4 Mac Mail Produktivitetstips Alle fagfolk må vite

Annonse

Hvis du bruker en Mac på arbeidsplassen, bruker du sannsynligvis Mail-appen for e-postkommunikasjonen din. Dette innebygde macOS-verktøyet tilbyr fleksible funksjoner som gjør det til et nyttig verktøy for profesjonelle.

Kanskje du rett og slett ikke hadde tid til å utforske disse funksjonene, eller kanskje du er en ny Mac-bruker. Uansett kan denne listen over profesjonelle produktivitetstips for Mail on Mac hjelpe deg med å sette opp appen for å lykkes.

1. Bruk VIP-er for sjefen din eller klienten

Mails VIP-funksjon (tilgjengelig på Mac så vel som iOS) gir deg en flott måte å enkelt se e-post fra de viktigste kontaktene dine. På grunn av sin dedikerte postkasse er dette en praktisk måte å sikre at du alltid ser meldinger fra sjefen din eller klienten raskt.

Du kan sette opp VIP-ene og deretter gi dem tilpassede varslingslyder. På denne måten vet du at en innkommende e-post er fra en VIP, selv om øynene dine er et sted foruten skjermen.

Sett opp en VIP i Mail

Å betegne en kontakt- eller e-postsender som en VIP er så enkelt som noen få klikk:

1. Velg en e-post i Mail-appen fra avsenderen du vil lage en VIP.
2. Klikk på deres Navn i e-postteksten.
3. Velge Legg til VIP-er fra hurtigmenyen.

Når du har gjort dette, vil du se noen få endringer skje umiddelbart. For det første vil personens navn i e-postteksten nå ha en stjerne ved siden av. For det andre vil navnet og e-postene deres vises i din VIPs postkasse.

Konfigurer en tilpasset VIP-varsling

Selv om denne delen er valgfri, kan den være ganske nyttig. Du kan konfigurere en tilpasset varslingslyd for e-postmeldinger som kommer fra de på VIP-listen din ved å følge disse trinnene:

1. Klikk Post > Preferanser fra menylinjen og gå til regler fane.
2. Klikk Legg til regel.
3. Gi din regel a Navn og forlate Hvis [noen / alle] av følgende betingelser er oppfylt satt til noen.
4. Velg tilstanden Avsender er VIP.
5. Velg handlingen Spill lyd. Velg deretter lyden du vil bruke i boksen til høyre.
6. Klikk OK. I den påfølgende boksen der du spør om du vil bruke regelen på meldingene i innboksen, kan du velge Ikke søk.

Når hodet ditt er nede i å gjennomgå et dokument, vet du når en VIP-e-post kommer bare ved lyden.

2. Opprett e-postgrupper for lag eller ansatte

Hvis du jobber med et prosjektgruppe hver dag eller e-post medarbeiderne dine ofte, bruker du en gruppe for disse kontaktene det enkelt å sende dem alle på en gang. Selv om du må bruke Kontakter-appen for å opprette gruppen din, kan du deretter bruke Mail-appen til å sende e-postene dine til dem.

Lag din gruppe

For å starte, åpner du Kontakter-appen på Mac-en. Du har da et par raske måter å opprette gruppen på:

• Klikk Fil > Ny gruppe fra menylinjen eller klikk på pluss tegn som vises ved siden av en av kontaktkategoriene dine, for eksempel iCloud eller Gmail. Gi den nye gruppen navn og treff Komme tilbake. Du kan deretter dra kontakter fra forskjellige steder til den nye gruppen.
• Velg alle kontaktene du vil ha i gruppen. Du kan klikke på det første og deretter holde nede Kommando og klikk hver ytterligere. Velg deretter Fil > Ny gruppe fra utvalget i menylinjen og navngi gruppen din.

Opprett en gruppe-e-post

Når gruppen din er konfigurert i Kontakter-appen, er det en lek å adressere en e-post til dem. I tillegg kan du gjøre det i Kontakter eller Mail-appen.

I Kontakt app, høyreklikk e-postgruppen og velg Send e-post til [gruppenavn]. Det nye meldingsvinduet i Mail-appen åpnes deretter med den gruppen i Til felt.

I Post app, begynne å skrive navnet på gruppen din i To felt. Når gruppen vises i listen over forslag, klikker du på den.

Uansett hvilken vei du går for å opprette den e-posten til gruppen, gjør dette tipset det praktisk å sende flere enkeltpersoner på en gang, spesielt hvis du ofte sender meldinger til de samme personene.

3. Sett opp postregler for prosjektemails

Hvis du konfigurerer den tilpassede varslingslyden for VIP-ene som nevnt ovenfor, har du allerede gått inn på å bruke regler i Mail-appen. Men du kan gjøre så mye mer med de Mail regler for e-postene dine 6 Apple Mail-regler for å takle e-post for degOverveldet med e-post på din Mac? Apple Mails filtre gjør det enkelt å fokusere på de viktige meldingene og skjule søppel. Les mer enn bare å stille varsellyder.

Ved å sette opp postregler for e-postmeldinger knyttet til et prosjekt, eller til og med et bestemt emne, kan du få appen til å utføre handlinger automatisk. Dette er en fantastisk måte å organisere innboksen din ved å holde sammen lignende meldinger eller merke e-post på en bestemt måte for å oppdage dem raskt.

Flytt e-post til en mappe

For dette første eksemplet flytter vi alle e-postmeldinger for Project X til Project X-postboksen. Dette vil inkludere meldinger med uttrykket “Project X” i emnet, så vel som de fra prosjektmedlemmene til Project X Group.

1. Klikk Post > Preferanser fra menylinjen og flytt til regler fane.
2. Klikk Legg til regel.
3. Gi regelen et navn. For eksempel kan vi kalle det Prosjekt X e-poster.
4. Forlat Hvis [noen / alle] av følgende betingelser er oppfylt satt til noen slik at den fanger opp noen av betingelsene du setter.
5. Velg tilstanden Emne i den første nedtrekksboksen, inneholder i den andre, og skriv “Project X” i tekstboksen.
6. Klikk på pluss tegn til høyre for å legge til en annen betingelse.
7. Velg for neste tilstand Avsender er medlem av gruppen i den første nedtrekksboksen og Prosjekt X-gruppen (gruppen vi opprettet tidligere) i den andre.
8. Velg handlingen Flytt melding i den første nedtrekksboksen og Prosjekt x i den andre.
9. Klikk OK, kan du bestemme om du vil at den nye regelen skal gjelde for innboksen din ved å velge Ikke søk eller Søke om.

Merk e-postmeldinger med en farge eller et flagg

Kanskje du ikke vil flytte e-postmeldinger til en bestemt mappe, men heller vil kunne se dem raskt i innboksen. For å oppnå dette kan du bruke farger, flagg eller begge deler med postreglene.

Ved å bruke vårt prosjekt X-eksempel ovenfor, følg trinn en til syv for å sette opp dine forhold. Når du kommer til trinn åtte for handlingen, velger du ett eller begge av følgende:

• Sett en farge: I den første rullegardinmenyen velger du Sett farge, i den neste velger du Bakgrunn eller Tekst, og velg deretter en farge i det tredje.
• Merk som merket: I den første rullegardinmenyen velger du Merk som merket og i den neste velger du flaggfarge.

Fortsett med det siste trinnet ved å klikke OK og om du vil bruke regelen på innboksen eller ikke.

Med denne typen regler satt opp, kan du flytte meldinger automatisk eller se disse prosjekt-e-postene med et øyeblikk i innboksen.

4. Lag smarte postbokser for ubesvarte e-poster

Smarte postbokser i Mail-appen er som regler, på en måte. Du legger til forhold som gjelder innkommende e-postmeldinger, men i stedet for å flytte, merke eller spille av lyder, har Smart Mailboxes disse e-postene.

E-postene forblir i de opprinnelige innboksene, slik at de ikke forlater den aktuelle e-postkontoen. Imidlertid viser de også i Smart Mailboxes-området i sin egen postkasse.

Når du ser gjennom forholdene du kan gjelde for en smart postkasse, vil du sannsynligvis finne dem som vil være nyttige for deg. Men et utmerket eksempel er en postkasse for ubesvarte e-postmeldinger. Hvis du mottar mange e-postmeldinger hver dag som krever svar, kan du se dem alle på ett sted med en smart postkasse.

Slik konfigurerer du dette:

1. Klikk Postkasse > Ny smart postkasse fra menylinjen og gi postkassen et navn.
2. I Inneholder meldinger som samsvarer med [alle / alle] av følgende forhold, plukke alle. (Dette kan være annerledes for deg hvis du bruker Smart Mailbox annerledes.)
3. Velg tilstanden Meldingen ble ikke svart på i nedtrekksboksen.
4. Klikk på pluss tegn til høyre for å legge til en annen betingelse.
5. Velg for neste tilstand Dato mottatt i den første nedtrekksboksen og velg deretter er i dag i det andre. (Du kan også velge mellom alternativer som i går, denne uken eller forrige uke etter dine preferanser.)
6. Klikk OK.

Med dette Smart Mailbox-oppsettet kan du se gjennom det på slutten av hver dag for å se hvilke e-postmeldinger du ikke har svart på, slik at du aldri går glipp av muligheten til å svare.

Gjør mer med Mac Mail

Disse produktivitetstipsene for Mail-appen på Mac er bare starten på måtene å bruke den mer effektivt på. Du kan også se på noen måter å gjøre Mail til en bedre desktop e-postklient alt i alt.

Men hvis du fremdeles ikke er overbevist og vil se på andre e-postalternativer, kan du sjekke ut hvorfor du bør bruke Spark til å administrere Mac- og iOS-posten Hvorfor du bør bruke gnist for å administrere e-posten din på iPhone og MacSpark er en ny e-post-app, en som organiserer og prioriterer e-posten din for deg (og den er gratis). Les mer .