7 IFTTT-oppskrifter du bør konfigurere for enkelt samarbeid med andre

Annonse

Hvis renslighet er ved siden av gudsfrykt, vil automatisering få deg til himmelen. Hvorfor? For når livet ditt er automatisert, er det enklere, det er renere og det er lykkeligere.

Det er få tjenester som er like kraftige når det gjelder automatisering av produktivitet som IFTTT. IFTTT hjelper deg spare penger Bruk IFTTT for å spare og tjene pengerKanskje er den beste måten å holde deg oppdatert om spesialtilbud på nettet å omfavne IFTTT, de populære dataene kombinasjonstjeneste som lar deg behandle data fra nettsteder og RSS-feeds til noe nyttig til... Les mer , transformer din e-post og SMS inn i et sportstavle Slå e-posten din, SMS-innboksen eller noe til en resultattavle med IFTTT og ESPNHold deg oppdatert på ditt favorittidrettslag, uansett hva du vil. Den nye ESPN-kanalen for If This Then That (ifttt) betyr at du enkelt kan sette opp SMS, e-post og til og med telefonvarsler for favoritten din ... Les mer , eller optimaliser Google Kalender automatisering 9 IFTTT er i orden for å styrke livet ditt med Google Kalender

Kalenderen din er en stor del av produktiviteten din, og å administrere den riktig kan utgjøre en virkelig forskjell. De riktige IFTTT-oppskriftene kan hjelpe deg med å ta kontroll over Google-kalenderen din, og få den til å utføre ... Les mer .

Dette er bare toppen av isfjellet med IFTTT. Akkurat når du tror du har dekket alt, kommer nye oppskriftsideer. Når du samarbeider med en gruppe mennesker, tilbyr IFTTT enda flere muligheter til å automatisere og forenkle prosessen med å jobbe med andre. Følgende er 7 nyttige oppskrifter for enhver oppgave eller prosjekt du administrerer som involverer en gruppe mennesker.

E-post til kalender

Når du jobber med en gruppe mennesker som du ikke alltid kan stole på å være på datamaskinen deres på samme tid om dagen, er e-post det mest effektive kommunikasjonsverktøyet.

Utover kommunikasjon er det også en av de beste automatiseringsutløserne der ute, fordi du kan sende en e-post fra omtrent hvor som helst. Folk har nesten alltid e-postkonfigurert for telefonene sine. Så den første oppskriften du kan bruke er å utløse Google Kalender-hendelser med e-posten din.

Slik fungerer det. I e-posten din (eksempelet her er Gmail), sett opp en etikett som heter noe som “Gruppekalender”.

Lag et filter slik at alle e-postmeldinger mottatt med emnet "Group Calendar" blir merket med denne etiketten. Deretter, i IFTTT, oppretter du en e-postutløser som ser etter den etiketten.

Bruk IFTTT, ta med deg e-postadressen og sett den inn i den delte kalenderen. Bare velg kalenderutløseren, og sett den opp for "Quick add event", og la teksten vise e-postadressen og brødteksten.

Her er det som er kult med denne utløseren - Hvis noen skriver "Forretningsmiddag i morgen klokka 20.00" i kroppen, plasserer IFTTT smart denne hendelsen i tidsluken klokka 20 i morgen i kalenderen din!

Der har du det. Enhver hendelse kan legges til gruppekalenderen automatisk med riktig emne i e-posten.

Den eneste fangsten her er at Google-e-posten du bruker IFTTT med, må være den som brukes i den delte gruppekalenderen. Så lenge du har konfigurert den med samme Google-konto, vil denne oppskriften fungere bra.

Lag hendelse i Google Kalender via SMS til IFTTT-nummer

Den neste oppskriften er en annen måte å sette inn en hendelse i den delte Google Kalender, bortsett fra denne gangen er det via SMS-tekstmelding. Bare sett opp en IFTTT SMS-trigger med merket melding, og gjør hashtaggen til noe sånt #GroupEvent.

Utløseren vil være en Google Kalender-hendelse igjen, og alt du trenger å inkludere er selve tekstmeldingen.

Den samme regelen gjelder. Hvis teksten nevner en viss dag og tid, er IFTTT smart nok til å sette inn den hendelsen i riktig tidsluke i kalenderen. Det er en mer praktisk måte å opprette gruppearrangementene i kalenderen via SMS i stedet for e-post, noe som vil kreve at du åpner e-postappen din på telefonen din når du er på farten.

E-post til regnearket

En annen av mine favorittoppskrifter om gruppesamarbeid er e-post til regneark-oppskriften. Dette er perfekt for prosjektene som involverer en gruppe mennesker som alle drar ut i felt for å samle inn data.

Alt gruppemedlemmene dine trenger er mobiltelefonen deres med e-posttilkobling. Når de samler inn informasjon, er alt de trenger å gjøre å sende en e-post med emnet "addss:" etterfulgt av navnet på de innsamlede dataene.

Akkurat som med verktøyet e-post-til-kalender, vil du sette opp et filter i e-postkontoen din for å se etter den teksten inne i emnet.

Bruk feltet "Har ordene" i stedet for Emne, fordi emnet også vil inkludere annen informasjon. Gjør dette filteret til å bruke etiketten “ADD-SPREADSHEET” på den e-postmeldingen.

I IFTTT oppretter du nå en e-postutløser som ser etter e-postmeldinger med den etiketten som kommer i innboksen din.

Deretter oppretter du en Google Drive-trigger for å legge til et regneark. Skriv inn et regnearknavn som du har opprettet i Google Drive, og la dataene som blir satt inn bruke de tre feltene - mottatt dato, emnet (som inkluderer datainnsamlingselementet) og kroppstesten (som vil være dataene seg selv).

Dette vil ta en innkommende e-post fra gruppemedlemmene dine og automatisk sette inn dataene i gruppearkarket uten noen innsats fra din side.

Dette er en praktisk måte å samle data på ett sted mens alle er på farten. Tenk på kraftstasjonsarbeidere som skal ut til feltenhetene for å samle informasjon fra maskiner; kontor-IT-arbeidere som løper rundt og samler inn PC-informasjon; eller politiske arbeidere som tar meningsmåling fra lokale borgere. Disse situasjonene kan ha fordel av et automatisert verktøy som dette.

Dropbox-varsler

Noen ganger kaster enkle tekstlinjer den noen ganger. Gruppemedlemmene dine kan trenge å sende inn hele skjemaer eller PDF-dokumenter til lagringsstedet for teamet. Dette er en situasjon som absolutt krever en automatisert Dropbox-løsning. Med Dropbox er alt du trenger å gjøre å opprette en delt mappe, få alle lagkameratene til å koble mobilenhetene sine til den delte katalogen med en Dropbox-app, og du er ferdig.

Men hvordan får du beskjed når teammedlemmene dine har sendt inn nye dokumenter til den delte mappen? Ah, nå er det en jobb for IFTTT! Lag først en Dropbox-trigger for mappen du opprettet der teammedlemmene dine kan slippe dokumenter inn.

Handlingen vil være en SMS til telefonen din, som vil gi deg filnavnet, og en URL-kobling direkte til filstedet på DropBox.

I det øyeblikket teammedlemmer kaster et dokument i den delte mappen, vil du som leder umiddelbart vite at dokumentet er klart for deg. Dette er et godt verktøy for en lærer som administrerer oppgaver for en stor klasse; en redaktør som venter på artikler; og mange andre scenarier.

Dropbox kan også varsle deg om endringer i skymappene dine. Denne enkle oppskriften hjelper deg med å utvide alternativene dine med andre varslingsverktøy.

Dato for varsling og SMS

Et annet vanlig behov for grupper av mennesker som jobber sammen er stadige møter. Det er et uheldig behov, men det er ingen bedre måte å holde en gruppe på sporet enn vanlige møter der alle sjekker inn for å rapportere fremgang. Problemet er at det alltid er mennesker som glemmer møter.

Hvis du vil avhjelpe dette, er en kul tilnærming å bruke Date / Time trigger i IFTTT. Du kan bruke den til å utløse alt fra e-post til iPhone-varsler, men i eksemplet nedenfor bruker jeg et scenario der gruppen aktivt kommuniserer via en Facebook-side. Du kan utløse et varsel til en Facebook-side med IFTTT, men først må du opprette trigger for dag / tid.

Da er det bare å lage den tilpassede meldingen du vil kaste på Facebook-siden når tiden for møtet nærmer seg.

Hvis gruppen bruker den siden aktivt, bør du ikke ha en eneste fraværende person på møtet.

Facebook-side #Hjelp Hashtag for å gruppere e-post

Her er et annet scenario. La oss si at du driver nettsteder for forretningshotell, og at du har en voksende base av kunder som trenger teknisk support. Teknisk supportteamet ditt er stort, men kundene klager over at det ikke alltid er lett å komme i kontakt med teknisk support.

Dette er en måte å få kundene dine begeistret for teknisk support. Tilby å legge ut spørsmål om Helpdesk på Facebook-siden din med hashtaggen #hjelp, og få den beskjeden umiddelbart til hele teknisk supportgruppe.

Triggeren på IFTTT er en Facebook-side trigger der du setter opp hashtaggen.

Den utløseren vil gå til e-postvarslingen. Gjør emnet noe flagg som “GRUPPEHJELP” og sett inn meldingen om innlegget i kroppen.

Dette går til din egen e-postadresse, så bare opprett et filter i e-postkontoen din og la den automatisk sende den meldingen til hele teamet av teknisk supportpersonell. Lett!

Neste gang en av kundene dine merker at serverne dine er nede, kan du stole på at hele teknisk kundestøttegruppe vil høre om det på samme tid - i det øyeblikket en klient rapporterer det!

Toodledo for å sende e-post når oppgavene er fullført

En av de beste tilleggene til IFTTT etter min mening var Toodledo. Du kommer til å trenge en slags oppgaveliste for å fullstendig administrere en gruppe, og med Toodledo integrert i IFTTT, kan du gjøre alle slags kule automatisering med det.

Kan det for eksempel ikke være hyggelig å få et varsel hver gang noen i teamet ditt fullfører oppgaven sin?

Ikke noe problem. Lag en trigger i IFTTT for når noen oppgave er fullført.

Velg e-post på utdatasiden. Det som er fantastisk er at denne e-posten kan sendes til flere personer, ikke bare e-postkontoen din som er registrert hos IFTTT. Du kan skrive inn opptil fem adresser til personer som trenger å vite når oppgavene er fullført av teamet.

Det er andre ting du kan gjøre med Toodledo, som du kan se fra triggerlisten over. Du kan også utløse når nye oppgaver opprettes, eller bare nye oppgaver med bestemte koder.

Del dine egne triks og oppskrifter

Med litt kreativitet er det bare bemerkelsesverdig hvor mye du kan automatisere samarbeidet til enkeltmedlemmer i en gruppe. Å jobbe med andre mennesker kan være en kompleks serie med oppgaver, utfordringer og suksesser - så hvorfor ikke forenkle hele saken ved å automatisere all kommunikasjon, planlegging og administrasjon som du kan? På denne måten kan du fokusere på det aktuelle prosjektet, som igjen vil gi et mye bedre sluttresultat.

Har du noen gang brukt IFTTT for å automatisere gruppeoppgaver? Del noen av dine egne triks og oppskrifter i kommentarfeltet nedenfor!

Bildetillegg: Kreativ bærekraft Via Flickr