Hvordan skrive ut Microsoft Office-dokumenter på riktig måte

Annonse

Mange tror det skrive ut et dokument 5 måter å skrive ut dokumenter når du er ute av husetUtenfor huset og trenger å få trykket noe på tid? Finn de nærmeste stedene du kan skrive ut dokumentene dine med disse tipsene. Les mer er så enkelt som å trykke på det lille skriverikonet i menylinjen i Word eller Excel, og alt skal skrive ut perfekt. Dessverre er det ikke akkurat tilfelle. Noen ganger kan det virke som en umulig bragd å få ting til å trykke slik du vil.

Når du skriver ut dokumenter, må du vurdere hvordan marginer påvirker formatering, konsekvensene å skrive ut ensidig eller tosidig, enten det er smartere å skrive ut liggende eller portrett, og så mye mer.

I denne artikkelen vil jeg hjelpe deg med å gi mening om alt utskriftsalternativene dine 7 Tips om utskrift av Excel: Slik skriver du ut regnearket trinn for trinnHar du problemer med å skrive ut fra Microsoft Excel? Denne guiden viser deg hvordan du kan skrive ut et Excel-regneark perfekt. Les mer , og hjelper deg med å velge riktige innstillinger slik at hvert dokument du skriver ut blir helt perfekt.

Hvordan utskriftsformatering kan hjelpe deg

I stedet for automatisk å trykke på hurtigutskriftsikonet og håpe på det beste, kan du ta noen øyeblikk til å vurdere hva slags dokument du skriver ut. Hvordan du svarer på disse spørsmålene vil avgjøre hvilken type innstillinger du vil konfigurere før du faktisk skriver ut - dette kan spare deg for papir 5 trinn for å spare papir og gå digital Les mer , blekk og tid.

Følgende er noen raske betraktninger du må ta i betraktning før du skriver ut noe dokument.

• Skriver du ut grafikk, som diagrammer eller tabeller?
• Har noen sider bare en eller to vanskelige, svelgende linjer (du kan sjekke dette i forhåndsvisning av utskrift - se nedenfor)?
• Bruker du topptekst eller bunntekst i dokumentet?
• Er du opptatt av miljøet (dette er virkelig en viktig vurdering)?
• Blir du begrenset av retningslinjer (som en professor som krever angitt antall sider)?
• Betaler du for utskrift per side på et offentlig sted som et bibliotek?

Du kan bruke veldig enkle "hacks" for å konsolidere tekst på færre sider, hvis du står overfor sidebegrensninger eller dobbel avstand. Du kan også redusere antall sider du skriver ut, slik at du enten kan spare papir og blekk, eller unngå utskriftsgebyr.

Få grafikk til å se bra ut

Når utskrift diagrammer Hvordan lage kraftige grafer og diagrammer i Microsoft ExcelEn god graf kan utgjøre en forskjell mellom å få poenget ditt eller la alle døsere. Vi viser deg hvordan du lager kraftige grafer i Microsoft Excel som vil engasjere og informere publikum. Les mer , grafer eller tabeller fylt med informasjon, formatet på siden du skriver ut den informasjonen på kan utgjøre en enorm forskjell i presentasjonen. Et søylediagram som er krympet for å passe inn i den øvre halvdelen av en portretttrykt side, gir mye mindre innvirkning enn et diagram som strekker seg over et helt landskapstrykt ark.

Så hvordan gjør du dette? Den enkle måten er å velge å skrive ut hele dokumentet i liggende.

Når du går videre i denne artikkelen, kommer de fleste innstillinger under Skrive ut alternativet i hovednavigeringsmenyen.

Dette området av Word er der du kan se et eksempel på hvordan utskriften din vil se ut. Det er også her de fleste justeringer og innstillinger jeg vil dekke i denne artikkelen er gjemt bort.

Bare til venstre kan du se hvordan Portrett orientering er standard utskriftsformat. Når du endrer dette til Landskapsorientering, gå tilbake til redigeringsvisningen og strekk diagrammet over hele siden. Når du har gjort dette, kan du se hvor stor innvirkning kartet kan gjøre når det skrives ut med liggende formatering.

Dette er veldig kult, men ulempen er at de fleste ikke ønsker at tekstdelen av dokumentene skal skrives ut i liggende format. Avsnittene strekker seg over en bredere side, noe som gjør dokumentet mye mindre lesbart.

Hva mest profesjonelle folk Hvordan Google Dokumenter kan hjelpe deg å komme over som profesjonellGoogle Docs har et stort, gratis lagringssted av ferdige maler som du kan bruke til nesten ethvert profesjonelt scenario. La oss se på fem vanlige dokumenter som trengs på arbeidsplassen. Les mer gjøre, er å skifte opp formatet avhengig av siden. For eksempel kan de to første sidene i dokumentet være tekst, punktlister og slikt formatert i stående retning, og deretter side tre ville være et diagram som er skrevet ut i liggende orientering.

Er dette mulig? Det er det sikkert, og det er ikke vanskelig heller.

1. Plasser markøren helt i starten av delen du vil ha i stående retning. Gå inn i Skrive ut innstillinger og sørg for at dokumentet er satt til Portrett orientering utskrift.
2. Bla ned til siden med den første grafikken din, og klikk på den siden, slik at markøren er rett før grafikken på den siden.
3. Gå tilbake til Skrive ut innstillinger, klikk på marginene, og bla deretter nedover, slik at du kan velge Tilpassede marginer ... nederst på listen.
4. Å velge Landskapsorientering.
5. Bla til bunnen og endre Søke på: innstilling til Dette peker fremover.
6. Nå vil du legge merke til at den nye liggende formateringen bare starter på siden der grafikken din er. Etter dette blar du ned til neste side der teksten din starter, og gjenta prosedyren ovenfor ved å stille formateringen tilbake til portrett.
   

Når du er igjennom, vil dokumentet være perfekt formatert for både tekst og for grafikk.

Få teksten din til å se bra ut

Å få tekstdokumenter til å se perfekt ut kan være ganske vanskelig noen ganger. Ta for eksempel situasjonen der du er ferdig skrive en forskningsoppgave 6 Topphenvisninger for å skrive en vinnende forskningsartikkel Les mer og det er en langvarig linje på siste side.

Irriterende, ikke sant?

Tilpasning av sidemarginer

Svaret på å få dokumenter som dette til å se riktig ut kommer til marginer. Du kan enkelt leke med marginer i området Utskriftsinnstillinger for å få dokumentet til å se perfekt ut.

Det kan være at valg av et av disse forhåndsvalgte formatene kan gjøre susen. Kanskje å kutte en kvart tomme fra venstre og høyre vil gjøre susen. Kanskje du må kutte alle fire marginene ned til en halv tomme. Lek rundt og se hva du må gjøre for å bare få den endelige linjen til å passe inn på siste side.

For øvrig, hvis ingen av disse eksisterende marginoppsettene fungerer for deg, kan du alltid klikke Tilpassede marginer og skriv inn dine egne margininnstillinger.

Det kan ta noen ekstra minutter å finjustere marginene slik at den siste siden ser perfekt ut, men når du ønsker å imponere folk med profesjonaliteten i dokumentet, det er noen minutter brukt.

Skrive ut skjult tekst

Hvis du jobber med flere versjoner av et dokument 9 Må ha moderne apper for visning, redigering og håndtering av dokumenterPå et nettbrett eller en hybridenhet kan berøre de første moderne appene være gode! Selv de for håndtering av dokumenter. La oss se på noen av dem. Les mer - kanskje du er en student som jobber i en gruppe og deler redigeringer, eller at du er en journalist som sender inn arbeidet ditt til en redaktør - det er ofte behovet for å skrive ut skjult formateringstekst, slik som ting som avsnitt, innrykk og andre viktige formateringselementer åpenbart.

Dette er aktivert ved å klikke på avsnitt symbol ikonet i Hjem Meny.

Disse symbolene skrives ikke automatisk ut, så hvis du trenger folk som skal se denne spesielle markeringen, må du aktivere det. For å gjøre dette, gå inn på Fil menyen, velg Skrive ut, og under innstillinger Klikk på Skriv ut alle sider fall ned. Nederst i denne listen ser du alternativet for å aktivere eller deaktivere utskriftsmarkering.

Forresten, mens du er i denne menyen, ikke glem å sjekke ut alle de andre utskriftsalternativene dine utover å bare skrive ut selve dokumentet.

Dokumentinfo utskrift alene er en kraftig funksjon. Dette lar deg skrive ut kritisk informasjon om dokumentet ditt, for eksempel hvor det er lagret på datamaskinen din og hvor mange ord eller tegn dokumentet ditt har.

Hvis du ønsker å spore denne typen informasjon med dine trykte dokumenter, kan du skrive ut denne og arkivere den sammen med det trykte dokumentet. Dette kan virkelig hjelpe hvis du tilfeldigvis vil gjøre revisjoner av dokumentet og ikke kan huske det hvor du lagret den på datamaskinen din 5 måter å finne nylig brukte filer på Mac-en påVil du åpne filer du har tilgang til på Mac-en, men ikke husker navnene deres? Her er noen triks for å finne nyere fluer på Mac. Les mer . Hvis du har skrevet ut dette, har du den nøyaktige banen til den lagrede elektroniske kopien.

Skriv ut Velg sider

Noen ganger når noen sender deg et massivt dokument med hundre sider (kanskje en manual eller et hjelpedokument), trenger du egentlig bare å skrive ut en eller to sider av det dokumentet.

Ja, det er folk som skriver ut hel dokument bare for å bruke de ene eller to sidene. Jeg vil ikke fortelle deg hva jeg synes om disse menneskene.

Imidlertid er jeg sikker på at du er den typen som heller vil spare papir, ikke sant? Dette er så enkelt at å ikke gjøre det skal være en forbrytelse. I samme Skrive ut menyen vi har arbeidet med gjennom denne artikkelen, vil du merke a sider: felt.

Ja, dette feltet er å skrive inn en rekke sider du vil skrive ut, for eksempel “1-10” for de første ti sidene av dokumentet. Men visste du at du kunne skrive “1-1” eller “1” for å skrive ut bare side én, eller “1, 20” for bare å skrive ut to sider, dvs. side én og side tjue? Du kan til og med skrive ut bestemte deler av et dokument. For å skrive ut seksjon 3 på side 5, skriver du for eksempel “p5s3”. Hvis du vil legge til flere områder, sider eller seksjoner, er det bare å liste dem opp i rekkefølge og skille dem med komma. Hold musen over musen for å bli påminnet om disse alternativene sider: felt for et sammendrag av verktøytips.

Slik gjør du det. Så gå frem og redde trær Fremtiden er her - Din guide til å ha et papirløst liv i dagPapirløs - et begrep som brukes ganske ofte nå dager. Men hva betyr det? Og i hvilken grad gjelder det? Det er klart at vi fremdeles bruker papir til en viss grad til tross for fremskrittene ... Les mer .

Skriv ut smartere

For få mennesker legger mye vekt på utskriftsvalgene sine. Det virker så enkelt å bare trykke på skriverknappen i menyen og glemme den, men valgene du lager når du skriver ut, kan gjøre forskjellen mellom et slurvete dokument og et profesjonelt utseende en. Det kan også hjelpe deg med å kutte ned på bortkastet papir og blekk, og spare deg for mye penger over tid.

Har du noen gang finjustert utskriftsinnstillingene for å redusere avfall, eller forbedre formatet til den endelige utskriften? Del dine egne tips i kommentarfeltet nedenfor!

Bildepoeng: GrashAlex via Shutterstock, donut8449 via Shutterstock