Noen ganger kommer Excel-regnearket bort fra deg, og du kan oppdage at det er behov for en god opprydding. Et spesielt vanlig problem er å møte duplikatinformasjon i flere celler eller rader. Så her er noen enkle måter å finne og slette dupliserte data i Excel for å fikse det.
Hvordan finne dupliserte verdier i Excel
Det er god praksis å finne og markere dupliserte verdier i Excel før du sletter dem. Hvis du sletter verdiene permanent, fjernes de fra Excel-regnearket, så hvis du først fremhever dem, får du muligheten til å se duplikatene og sørge for at du ikke trenger dem.
I vårt eksempel vil vi bruke følgende regneark:
Vår fiktive bruker sporer alle fyllepennene hun har skrevet ut. Regnearket inneholder informasjon om pennen og fargen på blekk som for øyeblikket er i pennen. Men hun mistenker at hun ved et uhell kom inn i noen av pennene hennes mer enn en gang.
Den enkleste måten å identifisere dupliserte verdier på er å bruke betinget formatering. Følg disse trinnene for å markere dupliserte verdier ved bruk av betinget formatering:
- Velg cellene du vil se etter duplikater.
- Under Hjem klikk på Betinget formatering i Stiler gruppe.
- Å velge Fremhev celleregler> Dupliser verdier.
- En popup-rute vises og lar deg velge et stilformat for duplikatcellene.
- Når du er ferdig, klikker du OK.
Denne metoden fremhever duplikatene i hver kolonne eller rad. Som du kan se nedenfor, vises enhver bedrift, modell eller blekkfarge som er oppført mer enn en gang, uthevet.
For dette eksemplet må vi se på modellkolonnen for å finne dupliserte penner. Vi har to student-, 41- og preppy-penner. 41-årene har forskjellige blekk, så det er sannsynlig at de er forskjellige penner. Men student- og preppy-pennene kan være duplikater.
Som du kan se, er denne metoden ikke ideell.
Den finner hver enkelt dupliserte celle, men i dette tilfellet er vi bare interessert i å finne dupliserte rader. Du kan ha mange forskjellige penner fra samme firma med samme blekk. Men det er mindre sannsynlig at du har mer enn en penn som har samme firma, modell og blekkfarge.
I slekt: Formater automatisk data i Excel-regneark med betinget formatering
Excels betingede formateringsfunksjon lar deg formatere individuelle celler i et Excel-regneark basert på verdien. Vi viser deg hvordan du bruker dette til forskjellige daglige oppgaver.
Hvordan markere dupliserte rader i Excel med en tilpasset formel
Excel lar deg lage tilpasset betinget formatering med formler. Vi kan bruke denne metoden til å identifisere dupliserte rader. Å velge dette alternativet ligner på hvordan vi valgte duplikatverdiene ovenfor, bortsett fra i stedet for å velge Fremhev celleregler, å velge Ny regel i stedet.
Dette viser en popup-meny. Sett Stil til Klassisk, åpne deretter neste rullegardinmeny og velg Bruk en formel for å bestemme hvilke celler som skal formateres.
Formelen vi vil legge inn er:
TELLER ($ A $ 2: $ A $ 14, $ A2, $ B $ 2: $ B $ 14, $ B2, $ C $ 2: $ C $ 14, $ C2)> 1La oss se nærmere på denne formelen.
Betingede formler må gi et svar som enten er sant eller usant. Hvis svaret er sant, blir formateringen brukt. Denne ligningen stemmer når den teller mer enn en rad med samme informasjon.
For å sjekke radene for duplikater, velger formelen først en kolonne ($ A $ 2: $ A $ 14). Vi bruker den absolutte plasseringen fordi vi vil at alle skal bruke samme celleområde når vi vurderer rader for duplikater.
Den neste variabelen er målet vi ser etter en duplikatverdi ($ A2). Denne gangen brukes den absolutte plasseringen for kolonnen, men ikke raden. Dette gjør at formelen vår trinnvis kan sjekke hver rad.
Vi gjentar dette for hver kolonne i raden.
Når du har angitt formelen, ikke glem å velge en formateringsstil. Standard er ingen stil. Så selv om du gjør alt riktig, hvis du glemmer det trinnet, vil du ikke se resultatene.
Etterpå så bordet vårt slik ut:
Denne metoden fremhever bare hele radene som er duplikater. Når du har funnet alle duplikatene i Excel-regnearket, kan du bestemme om de må fjernes.
Hvordan fjerne duplikater i Excel
Det er enkelt å fjerne duplikater i Excel. Under Data fanen, i Dataverktøy gruppe, vil du finne et alternativ til Fjern duplikater. Dette verktøyet er veldig praktisk fordi det lar deg velge hvilke kolonner du vil sjekke.
For å bruke dette verktøyet, velg dataene dine og klikk deretter på Fjern duplikater.
Når du gjør det, vises en popup som lar deg velge hvilke kolonner du vil se etter duplikater. Hvis du Velg alle kolonner, fjerner den bare dupliserte rader.
Du trenger imidlertid ikke velge alle kolonnene. For eksempel, hvis jeg ønsket å vite hvilke blekk som for øyeblikket er i pennene, kan du velge Blekkfarge og fjern dupliserte farger. Dette vil etterlate den første pennen som bruker en ny farge og fjerne eventuelle påfølgende oppføringer.
Ved hjelp av Excels Fjern duplikatverktøy slettes automatisk duplikatoppføringene.
I slekt: Slik fjerner du tomme rader i Excel på den enkle måten
Hvis du bare vil fjerne dupliserte oppføringer midlertidig, men ikke slette dem, vil du kanskje filtrere dataene dine i stedet.
Slik filtrerer du ut duplikater i Excel
Filtre lar deg manipulere hvor mye av dataene dine som vises, uten å fjerne noen av verdiene. Du finner filteralternativene under Data kategorien i Sorter og filtrer gruppe.
Det er mange forskjellige måter å filtrere data i Excel på. Eksemplet nedenfor viser bare hvordan du filtrerer ut dupliserte verdier:
- Velg dataene du vil filtrere gjennom.
- Klikk Avansert i Sorter og filtrer Gruppe.
- I popup-vinduet aktiverer du alternativet å vise Bare unike poster.
- Klikk OK.
Filtrering av disse dataene gjør at Excel skjuler dupliserte rader. Så i vårt eksempel ble duplikatene Student- og Preppy-penner skjult.
Men duplikatdataene er ikke borte, de er bare skjult for visning. Dette er grunnen til at bordet vårt fortsatt er formatert i henhold til regelen vi opprettet tidligere, til tross for at ingen dupliserte penner vises.
Hvis du ser langs radnumrene, kan du faktisk se hvor de to radene er skjult. Radene hopper fra syv til ni og hopper igjen mellom 12 og 14. Dataene er ikke borte, de er bare utenfor syne.
Gjennomgang av hvordan du fjerner duplikater
Det første trinnet i å rydde opp i dataene dine er å identifisere duplikater. Fjerning av duplikater i Excel sletter dataene permanent. Å fremheve dem gir deg muligheten til å evaluere duplikatene først. Og hvis du er interessert i dupliserte rader, må du bruke betingede formateringsformler for å finne dem.
Og til slutt, hvis du ikke vil slette dupliserte data, bør du vurdere å bruke et filter i stedet. Dette skjuler dem fra visningen uten å fjerne dupliserte data fra Excel.
Gjør Excel-tabellene dine lettere å lese ved å markere annenhver rad i forskjellige farger med disse teknikkene.
- Produktivitet
- Regneark
- Microsoft Excel
- Dataanalyse
J. Seaton er en Science Writer som spesialiserer seg på å bryte ned komplekse emner. Hun har en doktorgrad fra University of Saskatchewan; hennes forskning fokuserte på å bruke spillbasert læring for å øke studentengasjementet online. Når hun ikke jobber, vil du finne henne når hun leser, spiller videospill eller hagearbeid.
Abonner på vårt nyhetsbrev
Bli med på nyhetsbrevet vårt for tekniske tips, anmeldelser, gratis e-bøker og eksklusive tilbud!
Ett steg til…!
Bekreft e-postadressen din i e-posten vi nettopp sendte deg.
