil hjelpe deg med å løse komplekse daglige problemer.

Om forfatteren