Slik konfigurerer du en e-post uten svar fra kontoret i Outlook

Annonse

Hva får du når du kombinerer en to ukers ferie med et travelt arbeidsliv? Et gigantisk prosjekt som venter på deg når du kommer hjem - bare siler gjennom alle disse e-postene! Vent - hvorfor ikke aktivere Out of Office Responder i Outlook og automatisere noen av disse svarene for deg?

Her på MakeUseOf har vi dekket hvordan du gjør dette i Gmail, som Tinas ferie responder instruksjoner Slik konfigurerer du en e-post uten svar fra kontoret før du drar på turVille du ikke elsket å dra på ferie og vite at du ikke trenger å sjekke e-posten din? Hvis du ikke kan stole på en assistent mens du er borte, kan du gå til autosvar i Gmail. Les mer , og Marks metode for å gjøre det ved hjelp av et e-postfilter Opprett en automatisk e-postsvar med Gmail sitt nye filter Les mer . Den ene klienten vi ikke har dekket ennå, er Outlook. Dessverre, i motsetning til Gmail, tilbyr ikke gratisversjonen av Outlook.com Out of Office-svarfunksjonen. Imidlertid, hvis du har Outlook 2010 og en konto på en MS Exchange-server - som mange selskaper gir til ansatte - er du heldig.

Bruke Out Office-responder i Outlook

Microsoft har gjort det ekstremt enkelt å sette opp et automatisert system som vil sende ut øyeblikkelig svar til alle som sender deg e-post mens du er borte fra kontoret. Det har ikke noe å si om det bare er i løpet av 24 timer eller i løpet av en 2 ukers ferie, du kan konfigurere Outlook-klienten svarer nøyaktig hvordan du vil ha den, og nøyaktig hvor lang tid du trenger det også.

For å komme til disse innstillingene i Outlook 2010, velg Info under Windows-logoknappen. Her ser du en stor knapp som leser "Automatiske svar" med en dør og et pilikon.

Klikk på knappen Automatisk svar for å starte Outlets verktøy for Out of Office. Pop-up-vinduet du ser er mye mer avansert enn du kanskje skjønner. Ved første øyekast er det en rask måte å aktivere "Send automatiske svar" og bare skriv inn et raskt notat som Outlook automatisk vil sende på dine vegne til alle som e-post til deg Enhver Google+ bruker kan sende deg e-postmeldinger på Gmail nå (og slik deaktiverer du det)Fra i dag vil enhver Google+ bruker kunne sende deg en melding på Gmail. For å sende en melding er alt du trenger å gjøre å legge vedkommende til Google+. Les mer .

Ved nærmere undersøkelse vil du imidlertid se at det er mye mer funksjonalitet her enn det som møter øyet.

Først av alt kan du definere et spesifikt datoområde for å aktivere auto-svar-funksjonen, slik at når du kommer tilbake fra ferien, ikke trenger å bekymre deg for å huske å slå den av!

Du vil også merke at det er to faner. Den til venstre er å sette opp et autosvar Ikke send meg tekst: Svar automatisk på tekstmeldinger mens du er opptatt Les mer bare for folk som sender deg e-post fra selskapet.

Fanen til venstre er der du kan sette opp et spesifikt svar for alle som sender deg e-post fra utenfor selskapet ditt.

Sette opp e-postregler

Du vil merke nederst i dette vinduet, det er en tilsynelatende ubetydelig liten knapp merket "Regler ..."

Denne knappen er faktisk ganske viktig fordi den lar deg definere nærmere hvordan Outlook automatisk vil svare ved å definere spesifikke personer, ord i emnet eller kroppen, eller om e-posten ble sendt direkte eller Kopi-feltet.

Du kan lage veldig spesifikke regler her. For eksempel kan du opprette en regel om at hvis moren din e-post til deg, kan du videresende den e-posten til en personlig konto som vil du overvåke i løpet av ferien (eller sende den direkte til søppel, avhengig av forholdet til deg mor).

Det blir enda mer interessant når du klikker på “Avansert…” -knappen.

Her kan du definere mer detaljer om hvilke meldinger du vil svare på på en annen måte enn standard autosvar. Du kan velge meldinger over eller under en viss størrelse, når de ble mottatt, deres viktighetsnivå og mer.

Opprett en utenforstående svarer med e-postregler

Saikat ga noen tips om bruker Outlook-filtre Tips om MS Outlook: Hvordan organisere innkommende e-poster automatisk Les mer før, og Jack gjorde det samme for Google-, Hotmail- og Yahoo-filtre Slik konfigurerer du e-postfilter i Gmail, Yahoo Mail og OutlookE-postfiltrering er det beste verktøyet for å holde innboksen ryddig og organisert. Slik konfigurerer du og bruker e-postfiltre i Gmail, Yahoo Mail og Outlook. Les mer . Hvis du tenker på det, er Out of Office Responder faktisk en alternativ versjon av hva du kan gjøre hvis du bare klikket på Administrer regler fra Outlook-menyen.

Ved hjelp av Regel-veiviseren, bare bla ned til alternativet for å se etter meldinger “mottatt i et spesifikt dataspenn”.

Definer datoperioden som fra øyeblikket du drar på ferie, til det øyeblikket du planlegger å reise hjem.

Til slutt, alt du trenger å gjøre er å definere hvilken respons eller handling du vil at regelen skal utføre når innkommende meldinger oppfyller disse kriteriene, og du har egentlig en uten svar!

Som du ser, er det ingen grunn til at du ikke kan svare på e-post selv når du er på ferie! Alt du trenger å gjøre er å ta deg tid til å fortelle Outlook hvordan du vil at det skal svare for deg, og folk vil gjøre det tenk at du er like produktiv som du noen gang var, selv som når du sitter på en strand og nipper til en margarita.

På hvilke kreative måter bruker du Outlook fra Out of Office Responder? Har du noen gode tips eller historier å fortelle? Del dem i kommentarfeltet nedenfor!

Bildetillegg: robothånd Via Shutterstock