Møter vs. Møter: To Mac-applikasjoner for håndtering av agendaer og protokoller

Annonse

Hvis du trenger omfattende, detaljerte møteplaner og minutter, tilbyr to Mac Store-applikasjoner - begge kalt Møter - nyttige løsninger som ikke er tilgjengelige i annen OS X-programvare.

Møter ($ 12.99) av Exquisitus Inc og møter ($ 19.99) av Kommando Guru hver tilbyr et sett med lignende funksjoner, med noen få viktige skillefunksjoner for å skille dem fra hverandre. Til tross for at han nylig har oppdaget kraften fra Evernote for å organisere møter Slik bruker du Evernote til å administrere møtene dineVisste du at de nyeste verktøyene og funksjonene i Evernote gjør det til et veldig nyttig program for å styre møter? Les mer , inkluderer hver av disse applikasjonene funksjoner som ikke er tilbudt av den notatmessige behemoth ennå.

Begge applikasjoner kan synkroniseres mellom OS X og deres motsvarende iOS-apper, men jeg vil fokusere på OS X-versjonene i dag.

Meeting by Exquisitus Inc ($ 12.99) [Ikke lenger tilgjengelig]

Exquisitus 'Meetings er en app som er delt inn i tre deler: en seksjon for agendaer og minutter (administrert under

Aktive emner seksjon), en dedikert kalender (merket dashbord), og en Input seksjon for en liste med påminnelser, handlingsemner og møteemner.

Søknaden kan være litt vanskelig å finne ut når du først kommer i gang. Hvis du vil sette opp et nytt møte, velger du Fil> Nytt møteemne, eller klikk på pluss “+” -knappen i sidefeltet. I motsetning til Command Guru's Meetings, lar dette programmet deg legge til navn og respektive e-postadresser fra kontaktene dine, som du vil se gjør det enkelt å sende ut agendaer og minutter.

Klikk på den lille “+ Dagsorden”-Knappen for å legge til den første dagsordenposten for et møte. Selv om du også kan bruke Shift + Command + G-tastatursnarveien for å legge til et nytt element, ville det være enda bedre om brukerne kunne trykke på Shift + Return-kombinasjonen for raskt å legge til agenda-elementer mens de skriver.

Legg merke til at agenda-elementer for denne applikasjonen inkluderer muligheten til å legge en klistrelapp og vedlegg til hver element, og en knapp for selektiv innrykk av agendaposter, to funksjoner unike for akkurat dette programmet. Individuelle agendaposter kan også sendes direkte fra applikasjonen til alle eller utvalgte møtedeltakere.

En av fordelene ved å bruke denne applikasjonen fremfor Evernote-tilnærmingen er at agenda-elementer lett kan flyttes rundt. Dette er både nyttig når du oppretter agendaer og gjør endringer på dagsordenen ved starten eller på en deltid gjennom møtet.

Opprette minutter

Etter å ha lagt til alle agendaelementene dine, klikker du på Nytt møte for å sette opp minuttene. Etter at møteprotokoll er opprettet, må eventuelle endringer på agendaen manuelt redigeres i møteprotokollen, så det kan være en god idé å bare lage protokoller etter deltakere godkjenner dagsorden.

Et annet pluss med denne tilnærmingen er at hvis møtene dine jevnlig bruker de samme agenda-elementene for hver møte, kan du ganske enkelt klikke på New Meeting-knappene for å lage et nytt sett med minutter for fremtiden møter. Selvfølgelig kan agendaen også endres for hvert nytt møte.

Som med agendaposter, kan minutter mailes, eksporteres til PDF eller RTF, kopieres til utklippstavlen, eller settes opp for Markdown Markdown Here: Bruk Markdown-tekst i Gmail og har den gjengitt [Chrome] Les mer HTML-formatering. Når agendaer eller minutter sendes via e-post, setter Møter automatisk inn e-postadressene, så vel som møteinnholdet. Dette er en funksjon som mangler fra applikasjonen som er gjennomgått nedenfor.

Legge til handlinger og gjøremål

Et av de viktigste formålene med møtene er å identifisere hva som må gjøres og tildele forfallsdatoer. Møtene til Exquisitus inneholder tre nyttige måter å legge til påminnelser om. Du kan bruke Fil> Ny handling menyelement, klikk på Handlinger øverst til høyre i møteseksjonen, eller legg til påminnelser i dashbordet.

Ved å bruke Dashboard-funksjonen kan du tilordne forfallsdato til elementer, samt presentere andre kalenderhendelser og påminnelser.

Det som også er nyttig med Møter er at alle emnene, agendaene og minuttene dine blir holdt i ett program og eksportert til den tilsvarende Meetings iOS-appen ($ 4,99) [Ikke lenger tilgjengelig].

Møter av Command Guru ($ 19.99) [Ikke lenger tilgjengelig]

Command Guru's Meetings for Mac har en ren, men likevel fargerik layout, med et grensesnitt jeg fant intuitivt. Til tross for at dette koster $ 7 mer enn Exquisitus-applikasjonen, er den ikke like fullt utstyrt for å sette opp og dele agendaer og minutter. Heldigvis kan en 30-dagers prøveversjon av denne applikasjonen lastes ned fra utviklerens nettsted.

Hvis du vil opprette et nytt møte, velger du Fil> Ny, og legg til tittel, dato og møteplassering. Det er deler av brukergrensesnittet for å legge til navn på møtedeltakere, forberedelses- og agenda-elementer, diskusjonsnotater, beslutninger og oppgaver. Du kan også velge å skjule seksjoner du ikke trenger. Disse er veldig nyttige, og noen få av dem er ikke tilgjengelige i Exquisitus-applikasjonen.

Dessverre kobler ikke denne applikasjonen til Mac-kontakten-appen din, så du må legge inn navn og adresser til deltakere manuelt. Det er heller ingen snarveier for å legge til dagsordeelementer, selv om det er en funksjon som heter "Smart oppgave" som når den er aktivert lar deg legge inn og legge til elementer ved hjelp av en tilordnet hurtigtast.

En annen ulempe med denne applikasjonen er at det ikke er noen funksjon for å bruke dagsordenelementene for å sette opp minutter. Så i grunn må du lage dagsordenspostene for diskusjonene på nytt, hvis du velger den tilnærmingen.

Den eneste eksportfunksjonen for denne applikasjonen er å sende e-post, og den ferdige eksporten ser bedre ut enn oppsettet produsert av Exquisitus 'applikasjon. Som nevnt legger ikke dette programmet inn e-postadresser, og det lister også deltakernes navn loddrett, noe som tar unødvendig mye plass.

I likhet med Exquisitus 'applikasjon, synkroniseres Møter også til den tilsvarende Meetings iOS-appen ($ 4,99) via iCloud.

Konklusjon

Begge disse møteapplikasjonene gir en sårt tiltrengt løsning som ikke tidligere var tilgjengelig på Mac-plattformen. Og selv om det er flere sterke iOS møteapper MinuteTaker og møter hjelper deg med å produsere profesjonelle iPad-rapporterI min gratis online MakeUseOf Online Meeting Guide hvor jeg ga noen tips for planlegging og avholdelse av møter over nettet, refererte jeg noen minutter til å ta apper. Mens veldig få av oss ... Les mer , er det flott at disse stasjonære applikasjonene er ledsaget av mobilversjoner som synkroniserer data, ettersom det å skrive iPad ikke er alles ide om et godt tidspunkt. På den annen side er iPad-versjonene gode å ha for å gjennomgå innhold.

nedlasting: Exquisitus 'Meetings [No Longer Available] ($ 12.99) / Command Guru's Meetings [No Longer Available] ($ 19.99)

For andre forslag om planlegging og avholdelse av møter, sjekk ut gratis nedlastbar online møteguide Online møteguide: programvare og strategiModerne videokonferanse-tjenester er enkle å bruke, og er tilgjengelige for nesten alle som har datamaskin eller smarttelefon. Muligheten til å få kontakt og møte mennesker online betyr at vi ikke lenger er begrenset av geografisk beliggenhet. Les mer . Vi vil også gjerne vite funksjoner du vil legge til i disse møteapplikasjonene.