Fremtiden er her

Annonse

Papirløs - et begrep som brukes ganske ofte nå dager. Men hva betyr det? Og i hvilken grad gjelder det? Det er klart vi alle fremdeles bruker papir til en viss grad til tross for fremskritt i teknologi, så hvordan kan vi gå helt papirløs?

Sannheten er, det vil sannsynligvis alltid være en form for papir, men problemet ligger ikke i å bruke papir selv, men i stedet ha bevissthet for mengden som brukes og metoder den brukes til. Nettversjon av instagram for stasjonær og datamaskin instagram Bla gjennom Instagram med den beste opplevelsen.

Alt i alt til tross for de papirløse tipsene som blir presentert for deg i denne artikkelen, er det til syvende og sist opp til deg å få det til å skje. Så mens du leser, tenk på deg selv hvordan du kan klare å gjennomføre dette i livet ditt. Hvis det er noe du føler at sannsynligvis ikke er noe for deg, i stedet for å lukke døren helt, kan du prøve å fundere på hva det kan ta for å få det til. Ofte er den opprinnelige tanken at den ikke vil fungere, men vanligvis etter noen seriøse tanker og dypere undersøkelser, kan du oppdage noen pene måter å få det til å skje.

Alternativer til utskrift og papirnotater

Det kan være gunstig å skrive ut, det er det ingen tvil om. Noen ganger er det fint bare å ha dokumentet i hånden og andre ganger er det nødvendig til også. Når det er tilfelle, er det viktig å vite det hvordan du holder utskriftskostnadene så lave som mulig Slik holder du utskriftskostnadene så lave som muligLa oss få dette rett ut - å skrive ut e-post og dokumenter er førsteklasses! Ikke bare koster det penger, det sløser også med ressurser, lagringsplass og tid. Faktisk blir halvparten av alle trykte sider aldri brukt ... Les mer . Imidlertid klikker vi ofte bare på utskrift uten å tenke to ganger. Hva skal vi egentlig gjøre med kvitteringen fra nettbutikken som vi nettopp trykket ut? Det er fint å ha det til postene, men gjør det egentlig trenger å skrives ut? Sannsynligvis ikke.

Skriv ut til PDF

“Utskrift” til PDF kan gjøres med en rekke verktøy - noen av dem er nettleser-plugins og andre er programmer. Vi har delt noen måter på MakeUseOf å gjøre det på PDF995 Konverter noe til PDF ved hjelp av PDF995 Les mer og Skriv ut til sider i Firefox Skriv ut sider til PDF: Bruk Firefox til å skrive ut websider til PDF-filer Les mer . Personlig bruker jeg Nitro PDF og anbefaler den på det sterkeste som PDF-leser. Det inkluderer også en "print to PDF" -applikasjon.

Imidlertid kan det hende du ikke engang trenge et program som gjør dette. Google Chrome kan lagre det du skriver ut rett på en PDF.

Andre alternativer er å bruke Google Cloud Print i Google Chrome for å lagre på Google Drive. Jeg kan også merke at Microsoft OneNote også har en funksjon som datamaskinen din gjenkjenner som en skriver og kan sende dokumentet dit.

Lagre som WWF, Redd et tre

Du er kanskje kjent med World Wild Fund for Nature (WWF). I deres "Tenk før du skriver ut" -bevegelse, har de tatt opp et stort spørsmål - unødvendig utskrift. At du kanskje blir papirløs, men hvordan kan du sikre at andre begynner også?

De har laget et filformat kalt WWF - en PDF som ikke kan skrives ut. Når du har installert programvaren, vil du kunne lagre filer i dette formatet. Formatet kan åpnes med hvilken som helst PDF-fil, men tydeligvis ikke skrevet ut.

Elektronisk signere dokumenter

Hvis signering av dokumenter er en stor grunn til at du skriver ut dokumenter, kan det være lurt å vurdere å signere dem på datamaskinen din. Det er enheter du kan kjøpe for å gjøre dette og programmer som hjelper deg enkelt å gjøre det. Mange PDF-lesere, for eksempel Nitro PDF eller Adobe (eSignatures), har funksjonene innebygd i seg. Men det er mange andre verktøy som kan gjøre dette også.

Inkluderer, men ikke begrenset til: Hellofax Ingen faksmaskin? Ikke noe problem - Enkelt å registrere og sende fakser fra datamaskinen dinTil den dagen vi endelig kan drepe fortidens gamle maskin, kan det hende du må sende en faks innimellom, men finne deg selv uten faksmaskin. Prøv HelloFax. Les mer , PDFPen, MyLiveSignatures MyLiveSignature: Lag din online signatur Les mer , DocShaker, MiddlePost, DocuSign og SignNow Signnow: Et enkelt og gratis elektronisk signaturverktøy Les mer . Valget er opp til deg hva du bruker, men jeg oppfordrer deg til å se nærmere på det hvis det er noe du gjør ofte. Hvis det er mer av "en gang i en blå måne" slags ting, er avveininga kanskje ikke så stor, men hvis du virkelig er ønsker å gå helt papirløst og det ville gjøre organisering av dokumentene enklere, så anbefaler jeg den.

Bruk smarttelefonen til notater

Kanskje du ikke har en smarttelefon (det har jeg heller ikke), og hvis du ikke vil jeg si det fra førstehåndserfaring at det ofte er vanskelig å gå helt papirløst. Imidlertid, hvis du har en smarttelefon, kan du virkelig dra nytte av dens "papirløse funksjoner". Den første fordelen med å ha en smarttelefon er ganske enkelt at du alltid har den. Dette betyr at du ikke trenger å lage klistremerker og gips dem over hele arbeidsområdet ditt. Bare opprett en lapp i telefonen din (det er mange apper som gjør dette), og du trenger ikke å bekymre deg glemme det papiret du la på skrivebordet ditt med handlelisten din, så og dets telefonnummer, etc.

Det er ofte muligheten til å angi en påminnelse for notater på smarttelefonen - klistremerker kan ikke gjøre det, spesielt hvis du taper eller glemmer å ta dem med deg.

Det samme kan selvfølgelig også brukes på nettbrett, men til tross for deres bærbare fordeler, er de ikke så mobile som en smarttelefon.

Klipp websider i stedet for å skrive dem ut

Til slutt, Evernote Web Clipper er et veldig nyttig verktøy for å lagre informasjon. Jeg vil utvide på Evernote litt mer senere, men dette verktøyet er utmerket. Det er tilgjengelig som nettleserutvidelse og bokmerke, men selvfølgelig trenger du en Evernote-konto for å bruke den - som du bør få! Web Clipper kan oppdage og lagre artikler eller valgt tekst. Dette betyr at du kan lagre akkurat det du vil lese og ingenting annet.

Å kutte ned på posten

Det er så mange ting som roter postkassen din, som fører til rot på skrivebordet ditt eller kjøkkenbordet - kontoutskrifter, regninger, magasiner, aviser, for ikke å snakke om nyhetsbrev og vanlig søppelpost. Hvordan blir du kvitt det hele? Vel, det er flere måter du kan kutte ned på post, innkommende og utgående.

Få kontoutskrifter via e-post

Det første du kan gjøre er å varsle banken din om at du ønsker å motta uttalelser per e-post. Jeg vet ikke om din, men banken min promoterer dette hele tiden - selv til folk som meg som allerede har aktivert det. Du trenger sannsynligvis ikke engang å snakke med banken din, men du bør kunne få tilgang til innstillingen på nettbankkontoen din.

Fyll ut skjemaer online

I stedet for å skrive ut skjemaer, fylle ut informasjonen og bruke porto for å sende den, tilbyr mange tjenester, til og med offentlige organisasjoner, muligheten til å fylle ut skjemaer og sende dem online. Mange ganger foretrekker de dette faktisk, så før du går inn i de overfylte regjeringsbygningene, kan du prøve å se om du kan fullføre oppgaven fra ditt komfortable hjem.

E-postfakturaer (for bedrifter)

Hvis du eier en bedrift, har du sannsynligvis mye mer papir å forholde deg til enn den gjennomsnittlige huseieren. En måte å redusere dette dramatisk på er å redusere mengden utgående post, f.eks. fakturaer. Selvfølgelig er det mange andre dokumenter også, men fakturaer ser ut til å være en av de viktigste. Kundene dine vil sannsynligvis sette pris på din papirløse innsats også.

Få nyheter og informasjon online

I stedet for å få dagsavisen, kan du prøve å få bare det ukentlige tillegget. Eller enda bedre, kutt den helt ut. Det fine med nettet er at vi har en uendelig mengde informasjon innen fingertuppene. Du kan sjekke alle de store nyhetssidene på egen hånd og få informasjonen til gratis, så hvorfor betale for det?

Imidlertid, hvis du fremdeles vil ha avisen (fordi den har fordelene), lar mange av de store utgiverne deg abonnere på en elektrisk versjon. Dette gjelder også for magasiner.

Som en bonus, hvis du har en eReader, kan du sannsynligvis få dem sendt rett til den! Det har jeg faktisk skrev en artikkel på MakeUseOf Slik lagrer du netteartikler du kan lese senere på den ikke-nettbrettetVi har alle vært der - du surfer på Internett og finner en flott artikkel du vil lese. Men det er så mye å gjøre, og du vet at du ikke burde ta deg tid til å lese ... Les mer ved å sende netteartikler (som til og med kan erstatte behovet for magasinene dine fullstendig) til Kindle.

Avslutt abonnement på postlister

Tro det eller ei, du kan bli kvitt mye av den posten. Dessverre kan det ta litt tid, men det er en utmerket ressurs på WikiHow som forklarer forskjellige måter å gjøre det på - numre å ringe, organisasjoner å skrive og teknikker du må huske å gjøre.

Betal regningene online

Sist, men absolutt ikke minst, betaler du regningene. Det er sannsynligvis en av de største måtene å redusere papir og spare tid i prosessen. Ofte kan du få e-postpåminnelser fra selskaper i stedet for utsendelser, og du kan til og med automatisere prosessen slik at du ikke engang trenger å tenke på å utføre betalingene - bare sørg for at du har pengene i deg regnskap.

Skann eksisterende og nye dokumenter

Den beste måten å konvertere eksisterende dokumenter til en digital fil på er å skanne dem inn. Jeg anbefaler å bruke PNG-format, ettersom JPEG-formatet er av mindre kvalitet. Hvis du har en stor skanner, flott, men alt du har er en smarttelefon, ikke bekymre deg - faktisk kan du begynne å foretrekke den fremfor tradisjonelle skannere.

Det er mange apper tilgjengelig for å skanne dokumenter. Hvorfor kan du ikke bare knipse et bilde med telefonens kamera? Men du kan imidlertid oppleve at mange av appene som er spesielt laget for skanning, har flere funksjoner som vil resultere i et bedre skannet dokument.

Bruk en filarrangør, helst med OCR

Nå som du skanner både eksisterende og nye dokumenter, må du administrere dem. Det er definitivt noen teknikker og metoder du må bruke for å gjøre dette, og jeg har skrevet en artikkel om dette på MakeUseOf også. Det er avgjørende for din overgang til å være papirløs for å sørge for at du starter det helt fra begynnelsen - selv om du så langt ikke har vært veldig flink til å organisere.

Etter at du har grunnlaget for å organisere deg, vil programvaren være mye mer fordelaktig. Det er et par forskjellige programmer som jeg anbefaler. Den ene var den all-berømte, Evernote. Etter min mening er det flott. Det er ikke bare et program for å gå papirløst, det er et program for hva du vil - det er det jeg elsker med det - det er universelt og det samsvarer med hvordan du arbeid.

En av de store funksjonene i Evernote er dens evne til å oppdage tekst i bilder - ellers kjent som OCR eller Optical Character Recognition. Dette betyr at hvis du skanner et dokument i og lagrer det som et bilde, og senere på leting etter noe i dokumentet, vil Evernote skanne og finne teksten i bildet.

Vi har nylig publisert en helhet guide om bruk av Evernote Hvordan bruke Evernote: Den uoffisielle manualenDet tar lang tid å lære hvordan du bruker Evernote på egen hånd. Derfor har vi satt sammen denne guiden for å vise deg hvordan du kan dra full nytte av de viktigste Evernote-funksjonene. Les mer , så jeg anbefaler at du sjekker det ut, så vel som blir kjent med de andre artiklene om det på MakeUseOf.

Det andre verktøyet er Doxo. Det er fokusert på å hjelpe deg med å bli papirløs og er et utmerket verktøy for å gjøre det.

Synkroniser dokumentene dine på alle enheter

Du har sannsynligvis mer enn en enhet, og en av fordelene ved å gå papirløs er ikke å måtte ta med seg papirnotatet eller dokumentet. Å måtte kopiere og lime inn dokumentet fra enhet til enhet er imidlertid nesten mer en plage. Heldigvis er det mange skytjenester å velge mellom for å hjelpe med dette problemet. Fra SugarSync SugarSync: Den mest avrundede tjenesten for sikkerhetskopiering og synkronisering av gratis filerFile backup er ikke en ny samtale eller emne på noen måte. Hvis du søker på Google etter "file backup", vil du sannsynligvis bli overveldet av tjenester og artikler om emnet. Det er et stort ... Les mer å boks til de “store tre” - Google Drive, SkyDrive og Dropbox Dropbox vs. Google Drive vs. OneDrive: Hvilken skylagring er best for deg?Har du endret måten du tenker på skylagring? De populære alternativene Dropbox, Google Drive og OneDrive har fått selskap av andre. Vi hjelper deg med å svare på hvilken skylagringstjeneste du skal bruke. Les mer , har du mye å velge mellom.

Konklusjon: Nyttige metoder for å adoptere

I tillegg til disse forskjellige tingene du kan gjøre, er det i virkeligheten alt opp til deg å gå papirløs. Akkurat som å administrere filene dine, hvis du ikke gjør en innsats og har de rette tingene på plass, vil den ikke fungere veldig bra. Jeg vil henvise deg til denne artikkelen på LifeHack som adresserer det enda mer. Jeg føler det er ganske viktig å få det etablert før noen teknikker eller andre metoder blir prøvd.

Andre ting du kan gjøre for å gå papirløs, er å bare gå til biblioteket og låne en bok i stedet for å kjøpe den. Gjenvinning er veldig viktig og kan gjøres mer enn bare den tradisjonelle måten, men også ved å bruke begge sider av papiret i stedet for å bruke et nytt ark. Det er bra å gjøre å bruke det igjen som skrapapapir eller andre formål.

Sørg for å ikke overtrykk. Husk - “tenk før du skriver ut”. Før du skriver ut et dokument, kan du også se om justering av skriftstørrelse og type samt sidemarginer reduserer antall sider. Noen dokumenter, enten det er for skole- eller profesjonelle formål, krever selvfølgelig et visst format og layout. Disse tingene kan ikke unngås, men husk å henvise tilbake til Tinas artikkel, som jeg refererte til tidligere, om hvordan du kan redusere utskriftskostnadene.

Andre måter å kutte kostnader på når du skriver ut fra nettet, er å bruke nettsteder som PrintWhatYouLike og Utskriftsvennlig for å fjerne alt fra siden, for eksempel annonser, flere bilder eller lenker, etc. slik at du bare får det du vil ha på siden.

Til slutt må du ta sikkerhetskopi. Nå. Ikke legg den av Disse gutta tok ikke sikkerhetskopi av filene deres, se nå hva som skjeddeHvis det er noe jeg lærte de første årene med å jobbe med datamaskiner (og menneskene som bruker dem), var det hvor kritisk det er å ikke bare redde viktige ting, men også for å ... Les mer . En av fordelene med å gå papirløs er ha sikkerhetskopier i tilfelle noe skulle skje med den originale filen, så pass på at du ikke legger fra deg dette.

Jeg trodde denne videoen kunne være til god hjelp for å komme deg i gang i retning av å gå papirløs. Videoen er fra SmallBusinessDoer [No Longer Available] og grunnleggeren av DocumentSnap.

Har du gått papirløs? I så fall, hvordan har det endret livet ditt? Hva er dine generelle tanker om å gå papirløse?

Bildetillegg: Bøker på bærbar PC via Shutterstock, Papirløs tastaturnøkkel via Shutterstock, eSignature via Shutterstock, Smarttelefonnotisblokk via Shutterstock, Betal regninger via Shutterstock, Uønsket post via Shutterstock, Nettnyheter via Shutterstock, Transformasjon av papir via Shutterstock, Filer i sky via Shutterstock, Nettbank via Shutterstock, WWF