Tips og maler for å lage en arbeidsplan i Excel

Annonse

Å lage en arbeidsplan er ikke lett. Enten ditt team av ansatte er så stort som noen få dusin eller så lite som en håndfull, er det tøft å finne en måte å passe til alles timer, treffe minimum og holde teamet lykkelig. Heldigvis kan Excel bidra til å gjøre det til mye lettere.

Excel-maler En Excel-mal for enhver anledningHopp over den bratte læringskurven, og sorter livet ditt med kraften fra Excel-maler. Vi har samlet et utvalg av automatiske oppdateringsmaler for å spore budsjetter, administrere prosjekter og mer. Les mer forbli et av de mest nyttige verktøyene i datahistorien. De er flotte for administrere oppgaver og prosjekter 10 kraftige Excel prosjektledelsesmaler for sporingGratis prosjektledelsesmaler er de beste. Få tak i disse viktige Microsoft Excel-regnearkmallene for å spore ethvert prosjekt. Les mer , holde økonomien i orden 15 Excel-regnearkmaler for å administrere økonomienFølg alltid med på din økonomiske helse. Disse gratis Excel-regnearkmallene er verktøyene du trenger for å administrere pengene dine. Les mer

, spore fitness fremgang 10 Excel-maler for å spore helse og helse Les mer , og bare forblir organisert generelt 10 Utrolig nyttige regnearkmaler for å organisere livet dittEr livet ditt et rot av tapte frister, glemt shopping og ødelagte forpliktelser? Høres ut som du trenger å bli organisert. Les mer - men planlegging er ett område der Excel egentlig skinner.

5 Viktige tips når du lager en timeplan

Husk følgende hensyn før du dykker ned i selve planleggingsprosessen. De vil lette hele prosessen og redusere mengden stress som hoper seg på deg. Planlegging vil aldri være enkelt, men det trenger ikke å være et mareritt.

Kjenn dine ansattes preferanser. Den typen preferanser du kan ta hensyn til når planlegging vil variere fra felt til felt (f.eks. Detaljhandel vs. lager), men det er viktig å i det minste prøve å imøtekomme dine arbeidere.

Har noen ansatte skrått mot morgenen? Eller kanskje kvelder? Hvor mange timer ønsker hver ansatt per uke? Er det noen tidsbegrensninger, for eksempel en manglende vilje til å jobbe søndager? Har visse ansatte synergi og kompatibilitet?

Du får ikke plass alle, men det er et godt mål å skyte etter fordi det kan forbedre produktiviteten og atmosfæren - men viktigst av alt er at den bygger tillit, og tillit går hånd i hånd med respekt.

Spor om ansattes fraværsforespørsler. Som om det ikke var vanskelig nok å sjonglere med alle ansattes preferanser, er det tidssensitive problemer som dukker opp nå og da. Noen trenger for eksempel noen dager for å ta seg en ferie eller å sørge over et tapt familiemedlem.

Heldigvis kan dette holdes enkelt ved å bruke en allsidig verktøy som Google Kalender 10 fantastiske Google Kalender-funksjoner som du bør prøve ut Les mer eller kalenderplugin for Thunderbird 5 utvidelser for å legge til kalendere og oppgavebehandling i Thunderbird 3 Les mer . En kvalitet-å-gjøre-liste-app som Todoist (grunner til å oppgradere til Todoist Pro Hvor mye mer produktiv er ToDoist Premium? Her er 6 gode grunner til å oppgradereJeg fortsatte å bruke ToDoist gratis en stund. Men fortsatte å komme opp mot ting jeg ville gjøre og ikke kunne. E-postpåminnelser. Legge til notater til oppgaven. Ting som virkelig vil tilføre mye ... Les mer ), WorkFlowy (vår WorkFlowy anmeldelse Zen-Style Listing Og prosjektledelse med WorkFlowy Les mer ), eller Wunderlist (vår Wunderlist anmeldelse Wunderlist: Enkel å bruke, allsidig og plattform for to-do list manager Les mer ) kan fungere bra også.

Lag timeplanen på forhånd. Det er klart du ikke klarer det også langt foran tid i tilfelle situasjoner endrer seg, men unngå definitivt å vente til dagen før. En god tommelfingerregel er omtrent en uke i forveien.

Hvis bare utsettelse var så lett å slå, ikke sant? Alle kjemper for å få ting gjort til en viss grad, og det er derfor vi har skrevet mye om strategier for anti-procrastination 5 Utsettelsesstrategier for å bli mer produktive Les mer , unngå distraksjoner på Internett 6 tips Forhindre internettutsettelseJeg er en mester i utsettelse. Kanskje du er det også. Det er millioner av mennesker som lider av forkrøplende utsettelse, og det er en virkelig tapp for produktivitet og effektivitet. Det rare er at mange av ... Les mer , og virkelig å overvinne utsettelse Slik slutter du å utsette: Den eneste nyttårsoppløsningen du bør stilleKick vanen med å utsette seg og begynn å ta grep uten å vente på riktig tid. Å stoppe utsettelse er den eneste nyttårsoppløsningen du trenger. Her er grunnen. Les mer .

Ved å lage timeplanene dine på forhånd, gir du deg selv et lite pusterom i tilfelle plutselige endringer må gjøres.

Tildel de viktigste skiftene først. Med "viktigst" mener vi "ikke-omsettelige". Hvis noen absolutt trenger å jobbe et bestemt skift, må du fylle det ut først og sette det i stein. Når alle nødvendige skift er fylt ut, er det lettere å blande og matche de resterende skiftene med tilgjengelige ansatte.

Og husk alltid minst en beredskap. Helst ville du lage flere tidsplaner (f.eks. Plan A, plan B osv.), Men det kan ta mye tid, så på I det minste bør du identifisere de ansatte som mest sannsynlig vil falle igjennom og ha en backup-plan i tilfelle de gjøre.

Gjør tidsplanen lett tilgjengelig. Det er bra av to grunner å la arbeidstakerne se planen på forhånd: De kan påpeke eventuelle feil, og de vil sette pris på heads up slik at de kan planlegge sine egne uker rundt planen.

Siden vi kommer til å bruke Excel-maler for å lage arbeidsplanene våre, er det foretrukne alternativet å laste dem opp direkte til Google Disk Google Drive-pålogging og fildeling er enkeltGoogle Drive er en skylagrings- og nettkontortjeneste som har 15 GB gratis lagringsplass og geniale samarbeidsalternativer. Vi viser deg hvordan du får tilgang til det og deler dokumenter med andre. Les mer . Det vil konvertere til Googles regnearkalternativ Excel vs. Google Sheets: Hvilken er bedre for deg?Trenger du virkelig Excel? Både desktop og online løsninger har fordelene. Hvis du har problemer med å velge mellom Excel og Google Sheets for å administrere regnearkene, kan du hjelpe oss med å bestemme. Les mer og lar deg dele det slik at andre kan se. Pass på disse tips for samarbeidende Google Sheets 5 Google Sheets-innstillinger avgjørende for teamarbeidGoogle Sheets har flere funksjoner som støtter datainnsamling og behandling av data enn du kanskje tror. Vi presenterer deg for Google Sheets-funksjoner og -funksjoner som er viktige for gruppeprosjekter. Les mer hvis du er ny på det.

Og ikke bekymre deg for sikkerhet. Med mindre du håndterer regjeringshemmeligheter, Google Sheets er sikkert nok Hvor sikre er dokumentene dine i Google Drive? Les mer for daglige brukere som deg og meg.

Gratis nedlastinger av Excel-maler

Med disse tipsene ut av veien, her er en håndfull fantastiske Excel-maler designet spesielt for å hjelpe arbeidsgivere med å planlegge arbeidstakerplaner for uken. Det vil fortsatt være hardt arbeid, men mye enklere hvis du bruker en av disse malene.

Maler er tilgjengelige som XLSX-filer for Excel 2007 og senere versjoner.

Omfattende arbeidsskiftplan

Denne arbeidsskiftplanen innen Spreadsheet123 er en av de mer omfattende malene der ute. Det er bra nok til å konkurrere med noe av planleggingsprogramvaren som er tilgjengelig for nedlasting på nettet, men på en måte er denne malen tilgjengelig helt gratis.

Når du åpner det, finner du forskjellige ark for: Ansattregister, arbeidsskiftplan, tidskort, lønnsbudsjett, oppmøte, belegg, innstillinger og hjelp. Hjelpearket er en mini-tutorial som viser deg hvordan du kommer i gang med timeplanen.

Vi anbefaler ærlig talt denne. Vi har et par andre forslag nedenfor, men ingen av dem er like gode, og du bør bare sjekke dem ut hvis denne er altfor komplisert for hva du vil gjøre (noe som absolutt er gyldig klage).

Nedlasting:Arbeidsskifteplan

Ukens skiftplan

Denne ukentlige skiftplanen innen Business Management Systems er kanskje ikke så omfattende som den ovenfor, men det er flott for mindre lag. Det er enklere, som betyr at det er lettere å lære og enklere å bruke. Anbefales på det sterkeste for de som ønsker en midtveisplanlegging.

Den leveres med tre ark: Plan, skift og ansatte. Alt du trenger å gjøre er å liste over dine ansatte og timeprisene deres i Ansatte-arket. Definer deretter starttid og sluttid for hvert tilgjengelig skift i Skift-arket. Etterpå blir det automatiserte tidsplanarket selvforklarende.

Den eneste ulempen er at det bare kan gå opp til 20 ansatte og 9 definerte skift, noe som gjør det flott for små og mellomstore operasjoner, men upålitelig for større selskaper.

Nedlasting:Arbeidstidsplan for ansatte

Daglig skiftplan

Kanskje trenger du ikke alle de automatiserte klokkene og fløytene som følger med de to malene som er nevnt over. Kanskje foretrekker du å gjøre ting så manuelt som mulig, og alt du trenger er en virkelig grunnleggende plan for å tulle med. I så fall bruker du den som er levert av Vertex42.

Denne malen gjør det ikke noen arbeid i det hele tatt. Dets eneste formål er å gi deg en forhåndsinnstilt tidsplan som du kan fylle ut for hånd. Når du er ferdig, kan du skrive den ut (eller laste den opp på nettet) for alle å se, og det er lett nok å begynne på nytt hver uke.

Nedlasting:Skiftplanmal

Excel gjør livet ditt enklere enda en gang

Endre disse malene etter dine behov, hvis de ikke er helt perfekte for deg (så lenge du ikke distribuerer dem). Hvis du vil tilpasse, men ikke vet hvor du skal begynne, anbefaler vi lære Excel-formler Trenger du hjelp med Excel-formler? 7 ressurser å konsultereExcel er regnearkets gullstandard. Hvis det kreves at du bruker Excel og likevel må gjøre deg kjent med det, vil disse ressursene raskt introdusere deg for det grunnleggende og mer. Les mer først.

Og før du skriver ut de fullførte timeplanene dine, kan du sjekke ut disse tips for utskrift av Excel-ark 7 Tips om utskrift av Excel: Slik skriver du ut regnearket trinn for trinnHar du problemer med å skrive ut fra Microsoft Excel? Denne guiden viser deg hvordan du kan skrive ut et Excel-regneark perfekt. Les mer å sørge for at alt kommer ordentlig ut.

Hvilken mal er din favoritt? Savnet vi noen gode? Har du noen tips eller triks for å planlegge de ansatte? Del med oss ​​i kommentarene nedenfor!

Bildetillegg: Ukentlig tidsplan av Andrey_Popov via Shutterstock, Planleggingsoppgaver av faithie via Shutterstock, Illustrasjon av arbeidsstasjonen av faithie via Shutterstock, Tom plan av xtock via Shutterstock