Gjør PDF-filene dine mer tilgjengelige og leservennlige med disse tipsene

Annonse

Å lage en PDF er en fin måte å sikre at dokumentet ditt blir lest akkurat som du skrev det. Uansett hvilken enhet som brukes Den enkleste måten å dele filer og bilder med venner fra alle enheterMen hvilken av de mange meldingsappene og sosiale medietjenestene der ute, hvilken tilbyr den mest intuitive fildelings brukeropplevelsen med både hastighet og sikkerhet i tankene? Les mer , vil filen din bli presentert akkurat som du forventer.

Hvis du vil at dokumentet skal leses, er det viktig å sørge for at det er leservennlig. Med mindre du tar deg tid til polere opp arbeidet ditt 4 metoder for å lage og redigere PDF-filer gratisAv alle de vanlige filtypene som finnes i vår databehandlingsverden, er PDF sannsynligvis en av de mest restriktive, samtidig som den er tilgjengelig for alle å bruke (først og fremst å lese) ... Les mer , er det ingen garanti for at publikum vil gi den riktig respekt når det er i deres hender. For effektiv og tydelig kommunikasjon må du lage et skarpt, kortfattet dokument.

Følg disse tipsene, så er du på god vei til en PDF-fil i profesjonell kvalitet, klar til sirkulasjon.

Forsikre deg om at dokumentet er merket

Merkelapper er en viktig del av å gjøre hvilken som helst PDF tilgjengelig. Du kan kanskje ikke se dem, men de er informasjonen som applikasjoner bruker for å avkode dokumentet og presentere, er som tiltenkt. Det er best å sjekke at tagging er aktivert før du oppretter en PDF slik at du kan være trygg på at den vil se nøyaktig ut som du vil ha den når en annen bruker åpner den.

Hvis du oppretter en PDF med et program som Adobe Acrobat, vil merking aktiveres som standard. Imidlertid kan det ikke være tilfelle hvis du bruker Microsoft Word 10 enkle Microsoft Word-hackere alle kan gjøreVår kunnskap om Microsoft Word testes hver gang vi får et dokument å jobbe med. Ethvert lite tips som læres underveis hjelper. Hva med ti triks til for den daglige produktiviteten din? Les mer . For å sjekke, gå til Acrobat Ribbon og velg Preferanser fra Lag Adobe PDF delen - du må kanskje installere Adobe Reader eller Adobe Acrobat for å se dette.

Her må du sørge for det Aktiver tilgjengelighet og reflow med merket Adobe PDF er krysset av. Når du oppretter en PDF i Word, bruker du nå Lagre som Adobe PDF alternativet i stedet for den grunnleggende funksjonaliteten som følger med Office-pakken.

Hvis dokumentet krever det, kan du også merke manuelt ved å bruke Adobe Acrobat. Imidlertid vil i de fleste tilfeller automatisk merking være tilstrekkelig.

Gjør teksten din engasjerende og leselig

Typografi er avgjørende for alle dokumenter som er tunge på tekst, så det er mye verdi for tiden du bruker på å formatere PDF-en. Finn en passende, leselig skrift De 8 beste gratis fontnettstedene for gratis skrifter på nettetIkke alle har råd til en lisensiert font. Disse nettstedene vil hjelpe deg å finne den perfekte gratis font for ditt neste prosjekt. Les mer og hold deg med det hele tiden. En sans serif-type font er sannsynligvis det beste alternativet, da det gir den lettest lesbare teksten.

Siden du kan stole på PDF-filtypen for å holde formateringen intakt, kan du benytte fet og kursiv type fullt ut. Hvis du vil trekke oppmerksomhet til a spesielt få ord, gjør dem dristige - Hvis det er en lang passasje du vil skille fra resten av dokumentet ditt, kan du sette det i kursiv.

Inkluder bilder som passende

Et langvarig PDF-dokument som ikke er fylt med annet enn side etter side med tekst, kommer til å slite leserne raskt. Kloke utvalgte bilder kan bryte opp den monotonien, og gjøre det lettere for publikum å ta på seg informasjonen du prøver å komme over.

Selvfølgelig bør dette ikke tas som årsak til skohjørnebilder uten rim eller grunn - det må virkelig være noe som supplerer teksten din. Hvis et bilde ikke stemmer med regningen, hvorfor ikke prøve å presentere noe av informasjonen din som et diagram eller et diagram Lag profesjonelle diagrammer og diagrammer med disse 6 gratis verktøyeneDiagrammer og diagrammer er ikke bare domene til kontorarbeidere og mennesker i næringslivet. Disse seks gratis online verktøyene gir deg kraften i umiddelbar visualisering. Les mer ? Med den rette betraktningen vil det tilføre litt variasjon uten å fungere som en distraksjon.

Nøkkelen her er at ethvert bilde du inkluderer må tilføre verdi, ellers legger du bare oppblåsthet til det samlede dokumentet. Ikke vent til du er ferdig med å skrive opp dokumentet for å ta hensyn som dette; tenk på å legge til visuell interesse når du lager filen.

Det er også verdt å huske at bilder kan vises feil, og at noen brukere kan bruke en tekst til tale 5 måter å få datamaskinen til å lese dokumenter til degKan du få datamaskinen til å lese høyt for deg? Selvfølgelig! Prøv disse tekst-til-tale-metodene og -verktøyene på din PC. Les mer program for å lytte til dokumentet ditt, i stedet for å lese det. Som sådan er det verdt å legge kortfattede bildetekster til ethvert bilde du bruker for å sikre at betydningen ikke går tapt.

Velg farger som minimerer øye belastningen

En ting som øyeblikkelig kan slå av en leser fra PDF-filen din, er belastningen på øynene. Svart tekst på hvit bakgrunn kan være ganske slitsom å se på i lengre perioder, så det kan være vel verdt å velge et mindre raspefarger.

Heldigvis er dette noe som er veldig enkelt å fikse. Naviger til Adobe Reader Redigere > Preferanser og velg tilgjengelighet kategori. Merk deretter av for Erstatt dokumentfarger og velg et sett tilpassede farger som vil være lettere for deg å lese over lengre tid.

Selv om dette er en enkel løsning når du jobber med dokumenter opprettet av andre, er det også noe du må tenke på når du lager dine egne PDF-er. Hvor lett det er å lese kan være forskjellen mellom at arbeidet ditt går ulest og poengene dine blir inntatt og forstått.

Vær oppmerksom på overføringsmetoder og enheter

Tilgang er et sentralt element i tilgjengeligheten - hvis en bruker ikke kan ta hendene på filen din, vil de ikke kunne lese den. Det er to hovedpunkter du må tenke på når du distribuerer en PDF; hvem den blir sendt til og hvordan de skal lese den.

Den første vurderingen vil variere fra sak til sak. For eksempel, hvis dette er et prosjekt for arbeid, er den beste måten å distribuere det sannsynligvis bedriftens foretrukne interne meldingssystem. Hvis du ønsker å målrette mot et bredere publikum, kan det være verdt å se nærmere på online fillagring som Dropbox Gjør Dropbox enda mer fantastisk med disse tidsbesparende snarveieneHvis du har klarert Dropbox med filene dine, kan du like godt gjøre alt du kan for å få mer ut av det. Begynn med å prøve ut de fantastiske snarveiene som er oppført her. Les mer for å sikre at hvem som helst kan få tilgang til dokumentet.

Enheten som leseren din skal vise PDF på er også viktig. Hvis det bare er datamaskinen deres, er det en viss grad av fleksibilitet med hensyn til hvordan de tar filen til den valgte PDF-leseren. Skulle de imidlertid ønske å bruke en eReader Gjør PDF-filene dine mer e-leservennlige med Briss Les mer , det er kanskje ikke en så enkel oppgave.

Hvis eReader er en Kindle, er det imidlertid en spesielt enkel måte å overføre dokumentet på. Finn ut enhetens Send-to-Kindle e-postadresse ved å gå til Administrer innholdet og enheten dins> innstillinger > Innstillinger for personlig dokumentasjon> Send til Kindle e-postinnstillinger. Bare send PDF-en som vedlegg til den adressen, så er den tilgjengelig for visning på Kindle.

Har du et godt tips for brukere som ønsker å gjøre PDF-dokumentene deres tilgjengelige? Gi oss beskjed om det i kommentarfeltet nedenfor.