Slik organiserer du Google Drive som en proff

Annonse

Google Disk kan være en fantastisk produktivitet og samarbeidsverktøy. Når du først bruker det mye, kan det imidlertid bli vanskelig å holde alt organisert. Heldigvis forutså Google dette problemet og gjorde det enkelt å finne det du leter etter og sørge for at du ikke mister det igjen.

1. Grunnleggende oppsett og legging av Google Drive

Som standard filutforskere, lar Google Drive deg organisere filene dine i mapper, noe som er nyttig hvis du jobber med flere forskjellige prosjekter. Det som gjør det litt mer komplekst, er at filene dine kan stamme fra opptil tre forskjellige kilder, oppført i sidefeltet under drive.google.com: Min kjøretur, Delt med meg, og Google Bilder.

Hvis du leter etter en fil, kan den potensielt være i en av disse kategoriene, noe som gjør det vanskelig å bla deg frem til en fil. For å gjøre det enklere kan du legge til hvilken som helst fil eller mappe til din egen Disk. Hvis du klikker og drar en fil til stasjonen, fjerner den filen fra sin nåværende plassering og flytter den til stasjonen.

For å unngå å forvirre andre mennesker ved å få filene og mappene dine til å forsvinne, bruk Legg til på Disken min alternativet fra høyreklikkmenyen. Når du legger til en fil på stasjonen din, legger du i stedet en snarvei til filen eller mappen til øverste nivå på stasjonen. På den måten kan du finne det raskere, men du trenger ikke å flytte det fra det opprinnelige stedet,

2. Sorter etter forskjellige faktorer

Dette er veldig grunnleggende, men det forklares fordi det ikke umiddelbart er klart hvor du finner dette alternativet. De Sorteringsalternativer -knappen er på høyre side av verktøylinjen, og viser bokstavene A og Z mellom to piler. Klikk på det ikonet, så får du muligheten til å sortere etter navn, sist endret dato, sist endret av meg dato og sist åpnet av meg dato.

Det virker veldig enkelt, men det kan være ekstremt nyttig!

3. Velg Faster Raster

Nok et veldig enkelt tips, men visste du at du kan SKIFT + klikk eller Klikk og dra å velge flere filer på Google Drive?

Noen online tjenester støtter ikke denne funksjonaliteten, men Google Drive gjør det, og det lar deg velge filer og gjør batchoperasjoner på dem mye raskere, enn hvis du hadde prøvd å gjøre endringer i hver enkelt individuelt.

4. Bruk avanserte søkeverktøy

Å søke etter en fil ved å bruke søkefeltet øverst på skjermen er definitivt den beste måten å finne noe på at du har mistet, og å bruke de avanserte verktøyene som bare er et par klikk unna, vil gjøre det enda mer effektive.

Når du klikker deg inn i søkefeltet, ser du at du kan klikke på hvilken som helst filtype for å begrense søket til den filtypen. Når du klikker på den, vil "type: [filetype]" vises i søkefeltet, og du vil se en liste over alle disse filtypene du har i Disken din. Å bla gjennom denne listen er et bra sted å begynne å lete.

Du kan også legge inn “[søkeord] -type: [filtype]” for å søke etter et dokument, regneark, PDF, presentasjon eller annen filtype for å gjøre søket raskere.

I tillegg til å søke etter filtype, kan du klikke på Flere søkeverktøy nederst i menyen for valg av filtype for å få tilgang til mer avanserte søkealternativer, som datoendring, ord som er inneholdt i filen, eier og delt med.

Disse alternativene vil være mye hjelp for folk som lagrer massevis av filer på Google Drive, spesielt hvis du har mange forskjellige filtyper rundt (studenter som bruker Google Drive 7 nye Google Drive-funksjoner hver student må viteSkolen er i økt, og Google er klar til å gjøre ting enklere for studenter med Google Drive. Nye funksjoner er introdusert og gamle foredlet. Vi har detaljene. Les mer kan synes disse verktøyene er nyttige).

5. Bruk farger og stjerner for å lage kategorier

Du kan lage komplekse hierarkier av mapper, men noen ganger er det lettere å ha et mer visuelt system. Ved å høyreklikke på en mappe, kan du velge Endre farge og velg en ny farge for mappen.

I stedet for standard (og ganske uinspirerende) grå, vil du nå ha en fargerik mappe som du kan finne blant massene av andre mapper i Disken din.

Du kan også stjernemerke elementer ved å velge Legg til stjerne i høyreklikkmenyen, og alle filer og mapper du har stjernemerket, vises når du klikker stjernet i menyen til venstre.

Det er akkurat som å bruke stjerner i Gmail, hvis du er kjent med den praksisen.

6. Forhåndsvis dokumenter for å skanne dem raskt

Hvis du ikke er sikker på hva dokumentet heter, eller bare vil ha en rask påminnelse om hva som er i et fil, kan du gjøre god bruk av forhåndsvisningsknappen - den er i menylinjen øverst og ser ut som en øye.

Klikk på en fil, trykk på forhåndsvisningsknappen, så får du en rask titt på hva som er i filen, slik at du får en påminnelse om hva som er i den. Det er ikke lynraskt, men det kan være raskere enn å faktisk åpne filen i en ny fane for å se om den er den du leter etter.

Hvis du bare trenger et veldig lite blikk på dokumentet ditt, kan du bruke rutenettvisningen til å se miniatyrbilder av hvert dokument i Disken din ( Rutenett visning knappen er ved siden av Sorteringsalternativer knappen i verktøylinjen).

Det er sannsynligvis ikke så nyttig som listevisningen, men å vite at det er der kan spare deg for litt tid hvis du kommer i en situasjon der det kan hjelpe.

7. Sjekk revisjon og rediger historier fra Min stasjon

Et raskt høyreklikk kan vise deg hvem som har foretatt revisjoner og når de har laget dem på et hvilket som helst dokument, selv om det ikke er en Google Doc. (I dette bildet bruker jeg dette på en PDF - visste du at Google Drive også er det flott for å jobbe med PDF-filer 10 tips for å gjøre mer med PDF-filene dine på Google DriveGoogle Drive er en fullt utstyrt kontorpakke. Noen av de viktigste funksjonene inkluderer PDF-funksjonene innebygd i skyappen. Les mer ?)

Bare høyreklikk og velg for å se denne informasjonen Administrer revisjoner ...

Høyreklikk og trykk for å se redigeringshistorikken for en Google Doc Vis detaljer. Dette åpner detaljpanelet på høyre side av skjermen:

Du kan nå velge andre filer for å se revisjonen og redigere historikk eller klikke detaljer for å se ting som opprettede og endrede datoer, størrelse, beliggenhet, eier og hvem som har tilgang til filen.

8. Legg til elementer i flere mapper

Google Drive pleide å ha en taggingsfunksjon som lar deg finne relaterte filer, selv om de ikke var lagret sammen. Den funksjonaliteten ble fjernet. Imidlertid kan den erstattes av en Google Drive-app som lar deg legge til en enkelt fil i flere mapper.

For å koble til denne appen, klikk på hvilken som helst fil, musen over Åpne med, og velg + Koble til flere apper. Bruk søkefeltet for å finne Multifolder, og legg den til på Google Drive. Bare høyreklikk på en fil eller mappe, trykk Åpent med> Multifolder, og du kan legge den til i flere mapper.

9. Bruk apper for å hjelpe deg med å organisere

I tillegg til Multifolder, en rekke andre flotte Google Drive-tillegg 5 Google Drive-tillegg du trenger å brukeGoogle Dokumenter og Google Regneark er begge fantastiske gratis tjenester, men når du tar med noen av tilleggene som er oppført her, kan det puste nytt liv i disse verktøyene. Les mer og apper kan hjelpe deg med å holde deg organisert - å velge hvilke du vil bruke avhenger bare av hva du prøver å gjøre. For eksempel, FileThis er en super nyttig app som automatisk vil trekke kontoutskrifter, fakturaer og verktøyregninger inn i en mappe på Google Drive.

Gratiskontoen fra FileThis.com lar deg koble til opptil seks kontoer og oppdatere dem en gang i uken.

En annen potensielt nyttig app heter Skjult mappe, og det lar deg forhindre at andre apper ser bestemte filer på Disken din. Google Drive er ganske sikker Hvor sikre er dokumentene dine i Google Drive? Les mer , men denne appen legger til et nytt lag med sikkerhet, i tilfelle du mister mobilenheten din.

Det er alle slags nyttige Google Disk-apper Gjør Google Drive helt fantastisk med disse verktøyeneGoogle Drive er fullpakket med smarte funksjoner. Og du kan utvide potensialet sterkt med tredjepartsverktøy. Her har vi samlet noen av de beste verktøyene som kobles til Google Drive. Les mer der ute - du må bare finne dem. Truffet + Koble til flere apper og undersøk litt for å se hvilke som kan hjelpe deg!

Favoritt tipsene dine om Google Drive

Disse tipsene skal hjelpe deg få Google Drive under kontroll Den eneste Google Drive-guiden du noen gang trenger å leseGoogle Drive er den perfekte kombinasjonen av online fillagring og dokumenthåndteringsverktøy. Vi forklarer hvordan du best bruker Google Drive både på og utenfra, av deg selv og i samarbeid med andre. Les mer og gjøre det mye enklere å navigere.

Hvilke er favorittene dine blant de fantastiske strategiene for å organisere Google Drive? Hvordan sikrer du at du kan finne filene du trenger i Google Drive? Bruker du andre apper, eller bare et solid organisasjonssystem?

Del dine beste tips i kommentarene nedenfor!