Hvordan slå e-avhengighet ved å spore innboksvaner

Annonse

Du: La meg sjekke e-posten min en siste gang.

Den irriterende indre stemmen: En gang til?

E-post kaprer dagene dine, og det lurer på det. Men hvem sier at du ikke kan gjenvinne kontrollen over tiden din? Alt du trenger å gjøre er å finne ut hvor mye tid du bruker på e-post akkurat nå og deretter finne måter å kutte den på.

Takket være apper som Mailstrom, the mye ettertraktet innboks null Gravet i e-post? Krym din massive innboks til null med poststrømVi har tilbudt en rekke løsninger gjennom årene for å administrere Gmail-kontoen din og for å rydde opp i en uoversiktlig innboks. Ingenting er mer praktisk enn en sentral online løsning som Mailstrom. Les mer er ikke lenger vanskelig å oppnå. Jeg nådde det for lenge siden. Det hindret meg ikke i å stirre på den tomme innboksen min hele dagen, og vente forventet på min neste e-post, i beredskap til å glemme den med en gang og holde innboksen min ren. Det virker anal-retensiv, men den typen e-besettelse er ganske vanlig for mange av oss. Så mye som vi kanskje prøver å benekte det, er avhengighet det ordet som passer til det vi har.

Som andre avhengighet, kan også denne takles, hvis du forstår hva som utløser det og gjør noe for å motvirke det.

Tidsspart = Tid opptjent

Du vet når noe er dårlig for deg. Men til du kvantifiserer de negative effektene, vil du synes det er vanskelig å gjøre overgangen til bedre vaner.

Når det gjelder e-post, hvis du sjekker det mellom oppgavene, begynner det å føles som en ikke-oppgave. Tiden du bruker på denne måten er ikke mer enn noen minutter med jevne mellomrom, og det er det som gjør det enkelt å ignorere den kumulative effekten. E-post ser ut til å være et nødvendig onde i disse tider, men det betyr ikke at du må la det føre livet ditt, eller at du ikke finner en måte å få det beste ut av.

Med mindre du setter den tapte tiden i perspektiv, vil rutinen for e-postkontroll fortsette å føles ufarlig i det større ordningen. Er det ikke noen apper for logging av e-posttid? Jeg trodde du aldri ville spørre. Selvfølgelig er det.

Det er forskjellige apper designet for å hjelpe deg med å spore tiden du bruker på individuelle aktiviteter på nettet. Bruk dem til å holde oversikt over e-postvanene dine og se resultatene i harde tall. De vil fortelle deg hvor det går bra med deg, og hvor du tuller.

Her er noen apper som kan hjelpe deg med å forstå hvordan dagen din svir av når du alt er pakket sammen i en samtale med innboksen din.

skarpt

Hvis for mye frem og tilbake e-post koster teamets arbeidstid, kan et automatisert tidssporingsverktøy som Crisply være akkurat det teamet ditt trenger. Spor nøyaktig hvor lenge teammedlemmene dine blir tvunget til å bruke å gå gjennom innboksen, og bruk disse dataene til å finne ut en bedre arbeidsflyt som ikke involverer så mye e-post. Enda bedre, bytte til et team-samarbeidstjeneste Slack Gjør gruppekommunikasjon raskere og enklereGruppemails kan virkelig drepe produktiviteten. Det er på tide å få postklienter til å hvile og bruke samarbeidstjenester som nylig lanserte Slack. Les mer som Slack, som vi i MakeUseOf har.

Crisply er gratis for personlig bruk. Team- og Enterprise-smakene er priset.

Pomodoro tidtakere

Hvis du er en fan av Pomodoro-teknikken, kan du få den til å spore e-postvanene dine ved å timing hver av e-sjekk-øktene og legge opp varighetene deres. Det er mange gode Pomodoro-apper som flyter på nettet. Vi anbefaler Tomato.es, en nettleserbasert Pomodoro-timer Pomodoro Web App Tomato.es er tidsstyring enkeltKan du ikke fokusere? Kom på jobb, nå. Tomato.es er en gratis Pomodoro-timer som du kan bruke direkte i nettleseren din - og det er muligens den beste slike app jeg noen gang har brukt. Pomodoro-teknikken er enkel: ... Les mer som forenkler tidsstyring. Det krever ikke registrering, men hvis du kobler den til Twitter-kontoen din, får du detaljert statistikk over Pomodoro-økter. Analyser statistikken for å se hvor mye tid du bruker på å lese og svare på e-postmeldinger.

Windows. Mac. Linux. Android. iOS. Du kan installere den populære tidssporingsappen Toggl på alle disse plattformene eller få tilgang til den fra det elektroniske grensesnittet. Registrer deg for å begynne å måle e-postbruken din.

RescueTime (vår gjennomgang Følg nøyaktig med på hva du gjør på datamaskinen og hvor lenge du har med RescueTimeHvis du bruker mye tid på å jobbe på datamaskinen din uten bedriftens Big Brother for å overvåke hva du gjør, kan det hende du synes du bruker litt mer tid enn du burde være ... Les mer ) er et annet fantastisk plattformverktøy for tidssporing. Det gir deg tilgang til detaljerte rapporter om datamaskinens vaner. Les dem for å finne ut om du er så produktiv som du tror du er. Hvordan ser e-postbruken din ut? Ikke så minimalt som du skulle ønske det skulle være? Sett deg et mål for å redusere det og arbeide med e-postvanene dine ved å bruke de enkle tipsene som presenteres i neste avsnitt.

Hva nå?

Når du har forstått hvor mye tid du bruker på e-post hver dag, og av hvor mye det overstiger det du har anser det som nødvendig, kan du ta effektive tiltak for å gjøre overgangen til en smartere arbeidsflyt via e-post. Her er noen trinn for å hjelpe deg i gang.

Lukk den innboksen i 5, 4, 3 ...

Hvis du holder innboksen åpen hele dagen, kan du ikke motstå å hoppe til den mellom oppgavene. Bruk begrepet chunking 8 nerdete oppgaver du kan chunk sammen for å øke produktivitetenMulti-tasking er en oppmerksomhetsdreper. "Chunking", er en annen type multi-tasking. Det er ikke nytt, og har eksistert under den geeky betegnelsen på batchbehandling i lang tid nå. Les mer til dine e-postrelaterte oppgaver og takle dem til bestemte tidspunkter. Bare en gang om dagen er flott hvis du kan trekke den av, to ganger er rimelig, tre ganger kan det være litt for mye. Fastsette en tidsbegrensning på innboks-sjekkingsøktene dine basert på gjennomsnittlig e-postadresse du må takle på daglig. Før du dykker ned i innboksen, må du stille en alarm for å minne deg på når tiden er ute, og følg den uten unntak.

Hold deg unna innboksen i et par timer etter at du har våknet og et par til før du legger deg. Lagre e-postaktivitetene dine i slike tider ettermiddagssenk etter lunsj 8 måter å slå ettermiddagsmarkedene produktivt når du jobber aleneGode ​​spisevaner og sovevaner hjelper. Planlagte arbeidsvaner hjelper til med det uunngåelige enda mer. Her er åtte enkle midlertidige løsninger når produktiviteten din kryper, øynene dine gliser og du kveler gjespen. Les mer , når du har lagt en bit av arbeidet ditt for dagen bak deg og når du ikke føler deg våken nok til å fokusere på virkelig arbeid.

Vil du aktivere skrivebordsvarsler? Nei takk.

Live-varsler forstyrrer strømmen din, tvinger uplanlagte pauser og gjør deg motvillig til å komme tilbake på jobb. Skyld det for nysgjerrigheten din for å lære hva innboksen din har i vente for deg. Si nei til de umiddelbare varslene. I stedet for å tillate deg å være prisgitt innboksen din, du bestemme når du vil motta informasjonen den har.

Gå tilbake til skrivebordet

E-postmarkedsførere finjusterer strategiene sine for å optimalisere e-postene deres for mobile dingser, fordi antallet mennesker som bytter stasjonære maskiner for å lese e-post øker hver dag.

Hvis du er en del av denne statistikken og ønsker å slå e-postavhengighet, må du avinstallere e-postappen fra den smarte enheten din og bytte tilbake til skrivebordet ditt for å sjekke e-post. Dette kan introdusere et nivå av innsats som ikke eksisterer når du har å gjøre med en gadget som smarttelefonen, og som bare kan ha en positiv effekt på e-postvanene dine. Det ser ut til å ha fungert bra for Jake Knapp, som startet a distraksjonsfritt iPhone-eksperiment et år siden.

Programmer hjernen din

I boka hans Hvordan mislykkes på nesten alt og fortsatt vinne stort, Dilbert-skaper Scott Adams kaller menneskesinnet en fuktig robot som man kan programmere. Det kan være lurt å programmere din for å minimere e-postkontrollen. Gjør det ved å bytte e-postavhengighet for en annen, om enn en som vil ha en positiv effekt på livet ditt. Jeg snakker om HabitRPG. Se hvordan HabitRPG gjør det å forbedre deg vanedannende HabitRPG gjør det bedre å bli vanedannendeEndre vanene dine til det bedre ved å knytte dem til utfordringer i et rollespill. Nivå opp for å gjøre ting du vet du bør og miste treffpoeng for å hengi deg til vaner du kjenner ... Les mer , og bruk den til å spille e-postvanene dine og styre dem i en sunn retning.

Klar til å klippe ledningen?

Med sin tilgjengelige for alle tilnærming har e-post spilt en stor rolle i å eliminere geografiske barrierer, men det har også blitt en blomstrende distraksjon som forhindrer deg fra viktigere ting i deg liv. Den gode nyheten er at hvis du klarer å kutte e-postledningen, gjenoppretter du mer tid fra dagen og kan til og med gi tid til personlige prosjekter For en travel dag: 10 krevende måter å finne tid til dine personlige prosjekterHar du en lidenskap som hemmelighetsfullt banker inni hodet ditt? Hva holder deg tilbake? Kanskje løper klokken etter en overveldende arbeidsdag og en times pendler. La oss stjele tid. Les mer .

Hvordan sporer du innboksvanene dine? Forandrer de seg til det bedre?

Bildetillegg: Ung student stresset via Shutterstock, Seier + Seier via Compfightcc, amsfrank via Compfightcc, matthias-uhlig.photography via Compfightcc // Alle bilder er derivater