6 måter å få travle mennesker til å svare på e-postene dine

Annonse

Når du går forbi noen på gaten og sier hei, hvordan får det deg til å føle deg når de ikke sier hei tilbake? Det er utrolig hvor liten mangel på anerkjennelse kan få en person til å føle seg, men det er også utrolig hvor mye du kan gjøre for å oppmuntre til et svar. Det samme er tilfelle med e-post.

Forestill deg det omvendte scenariet. Du passerer noen på gaten, og de kaster et kort blikk på deg, sier hei, og ser raskt bort. Hvor sannsynlig vil du si hei tilbake? Se for deg en person som ser deg rett i øynene, smiler bredt og sier hei - til og med bruker navnet ditt! Oddsen er mye bedre for at du vil bli inspirert til å svare snill.

Det samme igjen, er tilfelle med e-post. Bortsett fra, i stedet for ansiktsuttrykk eller tone, er det et helt annet regelverk når det kommer til e-post som vil oppmuntre eller fraråde en person til å trykke på "svar" -knappen og svare du. I dette innlegget skal jeg dele noen triks med deg som jeg har lært gjennom årene - tips som vil øke suksessen din med å få e-postsvar, til og med fra veldig travle mennesker.

Hvorfor trenger du svar?

Da jeg byttet jobb for noen år siden, begynte jeg å jobbe i et selskap der folk var mye travlere enn på min siste jobb. Folk hadde knapt tid til å fullføre prosjektarbeidet, så det ble svar på e-post en oppgave med å prioritere 5 Gmail-filtre som hjelper til med å prioritere og organisere innboksenHvilke filtre skal hver og en ha i arsenal, slik at innboksen er like ordnet som min? Jeg er her for å hjelpe deg i gang med å sette opp de første fem filtrene, eller ... Les mer . Jeg fikk snart vite at hvis jeg ikke fulgte et bestemt format og tilnærming når jeg sendte e-post til folk, kan det hende at jeg ikke får svar på mange dager, om i det hele tatt.

Det første du trenger å gjøre når du e-post noen - spesielt noen som er ekstremt opptatt - er å ta en rask oversikt over dine egne grunner for å sende dem e-post. Hvis de er opptatt og e-postadressen din ikke er et høyt nok prioritert problem, vil den sannsynligvis bli stanset bort et sted i en liste over gjøremål, bare for å bli behandlet når det er mer tid til å fokusere på problemet (hvis kl alle). Opptatt mennesker har vanskelig for å administrere e-post. Jo travlere de er, jo mindre sannsynlig er det at du får svar hvis du ikke spiller kortene dine riktig.

Hvis du kan rettferdiggjøre viktigheten av problemet nok til å garantere en e-post, så la oss for all del komme i gang.

Still et spørsmål - helst om dem

I 2012 gjennomførte forskere fra Harvard University en pen grundig studie som til og med involverte hjerneskanninger, og fant ut at folk faktisk får en "biokjemisk surr" fra å snakke om seg selv. Jo kraftigere en person er - som mange ekstremt travle mennesker er - jo mer liker de å snakke om seg selv. Det er tross alt bare så mye å fortelle, ikke sant?

Dette betyr at hvis du dingler gulroten til et personlig spørsmål inne i e-posten din, frister du i utgangspunktet det person med en personlig høyde - muligheten for litt "buzz" ved å dele noe om seg selv med du. Og noen mennesker liker virkelig virkelig muligheten til å ha en såpekasse. Så gi det til dem.

Du kan bare spørre hvordan et prosjekt de jobber med. Hvis du er veldig nær dem og snakker ofte om familie, kan du spørre hvordan det går med familien. Hvis det er et stort spill alle snakker om - spør dem hva de synes. Gi dem en mulighet til å svare deg og "ta en pause" fra å tenke på jobb så mye. Du kan følge opp spørsmålet ditt med det arbeidsrelaterte spørsmålet du ønsket å stille til å begynne med, men anmodningen om en mening vil utløse behovet for en "jeg-å-snakke-om-meg selv" -høyde.

Ekstra bonus: Bruk noe dere begge har til felles. Kids. En forkjærlighet for baseball. Uansett hva det er - ta den personlige forbindelsen først. Det er mindre sannsynlig at personen raskt arkiverer e-posten for senere.

Velg en presserende emnelinje

Opptatt mennesker begynner naturlig nok å prioritere e-post, og noen ganger vil de ikke engang åpne e-posten for å gjøre det. De vil raskt se på emnelinjen. Så hvis du vil ha en rask respons fra disse menneskene, kan du bare forestille deg hvor viktig emnelinjen er. Hvis du trenger tips om hvordan du gjør dette, anbefaler jeg Arons råd om hvordan du gjør det få emnelinjen til å skille seg ut Hvordan få e-postmeldingen til å skille seg ut i en uoversiktlig innboksHar du noen gang sendt en e-post du følte var viktig bare for å få svar mange dager senere, eller verre glemt? Gitt, noen ganger er det utenfor din kontroll, men det er ting du kan gjøre ... Les mer i en uoversiktlig innboks.

Hovedpoenget er dette: Hvis du trenger svar med en gang, hvorfor er ikke emnelinjen din før av "VIKTIG:" eller "URGENT:"? Det er ikke noe galt i å gjøre dette, og det er faktisk nyttig for travle mennesker som bruker slike emnelinjer som en visuell indikator på hva de skal angripe først i e-postboksen. Bare ikke gjør det over tullete, uviktige problemer, så blir du "gutten som gråt ulv", og e-postene dine vil til slutt bli helt ignorert!

Hold det kort og søtt

Dette er den delen av artikkelen der jeg blir hyklersk. Fyren som skriver 2000 ordartikler kommer til å be USA om å holde det kort og søtt? Jepp. Det er akkurat det jeg skal gjøre. Vi snakker e-poster her, og her er leksjonen som Mr. Wordy her lærte det første året på sin nye jobb: PILE. Det er en forkortelse som jeg nettopp kom på. Det står for People Ignore Long E-post.

Etter omtrent seks måneder med mennesker som ignorerte de lange, forseggjorte e-postene mine, prøvde jeg noe nytt. Jeg begynte å skrive veldig, veldig korte e-poster som bare uttalte poenget. Jeg oppga ikke ekstra detaljer, men på slutten av e-postmeldingene tilbød jeg å gi mer informasjon hvis de ville ha det.

Jeg begynte å tømme e-postene mine. Da jeg trodde de var korte nok, gikk jeg gjennom og klippet litt mer. Du må spørre deg selv, er denne linjen bare overflødig? Deler du informasjon for å fortelle folk hvor mye du vet - eller har det ikke noe å si for saken du har? Kutt ned ordene. Kom raskt til poenget. Da jeg begynte å gjøre dette, la jeg merke til svarraten skyrocket. Hvis du kan dele e-posten din til en enkelt linje - oddsen er ganske bra, vil du få et øyeblikkelig svar.

Bestikk dem

Hvis vi skal være ærlige her, så må du innrømme at mennesker i sin natur er en selvbetjenende gjeng. Når folk ser at det kan være "noe i det" for dem, føler de seg mer tvunget til å ta grep. Du kan dra nytte av dette i en e-post ved å lukke e-posten din med noe som: "Så kom tilbake til meg med en god tid når du kan snakke om det over en kopp kaffe - på meg!"

En gratis kopp kaffe bare for å trykke på svar-knappen? Det er et godt incitament. Og hvis problemet er enda viktigere - si fra om du prøver å selge noe eller få en ny kunde - gå videre og tilbud om å kjøpe lunsj. Den lille investeringen vil være vel verdt det. Folk elsker en gratis lunsj.

Involver en annen part

Hvis du har sendt noen e-post noen ganger, har du prøvd alle taktikkene oppført ovenfor, og du fremdeles ikke får noen svar, er det på tide å trekke ut de store kanonene. Jeg reserverer vanligvis de to siste taktikkene for folk som kronisk ignorerer e-post. Den første "big gun" -tilnærmingen er å trekke inn noen som kan være relatert til situasjonen. Dette kan være sjefen din, eller en ekstra person som du jobber med på prosjektet som blir holdt opp fordi personen ikke svarer e-posten din.

Dette er ikke noe du vil gjøre på den første, andre eller til og med den tredje e-posten. Imidlertid, hvis du blir ignorert åpenhjertig, så skriv en mer høflig e-post, og bare skriv en involvert person. Hvis det er noen som er høyere opp, som sjefen din, og den andre personen vet at de er i en autoritetsposisjon, vil de være raske til å svare. Av alle de kroniske ignorerne som jeg har taklet gjennom årene, ber denne "cc" -tilnærmingen om svar 99 prosent av tiden. Det er noe med å ha et publikum som forvandler dialogen og plutselig gjør den til en høyere prioritering.

Utgave påminnelser gjennomgående

Hvis du noen gang har sett filmen Shawshank Redemption, eller lest novellen skrevet av Stephen King, kan du kanskje huske delen der Andy Dufresne sender ett brev hver eneste uke til statens senat, der han ber om penger til et fengsel bibliotek. Etter å ha mottatt noen hundre dollar og en donasjon av bøker, begynner Andy å sende to brev i uken for å be om enda mer penger.

Poenget med historien er at utholdenhet fungerer. Kall det irriterende, skjerpende eller irriterende - men hvis du virkelig trenger svar på noe viktig, Hvis du konsekvent spør personen høflig om de mottok den siste e-posten din, vil du ha en av to ønsket effekter. Det vil be personen om å grave seg gjennom innboksen sin på jakt etter e-postmeldingen du snakker om, eller det vil få dem til å innse at den eneste måten å få deg til å gå bort er å svare på e-posten din. Dette er helt klart en siste utvei løsning, men det er også en løsning som fungerer.

Hvilke teknikker bruker du for å få et raskere svar på e-postene dine? Hva fungerer for deg? Del dine egne tips og råd i kommentarfeltet nedenfor!

Bildekreditt: Overveldet forretningsmann (Shutterstock), Foredrag (Shutterstock), Viktig tegn (Shutterstock), Punkt til punkt (Shutterstock), Punkt til punkt (Shutterstock).