Annonse
Hvis du noen gang måtte produsere skriftlig arbeid, vil du vite hvor mange nivåer dette kan være vanskelig. Det å vente på skrivende partner (er) eller fikse motstridende versjoner av et dokument, bør være det minste av bekymringene. Internett gjør tross alt samarbeidsskriving til en lek.
Etter å ha skrevet en 100-siders avhandling i et team på tre og brukt Google Drive, visste jeg at dette var sant. Likevel klarte jeg nylig ikke å presse Google Drive for å fullføre et dokument på mindre enn 10 sider i et team på fem. Vi endte opp med å sende Word-dokumenter frem og tilbake, noe som nesten gjorde meg gal. Hjelp teamet ditt med å unngå følgende problemer, ved å gå med a samarbeidstidsverktøy i sanntid Tekstbehandling i Google Dokumenter? 5 viktige tips å huske påI det meste av livet var Microsoft Word tekstbehandlingsverktøyet du kunne bruke hvis du skulle gjøre noe seriøst arbeid. Jada, det var alternativer som Corel WordPerfect og senere på OpenOffice, ... Les mer fra starten.
Venter på hverandre
Hva skjer når du ikke bruker et verktøy som støtter samarbeid i sanntid?
Du ender opp med å vente på hverandre. Bare en person kan skrive eller redigere dokumentet før neste person kan fortsette. Når du jager en tidsfrist, vil dette koste deg verdifull tid.
For effektivt samarbeid trenger teammedlemmer ubegrenset tilgang til dokumentet du alle jobber med. Dette vil tillate alle å skrive eller redigere på fritiden. Du vil finne at ingenting er kraftigere enn å bruke tid på å skrive sammen i sanntid på et enkelt dokument, spesielt hvis du ikke er i samme rom.
Sammen med dårlig kommunikasjon og å jobbe eksternt, å vente på hverandre kostet teamet mitt uker. Heldigvis trengte vi ikke å oppfylle en hard tidsfrist. Men det er ikke det verste problemet du kan forvente når du jobber i et eksternt team.
Messer opp formateringen av hverandres versjoner
Sjansen er at ikke alle dere bruker det samme operativsystemet, den samme tekstbehandleren eller den samme programvareversjonen. Dette kan rote ting og kaste bort timer med arbeidet ditt.
Du kan unngå formateringsproblemer ved å gi alle nøyaktig samme verktøy. Den enkleste måten å gjøre dette på er at alle skal jobbe i nøyaktig samme dokument på en operativ nøytral plattform, for eksempel en online tekstbehandler.
I teamet vårt hadde jeg skylden for dette problemet fordi jeg ikke bruker Microsoft Office. Hvorfor skulle jeg betale for Word, hvis jeg vanligvis bare trenger det for å åpne dokumenter og hvis det er mange gode gratis Office-alternativer De 7 beste gratis Microsoft Office-alternativeneMicrosoft Office er kongen av kontorpakker, men det betyr ikke at den er den rette for deg. Her er noen andre kontorpakker du kanskje vil like bedre! Les mer ? Dessverre gikk jeg med et alternativ - Libreoffice - som ikke spiller bra med Word.
Opprette konfliktfylte dokumenter og miste sporede endringer
Når folk ikke kan vente på hverandre fordi fristen nærmer seg, vil du ende opp med forskjellige versjoner av dokumentet. Til slutt må noen sette seg ned og slå sammen de forskjellige versjonene til ett dokument. Det er ikke bare bortkastet tid, men også en kilde til feil.
Når du dessuten synkroniserer motstridende versjoner til et enkelt dokument, vil du også ende opp med å miste minst noen av sporet endringer Hvordan samarbeide med sporendringer i Microsoft Word Les mer og kommentarer. Det kan avbryte det kollektive tanketoget og føre til misforståelser. Hvordan kan du unngå dette?
Etter min erfaring skjer ikke noe av dette når du bruker et samarbeidsverktøy. I teamet vårt ble folk utålmodige og den siste runden med tilbakemelding og redigering ble gjort samtidig. Dette betydde at én person måtte slå sammen alle dokumentene, noe som nesten førte til en pinlig feil.
Fordeler med samarbeidsskriving utover å unngå problemer
Samarbeidsskrivingsverktøy kan være tryggere enn å overføre filer over Internett.
På grunn av sikkerhetsproblemer (NSA et al.) Har mange institusjoner begrenset bruken av verktøy som Dropbox. Selv om Dropbox ikke er ideelt i utgangspunktet, unngår det en spesielt dårlig praksis: å sende frem og tilbake dokumenter via e-post.
Som regel, e-post er ikke veldig sikker 7 viktige sikkerhetstips for e-post du bør vite omInternett-sikkerhet er et tema som vi alle vet er viktig, men det ligger ofte langt tilbake i fordypningene i hodet og lurer oss selv til å tro at "det vil ikke skje meg". Om... Les mer for deling av dokumenter. Ikke bare e-post er lett å avskjære, du kan også glemme å inkludere noen eller ved et uhell velge en feil mottaker. Legg inn samarbeidsskrivingsplattformer, som kan løse alle disse problemene.
Hvis du ikke vil gå med tjenester fra store selskaper, som Google Disk eller SkyDrive (snart blir OneDrive), velg mellom mange alternative tekstbehandlere online 5 gode alternativer til Google-dokumenter du bør vurdereGoogle Docs har sine mangler. Kanskje du vil unngå Google for personvernhensyn. Eller du kan trenge forskjellige funksjoner. Vi fant fem gode alternativer, og ett av dem vil fungere for deg. Les mer . Seriøs om sikkerhet? Bruk et verktøy som EtherPad å sette opp din egen, selvbaserte, private og skybaserte samarbeidsskrivingsplattform.
Til slutt, som nevnt tidligere, er det et skikkelig rush å jobbe med et dokument mens man observerer de kreative innspillene fra andre samtidig. Det er da du kommer inn i terrenget til ekte samskaping og det er der teamånd blir født.
Hvordan samarbeider du om dokumenter og hvilke triks eller verktøy som har bidratt til å holde deg tilregnelig?
Bildetillegg: Man venter via Shutterstock
Tina har skrevet om forbrukerteknologi i over et tiår. Hun har en doktorgrad i naturvitenskap, en diplom fra Tyskland og en MSc fra Sverige. Hennes analytiske bakgrunn har hjulpet henne med å utmerke seg som teknologijournalist ved MakeUseOf, hvor hun nå administrerer søkeordforskning og drift.
