De beste automatiseringsverktøyene som lar frilansere gjenvinne tiden sin

Å være frilanser krever mye admin for å holde virksomheten din i gang og lønnsom. For å sikre en jevn strøm av kunder, må du annonsere tjenestene dine, svare på spørsmål og følge opp tidligere potensielle kunder. Når du har landet noe arbeid, må du følge med på møter og e-poster, og til slutt er det fortsatt spørsmål om fakturering.

All denne administratoren kan noen ganger ta over dagen og ikke gi deg tid til det faktiske betalte arbeidet ditt. Med forskjellige automatiseringsverktøy kan du imidlertid spare tid, unngå feil og redusere stresset med å drive en frilansvirksomhet.

1. Nevne: Lytt og studer publikum

Sosiale medier spiller en stor rolle i å annonsere frilansetjenester og bestille nye kunder. Det er flere verktøy for å hjelpe deg med å planlegge innleggene dine på sosiale medier, til og med slik at du automatisk kan legge om eller kurere innlegg fra andre kilder.

4 måter å planlegge innlegg på flere sosiale medieplattformer samtidig

Hvis du vil legge ut det samme innholdet på tvers av flere sosiale nettverk samtidig, er dette verktøyene du trenger.

Men før du begynner å planlegge sosiale medier, må du vite hva du bør publisere for å tiltrekke deg nye kunder. Den beste måten å gjøre det på er med et sosialt lytteverktøy som hjelper deg med å studere både fagfeltet og konkurrentene dine.

Den gratis versjonen av Mention lar deg sette opp ett varsel som sporer nyhetssider, blogger, fora og sosiale medier. Dette varselet kan spore nevnelsene for ditt eget merke, se på konkurrentene dine eller se etter spesifikke nøkkelord relatert til ditt felt.

I stedet for å registrere deg for forskjellige nyhetsbrev og kontinuerlig søke på nettet, kan du lære om hva som trender innen ditt felt alt på ett sted. Nettstedets gratis plan lar deg også planlegge innlegg på tre sosiale profiler - ytterligere automatisering av denne oppgaven.

2. Rolig: Bokmøter med letthet

Møter er en stor del av å lande nye kunder, samt administrere pågående prosjekter. I begynnelsen, når en klient ikke er sikker på at tjenestene dine er akkurat det de trenger, kan et kort introduksjonsmøte bidra til å forsegle avtalen. Senere er møter en fin måte å løse misforståelser og justere forventningene på.

Planlegging av møter kan imidlertid bli et tidkrevende arbeid. Å sørge for at alle er tilgjengelige samtidig, spesielt i forskjellige tidssoner, kan skape en uendelig frem og tilbake via e-post. Det er flere apper der ute som tar for seg planleggingsmøter, men vår favoritt er Calendly.

Den gratis versjonen tilbyr integrering i Google Kalender eller andre populære kalendere, som lar deg dele tilgjengeligheten din uten å offentliggjøre din personlige tidsplan.

Du kan ganske enkelt sende kalendekoblingen din til den du ønsker å møte, så velger de fra tidspunktene du har valgt som tilgjengelig - vises i deres lokale tidssone. Arrangementet vises da i alles kalender.

Programvaren integreres med online konferanser som Zoom og Microsoft Teams, og sparer deg tid til å lage en lenke til hvert møte. Den sender også påminnelses-e-post før avtalen, for å sikre at alle kommer i tide. Hvis du har et personlig nettsted, kan du legge det til der også.

E-post er en annen tidsbegynner - fra potensielle kunder som spør om tjenesten din til eksisterende kunder som ønsker en statusrapport. Mange av disse e-postmeldingene blir ganske repeterende. Heldigvis, hvis du bruker Gmail, er det ikke bare en måte å lage maler på, men også en måte å sende noen av dem automatisk ved hjelp av filtre.

Først må du aktivere maler i de avanserte innstillingene. Etter det, skriv en ny e-post for å svare på hvert av de ofte stilte spørsmålene dine. I stedet for å lagre det som et utkast, velger du å Lagre utkast som mal i stedet. Hvis dette er noe du vil sende manuelt, kan du legge igjen mellomrom for detaljer som navn, prisoverslag og så videre.

For å sende en mal-e-post automatisk, må du opprette et nytt filter. Velg nøkkelord som er mest relevante for forespørselen, og i filterhandlingsmerket Send mal.

For eksempel kan et nøkkeluttrykk være "hvor mye koster gebyret ditt", som du vil ha en forhåndsskrevet e-post med detaljer om pakkene og tjenestene dine.

4. Zoho faktura: Chase Never Another Faktura

Mens noen frilansere velger å administrere kostnadene på et Excel-ark og bruke en standard fakturamal, er det en mye enklere og mer organisert måte å få betalt, med en en rekke faktureringsapper. Vår favoritt er Zoho Invoice, som har så mange funksjoner i sin gratis plan, at du kanskje aldri trenger å betale for det.

Du kan opprette en fakturamal med alle bankopplysningene og vilkårene som skal brukes med en hvilken som helst klient. Du kan også generere vanlige oppgaver med en bestemt pris, og sparer deg tid til å legge inn disse detaljene hver gang du produserer en ny faktura.

Når du er klar til å sende fakturaen, gir appen også en mal-e-post, som du kan endre hvis du trenger det. Hvis du velger å koble Zoho til et online betalingssystem (for eksempel PayPal), oppdaterer det fakturastatusen og sender en takke når du mottar betaling. Dette vil sikre at du vet hvilke kontoer som trenger oppfølging.

Men selv oppfølging er lettere med Zoho, ettersom du kan angi en rekke automatiske påminnelser for ubetalte fakturaer, noe som sparer hodepinen ved å jage dem opp. Programvaren lar deg også spore tid for klienter der du tar betalt per time, og deretter generere en faktura ut fra det. Du kan til og med sette faste fakturaer for faste prisprosjekter.

5. Zapier: Automatiser alt annet

I alle ovennevnte apper har vi diskutert integrasjoner - hvordan en programvare kan koble til en annen for å skape enda mer automatisering. Men hva skjer når du vil koble til to apper som ikke har innebygd integrasjon? Inn kommer magiske Zapier.

Det vil ta en hel artikkel å snakke om de forskjellige alternativene som er tilgjengelige i Zapier. Kort sagt, det hjelper deg med å lage arbeidsflyter som involverer nesten alt på nettet, der du kan "sette det og glemme det."

For eksempel kan du dele nye Twitter-omtaler på Slack. Eller du kan sende oppfølging via e-post til nye Typeform-respondenter. Du kan til og med få nye Facebook-meldinger som SMS.

Mulighetene er uendelige, og med den gratis versjonen av Zapier kan du opprette opptil 100 oppgaver i måneden. Dette er mer enn nok til å automatisere en rekke handlinger, men du kan oppleve at du blir avhengig av å være praktisk med din frilansende administrator.

Hva bør du automatisere?

Det er så mange automatiseringsverktøy der ute, spesielt hvis du er klar til å betale en månedlig avgift. Disse kan gjøre frilanslivet ditt mye enklere, men bare fordi noe kan automatiseres, betyr det ikke alltid at det skal være.

Spesielt i frilansing kan det personlige preget komme langt. Kunder som henvender seg til frilansere for å få hjelp, ønsker vanligvis å bygge et arbeidsforhold - dette er en av grunnene til at de ikke valgte et byrå eller et stort selskap.

Oppgaver som e-post med første kontakt, planlegging av møter og oppdatering av ark kan automatiseres. Det er imidlertid viktig å investere litt mer tid på å bevise overfor klienten at du vil bli kjent med dem og at du bryr deg om arbeidet deres. Denne ekstra innsatsen vil få dem til å komme tilbake for mer.

Hvordan gjøre virksomheten din mer effektiv med smart automatisering

Du kan automatisere noen daglige oppgaver og gjøre virksomheten din mer effektiv. La oss se hvor enkelt det egentlig er.

Om forfatteren