Slik bruker du Microsoft Excel for å administrere livet ditt

Annonse

Det er ingen hemmelighet at jeg er en total Excel-fanboy. Mye av det kommer av at jeg liker å skrive VBA-kode, og Excel kombinert med VBA-skript åpner for en hel verden av muligheter.

I det siste, her på MUO, har jeg delt noen få ting jeg har gjort med Excel og VBA, som eksportere Excel-data til Word Hvordan integrere Excel-data i et Word-dokumentI løpet av arbeidsuken er det sannsynligvis mange ganger at du finner ut at du kopierer og limer inn informasjon fra Excel til Word, eller omvendt. Slik produserer folk ofte rapporter ... Les mer eller sender ut e-post direkte fra Excel Slik sender du e-post fra et Excel-regneark ved hjelp av VBA-skriptKodemalen vår vil hjelpe deg med å sette opp automatiserte e-poster fra Excel ved hjelp av CDO (Collaboration Data Objects) og VBA-skript. Les mer . Selvfølgelig, hvis du ikke er mye for en koder, kan du alltid få Excel-applikasjoner noen andre har skrevet, som de oppført av Simon Topp 3 nettsteder for å laste ned nyttige gratis Excel-programmer Les mer .

Imidlertid, hvis du ser alvorlig på å bruke Excel til å administrere mer av livet ditt, bør du ta deg tid til å lære hvordan VBA-koding fungerer. For å hjelpe med det har jeg bestemt meg for å dele et "Automation" regneark som jeg har opprettet for å administrere forskjellige områder i livet mitt. Dette regnearket har 4 faner og dekker alt fra gruppering av lenker til nettadresser som jeg vil starte på en gang, til å administrere gjelden min og betale den raskere.

Hvis du vil forbedre bruken av Excel, inviterer jeg deg til å følge med mens jeg deler noen av disse designene - og enkle skript - som jeg brukte for å utføre disse oppgavene.

Administrere livet ditt med Excel

Microsoft Excel er ikke bare et dataark. Det er faktisk en designplattform for applikasjoner. Hvis du ser på det på den måten, vil du kanskje innse hvor mye du kan oppnå med applikasjonen.

Se på et ark som et designtavle hvor du kan plassere Visual Basic-formobjekter som kommandoknapper, rullegardinbokser, tekstbokser og alt annet. Ikke bare kan du plassere dem hvor som helst på arket, men du kan bruke objektene til å interaktiv (eller automatisk) legge til, fjerne eller manipulere informasjon på arket.

Overvåke nettstedene dine

Jeg har prøvd mange forskjellige verktøy for å pinge de forskjellige nettstedene jeg administrerer, for eksempel ICMP Ping Manager Overvåk nettverksenheter og nettsteder med ICMP Ping ManagerBåde på jobb og hjemme opplever jeg ofte at jeg har behov for å sjekke status på PC-er, skrivere, servere eller andre nettverksenheter. I disse dager, med så mange enheter som bruker ... Les mer . Men for ikke lenge siden oppdaget jeg en måte å pinge nettsteder fra høyre inne i et Excel VBA-skript. Det betydde at jeg kunne legge til et ark i arbeidsboka for "automatisering" som skulle pinge alle nettsteder som jeg administrerer, og legge resultatene i en celle ved siden av nettstedets navn.

Slik la jeg ut arket.

Tallet “4” i celle B1 brukes til å vise antall nettsteder som jeg har installert på arket. Dette vil tillate at skriptet bare kan telle gjennom antall celler som faktisk har nettsteder oppført, startet på A3.

Koden for å oppnå dette ser slik ut:

Demp intSiteCount som heltall. Dim intCount Som heltall. Dim oPing As Object, oRetStatus As Object. Dim sHost As String. Dim sPing som streng. Dim intCol som heltall. Dim intRow Som heltall intSiteCount = CInt (Sheet1.Cells (1, 2) .Value) intRow = 3 For intCount = 1 To intSiteCount sPing = "" Sheet1.Cells (intRow, 2) = sPing intRow = intRow + 1. Neste intRow = 3 For intCount = 1 Til intSiteCount sHost = Sheet1.Cells (intRow, 1) Angi oPing = GetObject ("winmgmts: {impersonationLevel = impersonate}"). ExecQuery _ ("velg * fra Win32_PingStatus hvor adresse = '" & sHost & "'") Hver oRetStatus i oPing If IsNull (oRetStatus. Statuskode) Eller oRetStatus. StatusCode <> 0 Da sPing = "Ping mislyktes" annet sPing = sHost & "Ping suksess på" & Nå () & Chr (10) sPing = sPing & "Time (ms) =" & vbTab & oRetStatus. ResponseTime & Chr (10) sPing = sPing & "TTL (s) =" & vbTab & vbTab & oRetStatus. ResponseTimeToLive End If Next Sheet1.Cells (intRow, 2) = sPing intRow = intRow + 1 Next

Det første "For" -oppslaget går bare gjennom resultatcellene og tømmer resultatene fra forrige gang jeg foretok en sjekk. Den andre FOR-loopen teller gjennom radene som viser nettstedene, og starter på den tredje raden (intRow-3). Ping-kommandoen (sett oPing-linjen), og returnerer deretter resultatene i kolonne B (Ark1.Celler (intRow, 2) = Sping).

Slik ser resultatene ut etter at skriptet kjøres.

Resultatkolonnen viser om pingen var vellykket, og Time / TTL-detaljene.

Hvis du ikke er kjent med å legge til kommandoknapper til et Excel-ark, kan du legge til knappen fra "Utvikler" -menyen og klikke på "Sett inn" -knappen og velge knappen fra listen. Tegn knappen på arket, høyreklikk på den, og velg deretter "Tildel makro".

Skriv inn navnet på makroen for den knappen, og klikk på "Ny".

Dette vil åpne kodeskjermen der du kan sette inn koden ovenfra.

Vedlikeholde et bibliotek med lenkegrupper

På en annen fane begynte jeg også å organisere gruppen av lenker som jeg bruker for å utføre visse oppgaver. Når jeg for eksempel skriver for MUO, liker jeg å åpne MUO WordPress-editoren, google og Google Docs-siden vår for emner. Når jeg forsker på emner med Top Secret Writers, liker jeg å åpne et par standard mediesider.

Når jeg klikker på “Start gruppe” -knappen, starter den standard nettleser og åpner alle sider i den gruppen. Slik ser skriptet ut for hver knapp:

Demp intSiteCount som heltall. Dim intCount Som heltall. Dim intCol som heltall. Demp intRow Som heltall intSiteCount = CInt (Sheet2.Cells (4, 3) .Value) intRow = 5 For intCount = 1 Til intSiteCount ActiveWorkbook. FollowHyperlink (Sheet2.Cells (intRow, 2)) intRow = intRow + 1. neste

Dette skriptet er enkelt, men effektivt. Hemmeligheten bak denne er "FollowHyperlink" -funksjonen. Denne koden vil sjekke antall lenker som er definert i cellen til høyre for gruppetittelen, og vet å kjøre gjennom at mange lenker før tittelen. For hver knapp må plasseringen av lenketellingen og kolonnen som brukes skrives manuelt inn i koden, men resten av koden er identisk for hver knapp.

Forhåndsvis ditt bildegalleri

På den neste fanen i automatiseringsarket er hvor jeg går når jeg raskt vil løpe gjennom alle bildene i bildemappen. Jeg gjør dette fordi jeg plasserer mer enn bare bilder i den mappen, og vil se alle filene jeg har der.

Slik ser det ut etter å ha klikket på knappen "Forhåndsvisning av bilder".

Akkurat nå oppdaterer jeg dette arket manuelt ved å slette alle bilder fra B-kolonnen, og deretter klikke på “Preview Pics” -knappen.

Knappen kjører følgende skript:

Dim myPict som StdPicture. Demp strFilePath som streng. Dimm intRow Som heltall. Dim myPictName som variant. Dim myCell As Range. Dim sPicture As String. Dim strTest som streng. Dim myRng As Range. Dim intSkip Som heltall intRow = 2 strFilePath = Sheet3.Cells (1, 3) .Value Set myObject = New Scripting. File. Angi mySource = myObject. GetFolder (strFilePath) Ved feil Fortsett neste gang med ark3 Sett myRng = Sheet3.Range ("B2", .Cells (.Rows. Telle "B"). Slutt (xlUp)) Slutt med for hver myfile i mySource. Files 'If picture is a file If Right (myfile, 4) = ".gif" Eller Right (myfile, 4) = ".jpg" Or Right (myfile, 4) = ".bmp" Eller Right (myfile, 4) = ".tif" Eller høyre (myfile, 4) = ".png" Så Sheet3.Cells (intRow, 1) .Value = "" Sheet3.Cells (intRow, 1) .Value = myfile. Navn intSkip = 0 For hvert myCell i myRng. Cells If intSkip = 1 Then With myCell. Offset ((intRow - 3) + 1, 0) Sheet3.Shapes. AddPicture myfile. Sti, msoCTrue, msoCTrue, .Left, .Top, 125, 125 End With End Hvis intSkip = intSkip + 1 Neste myCell End Hvis intRow = intRow + 1 Neste

Hemmeligheten bak dette skriptet bruker StdPicture-objektet, som lar deg sortere overleggsbilder på plassering av visse celler, ved å definere venstre og øverste egenskapene til bildet for å matche det til celle. Bare sørg for å formatere cellene litt større enn det du definerer i koden. I min situasjon brukte jeg 125 høyde og bredde for bildene, så cellene mine er satt litt større enn det på forhånd.

Behandle gjelden din

Den siste fanen som jeg vil dele er faktisk en som jeg skrev for en stund tilbake om å bruke Excel til lage et personlig budsjett Lag et personlig budsjett med Microsoft Excel i fire enkle trinnHar du så mye gjeld at det vil ta flere tiår å betale ned? Lag et budsjett og bruk disse Excel-tipsene til å betale ned gjelden før. Les mer .

Det viktigste konseptet som jeg skrev om i den artikkelen, og et som hører hjemme i enhver artikkel om bruk Excel for å administrere livet ditt, bruker Excel for å beregne hvordan "snøballeffekten" kan hjelpe deg med å betale ned gjeld.

Konseptet er ganske enkelt. Liste over alle kredittkortgjeldene dine side om side i et ark, med to kolonner per gjeld - total saldo og betaling. Beregningen for hver påfølgende betalingscelle er “PrevBalance + (PrevBalance * 0,10 / 12) - siste betaling”

Deretter kan du dra alle verdiene nedover i arket, og de blir beregnet på nytt, og viser hvor raskt saldoen din vil falle når du betaler. Som du kan se, vil det å betale en betaling per gjeld til hver gjeld er betalt til slutt betale for hver enkelt gjeld.

Men takket være den raske regnekraften til Excel, kan du bestemme når saldoer skal betales, og på det tidspunktet ta minimumssaldoen for det kortet og flytt det til et annet kort som ikke er betalt ennå av. Som regnearket viser, blir hver etterfølgende saldo betalt mye raskere.

Excel lar deg beregne og visualisere raskt hvordan betalingene dine vil påvirke fremtidige utbetalingsdatoer, og det også gir deg en plan for å se tilbake på mens du prøver å forsikre deg om at du er på god vei med å betale ut disse gjeld.

Som du kan se, er Excel et veldig kraftig verktøy når det gjelder å håndtere alle aspekter av livet ditt - enten det er ditt arbeid, administrere filer eller budsjettet.

Har du noen unike bruksområder for Excel for å styre ditt eget liv? Del noen av dine egne tips og råd i kommentarfeltet nedenfor.

Bildekreditt: forstørrelsesglass via Shutterstock