Utvikle marerittet i innboksen i Gmail til et strømlinjeformet meldingssystem

Annonse

Jeg må innrømme at når det kommer til organisering av e-post, så er jeg litt lat. Når jeg får en e-post fra noen, avgir jeg bare et raskt svar og lar e-posten sitte i innboksen. Da jeg pleide å bruke Yahoo Mail mye, resulterte dette i at innboksen min vokste til rundt 3000 til 4000 meldinger. Hvordan kan du nå fikse et mareritt-scenario slik?

Situasjonen blir enda mer kritisk når du begynner å jobbe eksternt. Jobboppgavene dine og teamdiskusjoner skjer alle via e-post. Dette gjør e-postorganisering og effektivisering enda viktigere, fordi det kan påvirke kvaliteten på arbeidet ditt og om du kommer på som en godt organisert og svært funksjonell person eller ikke.

Først av alt er MakeUseOf helt klart stedet å henvende seg når du trenger hjelp med Gmail-kontoen din. To av mine favoritt MUO-artikler som fokuserer på effektivisering av Gmail, er Angelinas fantastiske liste over måter å bruke dem på Gmail som et multitasking-verktøy Hvordan gjøre Gmail om til en multitasking-maskin (del 1) Les mer

; og jeg likte også Ann Smartys artikkel med noen eksempler på hvordan du bruker Gmail filtrerer for å forbedre produktiviteten din 3 gode eksempler på bruk av Gmail-filtre for produktivitet Les mer . I denne artikkelen skal jeg dele tre kraftige måter som du kan få innboksen til å organisere seg, i stedet for å bruke timer på å prøve å reparere effekten av latskapen din på ett møte.

Å rydde opp i innboksen som en evolusjonær prosess

Å organisere og rydde opp i Gmail-innboksen er omtrent like tiltalende for meg som å vaske eller vaske oppvasken. I stedet for å organisere hele innboksen og hele bunken med meldinger som er akkumulert der, kan du imidlertid gjøre en vane å gjøre bare noen få ting annerledes fremover. Disse "få tingene" vil til slutt føre til at innboksen din renser seg. Høres umulig ut? Det er ikke - det er bare en sak å trene Gmail-innboksen din til å handle mer intelligent og sortere ut meldingene dine for deg.

Det første trinnet med å love deg selv å håndtere innkommende e-postmeldinger ved å fortelle Gmail hvordan du skal sortere eller organisere dem. Ved å omdirigere vanlige innkommende e-poster, vil du oppdage at innboksen din renser seg veldig raskt.

For eksempel har jeg nylig satt opp Google Kalender for å gi meg påminnelsesemails for oppgavene som jeg har planlagt å gjøre for dagen. Selv om dette er en fin måte å gjøre ting på, er det også en fin måte å gjørme opp en innboks i veldig kort rekkefølge. Jeg har latt disse meldingene hoper seg opp, men nå har jeg å gjøre med varslings-e-postene som jeg nettopp har mottatt i dag og bruker den til å gå tilbake og organisere alle de som for tiden er rotete innboksen min. Mens du har meldingen åpen, er alt du trenger å gjøre å klikke på “Flere handlinger” og deretter velge “Filtrer meldinger som disse.

På denne måten trenger du ikke finne ut hvilke filterkriterier du bør bruke for å bruke på denne gruppen av bilder, e-postadressen systemet kjenner allerede e-postadressen som e-posten kom fra, og den fyller automatisk ut "Fra" -feltet for du.

Husk at når du håndterer e-postmeldinger som de kommer inn i innboksen din i dag, lærer du e-postkontoen din hvordan du organiserer innboksen din for deg. Dette kan ta ekstra tid i dag eller i morgen, men etter hvert vil du innse at Gmail-kontoen din holder seg ren og organisert! Den virkelige hemmeligheten for å "lære" Gmail-kontoen din hva du skal gjøre med meldingen kommer i neste trinn med å sette opp filteret.

Hvis du nettopp har begynt å gjøre dette, har du sannsynligvis ingen etiketter klare til meldingene du håper å organisere. Ikke frykt - bare bruk rullegardinboksen ved siden av "Bruk etiketten" for å velge "Ny etikett ..." Dette lar deg tilordne en etikett som godt beskriver denne typen e-post. I dette tilfellet ringte jeg for eksempel e-posttypen "Kalender_Notifikasjoner", og ba deretter Gmail bruke denne nye regelen på tidligere meldinger.

Det er dette som effektiviserer innsatsen. I stedet for å gå tilbake og organisere tusenvis av gamle e-postmeldinger, kan du la dine anstrengelser gjøre det med ny e-postmeldinger som resulterer i en opprydding av den eksisterende bunken med assortert e-post.

Bruk superstjerner for å raskt flagge e-postmeldinger

Hvis du er noe som meg, kan du få e-postmeldinger fra hele stedet - informasjonsmail fra banken din eller andre organisasjoner du gjør forretninger med, e-postmeldinger fra kolleger eller personer du administrerer, eller viktige meldinger fra teammedlemmer som du er jobber med. Hvis du har å gjøre med en enorm tilstrømning av e-post, er det en veldig smart idé å begynne å "flagge" e-postmeldingene dine med stjerner.

Stjerner en melding betyr vanligvis at meldingen er veldig viktig, men det er også en fin måte å dele inn de “viktige” e-postene i underkategorier for raskt og enkelt å søke senere. Du kan gjøre dette ved å aktivere “Superstars” Gmail Labs-funksjonen.

Denne funksjonen lar deg bruke opptil 12 unike stjerneikoner slik at du ikke bare kan skille viktige meldinger fra resten av innbokshaugen, men du kan sortere de viktige meldingene til sine egne spesiell type. Du må vite navnet på ikonet for å søke, så på Gmail-innstillingssiden er det bare å holde musen over ikonet for ikonnavnet. Når du leser en ny e-postadresse og vil merke den som viktig og sortere den - kan du klikke på alternativet "stjerne" og deretter klikke flere ganger for å endre stjernetype. I dette tilfellet klikket jeg fem ganger for å merke meldingen som en viktig informativ e-post om reiseplanene mine i Orbitz.

Senere, når du vil huske de viktige meldingene fra e-postadressen din, er det bare å søke etter typen ved å skrive “has: blue-info” eller hva navnet på ikonetypen er - og bare meldingene du har flagget, vil få returnert. Her er for eksempel alle meldingene som jeg flagget som viktige informasjons-e-poster.

Dette gjør det veldig enkelt å raskt finne de beskjedene du pleide å jakte gjennom innboksen din for å spare tid og unngå stor hodepine.

Flagg kritiske e-postmeldinger med hurtigkoblinger

En annen viktig måte å organisere og følge med på de kritiske e-postmeldingene du vet at du trenger å takle det første øyeblikket du kan, er å aktivere hurtigkoblingsfunksjonen i Gmail Labs. Dette setter opp en enkel hurtigkoblingsfunksjon i venstre menyrute i Gmail-kontoen din.

Når du mottar en e-post som du vet at du kommer til å komme tilbake og finne senere, klikker du bare på “Legg til hurtigkobling”, og Gmail vil automatisk registrere URL-adressen til dette bildet og legge den til til venstre-menyen notering. Du kan gi lenketeksten hvilken som helst tittel du liker.

Dette viser e-postkoblingene i venstre menylinje med titlene du valgte. Dette er en veldig nyttig måte å unngå behovet for å grave etter e-postmeldinger som har viktig informasjon som noens telefonnummer som de har sendt deg. Når det er på tide å ringe dem, er alt du trenger å gjøre å klikke på lenken - ingen grunn til å bla gjennom alle de andre e-postene dine for å finne den viktige informasjonen.

Legg merke til at det er “x” -alternativer ved siden av hver hurtigkobling. Dette fordi denne funksjonen er ment for å raskt lagre informasjon som du kommer til å trenge i kort rekkefølge. Når du har brukt informasjonen, er det en god idé å slette hurtigkoblingen slik at du kan holde listen over hurtigkoblinger så kort som mulig. Det er i utgangspunktet en rask riperute for å holde oversikt over de kritiske e-postmeldingene du vet at du trenger å gå tilbake til igjen snart.

Vet du om andre nyttige tips for å organisere og effektivisere innboksen? Del dine egne ideer og tips i kommentarfeltet nedenfor.