6 (Google) Kalender feil du bør unngå

Annonse

Kalenderapplikasjoner skal holde oss på sporet med avtaler, arrangementer og møter. De er ment å hjelpe oss med å være produktive. Men hvis du ikke er det dra full nytte av applikasjonen Slik bruker du Google Kalender som et visuelt motivasjonsverktøyVi bruker fortsatt kalendere for å minne oss på ting, men det er så mange andre bruksområder, nå som de har blitt digitale. Her er noen unike muligheter som et visuelt motivasjonsverktøy. Les mer , kan du gå glipp av og dermed redusere effektiviteten din.

Her er flere feil du kan gjøre med kalenderen din, spesielt Google Kalender, og hvordan fikse dem kan være til nytte for deg.

1. Bruker ikke tilgang på tvers av plattformer

Når du trenger å sjekke kalenderen din fra her, der og overalt, trenger du tilgang på tvers av plattformer. Hvis du for eksempel jobber på en Mac-datamaskin og bruker en Android-mobilenhet, må du sørge for at du har rask tilgang til Google Kalender på begge. Ellers kan du mangle viktige hendelser og hoppe rundt bare for å lage nye.

Du kan bruke Google Kalender på nettet, dine mobile enheter, og med nettleserutvidelser. Med dette mangfoldet av tilgang og verktøy, vil du gjøre det ha alltid kalenderen nær Hvordan synkronisere Google Kalender med alle andre plattformerGoogle Kalender er uten tvil den enkleste, mest intuitive og mest allsidige måten å organisere dagen på. Det eneste problemet brukere ofte møter er å synkronisere det med enhetene sine. Les mer . Dette lar deg opprette og redigere hendelser, motta påminnelser og se dagsorden uansett hvor du er, og holde deg rett på sporet.

2. Kobler ikke til andre kalendere

For å spare tid når det gjelder å legge til helligdager, bursdager og lokale arrangementer, kobler du til andre kalendere. Dette lar deg automatisk få elementer dukker opp i kalenderen. Så du trenger ikke å kaste bort tid på å legge inn et års verdi av hendelser i kalenderen eller prøve å huske bursdager.

Med Google Kalender kan du vise bursdager til dem i Google-kontaktene dine og til og med Google+ kretsene dine. Du kan abonnere på a forskjellige vanlige kalendere Fantastiske ting du automatisk kan importere til Google KalenderEn kalender holder hvert aspekt av livet ditt fokusert ett sted, slik at du kan bekymre deg mindre og oppnå mer. Her er noen nyttige måter å importere viktig informasjon til Google Kalender. Les mer for eksempel ferier i ditt land, forskjellige profesjonelle idretter og til og med månefaser.

I tillegg kan du legge til en kalender etter URL, som er nyttig for lokale arrangementer, for eksempel barnets skolekalender. Og du kan ta med delte kalendere også, slik at du og ektefellen din for eksempel alltid er i samsvar.

Plukke ut innstillinger (tannhjulikon) fra øverste høyre hjørne. Velge innstillinger fra listen og klikk deretter på kalendere -fanen for å vise kalendere. Klikk på for å koble til flere kalendere Bla gjennom interessante kalendere på høyre side.

3. Bruker ikke nyttige funksjoner

Google Kalender er et robust verktøy med en rekke funksjoner som hjelper deg å holde deg organisert. Hvis du ikke går i dybden med disse nyttige alternativene, unngår du en flott måte å enkelt administrere varene dine på.

Her er bare noen av de nyttige funksjonene, og hvordan de kan hjelpe deg:

• Fargekoding hendelser lar deg raskt oppdage forretnings-, personlige og helligdager på et øyeblikk.
• Varsler hjelper deg å huske hendelsene dine og kan tilpasses etter type og tid.
• Gjentatte hendelser kan opprettes med et enkelt sjekkmerke, slik at du sparer tid fra å legge dem inn igjen hver dag, uke eller måned.
• Heldagshendelser kan også betegnes med et hake, slik at du enkelt kan blokkere hele dagen.
• Avtalsplasser (arbeids- og skolekontoer) lar andre gjøre det se og reserver tid som du har tilgjengelig tid 9 Google Kalender-funksjoner du bør brukeGoogle Kalender har flere triks i ermet enn du kanskje skjønner. Våre tips vil hjelpe deg med å organisere arrangementer og redusere tiden du bruker på å administrere kalenderen. Les mer .

4. Bruker ikke tastatursnarveier

Hvis du får tilgang til Google Kalender via nettet, snarveier er tilgjengelige for å utføre kalenderoppgaver raskere. Du kan bla rundt kalenderen, endre visningen og redigere hendelser uten å løfte fingrene fra tastaturet.

For å aktivere snarveier, åpne Google Kalender i nettleseren din og velg innstillinger (tannhjulikon) fra øverste høyre hjørne. Velge innstillinger fra listen og på Generell fanen bla ned til Aktiver tastatursnarveier. Sørge for at Ja er valgt og klikk Lagre.

Så slutte å kaste bort tid og energi med å sjonglere med mus og tastatur. Sjekk bare noen få av disse snarveiene du kan bruke til å ta vare på kalendervirksomhet raskt:

• Gå til Innstillinger: S
• Gå til gjeldende dag: T
• Oppdater kalenderen din: R
• Dagsvisning: 1 eller D
• Ukesvisning: 2 eller W
• Månedsvisning: 3 eller M
• Opprett en hendelse: C
• Slett en hendelse: Backspace eller Slett
• Se hendelsesdetaljer: E
• Lagre en hendelse (fra detaljsiden): >

5. Ikke detaljert beskrivelse av hendelser

Finner du deg selv som detaljerte hendelser du oppretter som suger opp enorm tid? Eller mangler du en underdetaljert informasjon og deretter betaler for den senere? Begge aktivitetene kan være bortkastet tid av forskjellige grunner.

Når du oppretter hendelser, er det mer effektivt å inkludere de viktigste detaljene for arrangementets formål. Et perfekt eksempel er et møte der du sender deltakerne arrangementet for kalenderen deres.

Over detaljerte hendelser

Hvis du bruker mer enn et par minutter på å lage et møtearrangement Hvordan gjøre Google Kalender-samarbeid enda smartereDet er mange måter å gjøre Google Kalender smartere på. Her er åtte verktøy for å gjøre timeplanen din bedre for deg med minimal innsats fra din side. Les mer i kalenderen din, vil du sannsynligvis inkludere flere detaljer enn nødvendig.

Hvis du for eksempel bestemmer deg for å legge til hver deltakers kontaktinformasjon, er 10 vedlegg som kanskje ikke er relevante, et kart til møteplassen som tilfeldigvis er rett rundt hjørnet, og syv e-postpåminnelser, du overdøver og ikke blir det effektiv.

Under-detaljering hendelser

Å ikke inkludere passende detaljer for en hendelse er like ineffektiv som å ha for mange. Selv om det å være en rask oppgave å lage en hendelse, trenger du fremdeles den mest avgjørende informasjonen. Ellers vil du kaste bort tid på å gå frem og tilbake på å svare på deltakernes spørsmål før du selv møter.

Hvis du bruker møteeksemplet, hvis du oppretter en hendelse med tittelen Diskuter forrige ukes problemstilling uten andre detaljer, vil du sannsynligvis få øye-ruller fra deltakerne. I denne situasjonen bør du inkludere minst en kort beskrivelse, en kort agenda og eventuelle relevante dokumenter eller e-poster om problemet. Og selvfølgelig skal tittelen være mer spesifikk.

Viktige detaljer

Når det kommer til nøyaktig hva du bør inkludere når du oppretter en hendelse, kan du tenke på de fem W-ene:

• Hvem trenger å delta?
• Hva handler arrangementet?
• Når (dato og klokkeslett) foregår det?
• Hvor foregår det?
• Hvorfor (formål) møter du?

Legg til en møteagenda og relevante vedlegg, så er du klar. Dette fungerer både for personlige situasjoner og forretningsmessige. Hvis du oppretter en begivenhet for en personlig medisinsk avtale, vennens bursdagsfest eller kommende musikkonsert, bare legg inn de viktige detaljene, så er du ferdig.

6. Ikke inkludert relevante vedlegg

Som nevnt, når du oppretter en hendelse, bør du dra nytte av kalenderens filvedleggsfunksjon. Dette hjelper ikke bare du å ha akkurat det du trenger for arrangementet i forkant, men også gi det til andre som du kan invitere.

Her er flere eksempler på hvilke typer vedlegg som er nyttige for både forretnings- og personlige hendelser:

• Prosjektplaner.
• Gantt-diagrammer.
• Kravspapirer.
• Viktige e-poster.
• Visittkort.
• Arrangementsbilletter.
• Fotografier og skjermbilder.
• E-postbekreftelser.
• Kjøp kvitteringer.
• Reisedokumenter.

Gjør du noen av disse feilene i kalenderen?

Enten det er med Google Kalender eller til og med et annet program som Microsoft Outlook, gjør du noen av disse kalenderfeilene? Sjekk ut funksjoner du aldri bruker, snarveier du ikke har prøvd, og flere importerbare kalendere kan kanskje bare gi produktiviteten din et løft 12 Produktive ideer for en delt Google-kalenderGoogle Kalender er et fenomenalt produktivitetsverktøy. Disse 12 ideene skal gi deg litt inspirasjon til å begynne å tenke kreativt når det gjelder Google Kalender. Les mer .

Del favorittkalenderverktøyet og beste kalenderpraksis i kommentarene!

Bildekreditter: Milliardfoto / Shutterstock