Her er den mest avgjørende e-postsorteringsløsningen du noen gang vil trenge

Annonse

Enten du bruker Gmail, Outlook, Google Innboks, Yahoo Mail eller noe annet, e-post er e-post og før eller senere, blir innboksen din oversvømmet. Men ett enkelt sorteringssystem vil sikre at du aldri føler at den har kommet ut av hånden og alltid er på toppen av meldingene dine.

Har du noen gang prøvd å bruke oppgaveliste-triks til e-postboksen din? Jeg gjorde. Oftere enn ikke fungerer de ikke. Det vi ikke klarer å forstå om forskjellen mellom e-post og oppgavelister er at oppgaver bare krever en handling fra deg, mens e-post handler om å kommunisere med mennesker.

Men å modifisere et populært produktivitetssystem er svaret på å temme den konstante mengden av e-poster. USAs president Dwight Eisenhowers matrise for å sortere oppgaver er fantastisk effektiv til å sortere e-poster også, hvis du justerer den riktig.

Endret Eisenhower-matrise for e-post

De Eisenhower Matrix er hvordan han sorterte oppgavelisten sin i fire kvadranter, noe som hjalp ham med å finne ut hvilken oppgave han skulle gjøre videre. Grunnmatrisen ser slik ut, og vi kommer til å holde den intakt:

Du vil klassifisere hver e-post i en av disse fire kvadrantene. Kvadrantene skal diktere hva du gjør med den e-posten og når du handler etter den. Glem "innboks null", vi skal bare konsentrere oss om å få ting gjort.

Det er best å kombinere matrisen med mapper i Outlook eller bruk Gmail-etiketter for å temme innboksen Gjenoppdag Gmail-etiketter, og tem til slutt innboksen dinDet er mange triks for å takle overbelastning via e-post, men det er en rett under nesen du kanskje ikke bruker: gode gamle Gmail-etiketter. Les mer . Så hver kvadrant vil ha sitt eget etikett / mappenavn og kanskje sin egen farge også.

Uansett hva du gjør, ikke endre navnet på disse kvadrantene. Så mappene eller etikettene dine vil bare ha disse fire kategoriene:

• Viktig og presserende
• Viktig (ikke presserende)
• Presserende (ikke viktig)
• Ikke viktig Heller ikke presserende

Hva er “presserende”?

Det er lett å identifisere hva “viktig” er - det er en subjektiv samtale som vi kan ta lett, avhengig av prioriteringene våre. Men "presserende" gir et bilde av en tidsbasert beregning, og som kaster folk av.

Slapp av, ikke få panikk. "Presserende" her kommer til å bety hva du vil at det skal bety. Hvis du har en travel dag uten et eneste øyeblikk til overs, får "presserende" en ny mening. Hvis du har en dag fylt med møter, får "presserende" en annen mening. La det være fleksibelt; Det er faktisk viktig at det er fleksibelt.

Flere produktivitetseksperter liker faktisk å sette en tidsgrense for den "presserende" kolonnen i Eisenhower Matrix, men det er bare ikke levedyktig gitt at de tidsbaserte behovene til liv og arbeid fortsetter å endre seg.

Det er ingen magisk formel eller angitt tidsgrense for å definere “presserende”. Du vet det når du ser det. Det er ikke et vanskelig ord å forstå, så ikke tenk over det.

Hold det enkelt, ikke ha "kvadrantregler"

Du vil bli fristet til å knytte en handling til kvadranten din. For eksempel, Tutums Bryan Lee bruker systemet og har satt en spesifikk handling for hver kvadrant, for eksempel "Bestem når du skal gjøre det" for "Viktig, men ikke presserende", og "Delegere den" for "presserende, men ikke viktig".

Motstå det. Det er to problemer med dette.

For det første ender disse "handlingsreglene" med å skjevme hvordan du tagger en e-post. Hvis du vet at du må handle på en e-post akkurat nå, men ikke har tid til å gjøre det, vil du finne at hjernen din lurer deg til å klassifisere den feil.

For det andre har en kvadrant ikke alltid den samme handlingen. Å delegere en oppgave vil ikke alltid være et alternativ. "Ikke presserende eller viktig" betyr ikke at du må slette den. Du kan fremdeles trenge den e-posten senere.

I stedet kan du stole på Eisenhowers matrise og stole på din egen evne til å få ting gjort. Et overkomplisert, overspesifikt produktivitetssystem er et som du vil ende opp med å dumpe tre-streik produktivitetsregelen 3-streksystemet: Hvordan prioritere oppgavelisten dinFår du ikke gjennom oppgavelisten din? Problemet er kanskje ikke produktiviteten din, det er kanskje bare prioriteringene dine. La oss lære å prioritere oppgavelisten, og få ting gjort. Les mer . Navnene på disse kvadrantene gir deg faktisk et godt inntrykk av hva en e-post handler om, og du vil kunne ta riktig avgjørelse deretter.

Én gylden regel: Ingen går videre uten merking

Tanken er å sortere e-postene dine hensynsløst Kan du ikke sende e-post hver morgen? Prøv dette ritualet i stedetStarter dagen din blir e-postveien regelmessig lagt ned - selv om de fleste av oss gjør det. Er det å sjekke e-post etter å ha våknet egentlig så ille? Les mer , og involverer en handling av selvdisiplin - kan du ikke gå til neste e-post uten å merke den du leser.

Dette er kritisk. Hver gang du åpner en e-post, må du absolutt sortere den. Ikke la deg sjekke neste e-post hvis du ikke har klassifisert denne i en kvadrant.

Som vi har diskutert før, er det ikke å sortere eller sortere dårlig grunnen til at produktivitetsappen din ikke fungerer 5 grunner til at oppgaven din gjør deg mindre produktivVil du gi opp oppgavelistene dine? Problemet ditt er ikke ambisjonen din eller oppgaveplanleggingsappen du bruker. Problemet ligger i hvordan du bruker oppgavelisten din generelt. Les mer . Du må få sorteringstrinnet riktig, og da faller alt annet på plass.

Slik angriper du e-postene dine

Dette er det fine: Når innboksen din er sortert, trenger du faktisk ikke mye råd om når og hvordan du skal adressere e-posten din. For de presserende og viktige tingene, vil du ende opp med å adressere det i det øyeblikket du har litt fritid.

For alt annet, som ActiveInboxs Andy Mitchell fortalte MakeUseOf Hvordan håndtere innboksoverbelastning og oppgavelister i e-postmeldingerE-post er ikke bare kommunikasjon, det dikterer også i stor grad oppgavelisten din. La oss snakke om de beste tipsene for å koble innboksen til vår produktivitet med Andy Mitchell - grunnleggeren av ActiveInbox. Les mer ,

Velg lavenergipunkter på dagen din (som den søvnige halvtimen etter lunsj) og slipp inn i innboksen for å zoome gjennom den.

Hvis det allerede er prioritert, er det lett å gjøre ting uten å gå glipp av et must-do-element.

På slutten av hver dag kan du handle på alle de sorterte e-postene dine, selv om fra smarttelefonappen din. Stol på meg, når den allerede er prioritert, kommer du deg gjennom den halve tiden du tar noe annet.

Er dette enkelt eller vanskelig?

Personlig synes jeg Eisenhower Matrix-metoden for å sortere e-post er den enkleste jeg har brukt. Det har faktisk gjort innboksen min mye mer håndterbar for meg, og jeg har ikke savnet noe på grunn av det.

Tror du dette systemet er enkelt å implementere, eller vil du synes det er vanskelig? Fortell hvorfor!

Bildetillegg: Hei Paul Studios / Flickr