Slik svarer du på alle e-poster på riktig måte: Inline

Annonse

I 1971 ble den første e-posten sendt fra en datamaskin til en annen. Nå, 269 ​​milliarder e-poster sendes hver dag.

Det er umulig å forestille seg hvor mange av disse e-postene som er unødvendige. Hvor mange tjener bare for å forårsake mer forvirring. For å brenne opp enda mer oppmerksomhet og tålmodighet hos mottakerne.

Men en ting er sikkert: Hvis flere begynte svare effektivt på e-postmeldinger 5 verktøy for å skrive bedre e-poster som folk vil lese og svare påÅ skrive er ikke alles kopp te. Men du trenger ikke å være en god forfatter for å sende en god e-post. Alt du trenger er noen få verktøy for å sikre kvalitetsmeldinger. Les mer , vil vi alle være sammenkoblet til innboksene våre litt mindre tett og våre e-postangst Hvordan mestre Gmail Inbox AngstSå mange e-poster, så lite tid. Føler du deg slik når det gjelder å administrere Gmail-innboksen? Vi viser deg enkle innstillinger og nyttige verktøy for å organisere og stress-bevis din Gmail-innboks. Les mer ville være litt mindre ødeleggende.

Den mest åpenbare løsningen her er ikke bare "inline svar", men inline svar riktig. Riktig svar er der du svarer i hoveddelen av e-posten, i stedet for å skrive din egen e-post fra grunnen av.

Innvendig svar er noe de fleste av oss allerede gjør fra tid til annen. Men vi bør svare på linje langt oftere. Og vi bør gjøre det med noen få regler i tankene for å holde de kompliserte e-posttrådene organisert og enkle å følge.

Vi svarer på e-post feil

Det motsatte av å svare på nettet er det som ofte kalles "toppoppslag." Det er her du treffer svar på en e-post, og bare begynne å skrive øverst i tekstboksen. Slik er flertallet av e-postene i dag sammensatt. Men med mindre du har å gjøre med ekstremt enkle e-postsamtaler, kan toppoppslag føre til alle slags problemer.

Først ut, når du legger ut på toppen, blir det en enorm problemfri å henvise tilbake til den opprinnelige e-posten, som innebærer å skure via e-post etter e-post for å finne det du leter etter. Deretter må du bla tilbake til e-postmeldingen du komponerer for å kanskje omskrive det du nettopp har funnet, utenfor kontekst og ofte mangler fremtredende punkter.

Noen ganger kan en mottaker svare på e-posten din i en helt ny e-posttråd, noe som betyr at samtalen din nå skjer i to eller flere separate tråder.

via GIPHY

Hvis du er i en gruppesamtale, blir ting enda rotere. Holder oversikt over hvem som svarer på hva, når og hva svarene skulle være de svar blir en nesten umulig bragd.

Inline Svar er løsningen

I stedet for å poste topp, da burde vi svare på linje - det vil si innenfor den originale e-postmeldingen. I Outlook og Apple Mail kan du se den opprinnelige meldingen så snart du trykker på svar. I Gmail er det bare å trykke på de tre punktene nederst på skrivebildet for å vise samtalen.

Tips: Hvis du vil fjerne den vertikale "sitat" -linjen fra svaret ditt i Gmail, markerer du hele e-postmeldingen og klikker deretter på innrykk mindre knapp.

Inline svar løser problemet med å måtte bla gjennom masser av meldinger fordi den opprinnelige e-postadressen er inkludert og søkbar i den siste meldingen du mottar i samtalen. Dette betyr at alt holdes i sammenheng.

I tillegg trenger du ikke å kaste bort tid på å oppsummere andres svar, eller kopiere eller lime inn utdrag av e-postmeldinger bare for å gi dine egne svar mening. Med inline replics er alt mulig å referere tilbake til når som helst.

Og for tråder som involverer flere mennesker, er det enkelt å skille hvem som sa hva og som svar til hvem (hvis det gjøres riktig).

Inline Svar riktig

Når folk flest svarer på linje, skriver de ganske enkelt svarene sine ved siden av teksten de vil svare på, og de gjør dette fet eller rød.

Dette er langt fra ideelt. Så snart noen åpner en e-postmelding i ren tekst, kan de ikke se denne formateringen. Og så snart det er mer enn et par mennesker i en tråd, kan ting bli rotete fort.

Så her er en rask guide riktig inline svar som er skalerbar og vil holde forvirring til et minimum.

1. Ikke stol på formatering

Som nevnt, i noen tilfeller kan en mottaker ikke se formateringen du inkluderer i en e-post (for eksempel vil de kanskje foretrekke ren tekst). Hvis noen er fargeblinde, kan de synes det er vanskelig å følge tråder som inneholder flere farger.

Bruk for all del formatering for å gjøre svar enklere å finne når du skanner en e-post. Men ikke stol utelukkende på den.

2. Forord svarer med navnet ditt

I stedet for å stole på formatering, kan du bruke vanen til å forhåndsvise alle svarene dine med navnet ditt, og, hvis du trenger å være spesielt organisert, datoen. Be alle mottakere gjøre det samme.

For øyeblikket har du ikke i Gmail noe annet valg enn å skrive navnet ditt manuelt. Det samme er tilfelle for stadig blid Apple Mail-app.

Hvis du bruker Outlook, er det imidlertid en funksjon som automatisk forordfører svarene dine med navnet ditt. For å gjøre dette gå til Fil> Valg> Mail. Så gå til Svar og fremover, Undersøk Forord kommentarer med boksen, og skriv navnet ditt i tekstboksen. Når du svarer i en e-postadresse, vises navnet ditt automatisk i parentes.

Mailbird har også dette alternativet som standard.

3. Bruk linjeskift, vær så snill

Hver gang du legger igjen et svar, bør dette være på en ny linje, i stedet for å sette inn midt-setningen eller på slutten av et avsnitt.

Dette gjør det mye enklere for andre å svare på kommentarene dine og gjør skanning av samtalen som skjer rundt hvert punkt mye mer strømlinjeformet.

4. Innrykk på flere nivåer

Når flere punkter blir adressert i en e-post, vil du ha flere tråder i en enkelt melding.

For å holde disse organisert, bør du sette inn trådede svar, så det er åpenbart hvilke kommentarer som gjelder hvert punkt. Jeg synes personlig å bruke vinkelparenteser (>) som de mest intuitive tegnene her, ettersom kulepunkter kanskje ikke vises i ren tekst-e-post.

Dette vil spare deg for mye arbeid med å prøve å finne ut hvilken del av samtalen du trenger å være oppmerksom på.

5. Siste utvei: Bruk et bedre verktøy

Ingen later som om inline-svar er den perfekte løsningen her. Men hvis du ikke har noe annet valg enn å bruke e-post, kan du ta deg tid til skrive e-postmeldinger som er effektive og effektive Hvordan skrive den perfekte profesjonelle e-postmeldingen (støttet av data)E-post er fortsatt den viktigste kommunikasjonsformen i virksomheten. For å lykkes i det miljøet, bør du lære å komponere effektive profesjonelle e-poster. Vi viser deg 9 enkle triks som har vist seg å fungere. Les mer . Basert på årsakene ovenfor er inline svar den beste måten å få prosjekter til å fortsette. Det hjelper også alle å følge med på flere samtaler i e-posttråder uten å måtte kaste bort tid på å se gjennom lange lister med tidligere e-poster.

Hvis du synes at ens inline-svar blir for kompliserte, eller hvis kollegaene dine ikke kan komme i vane med å svare på riktig måte, kan det imidlertid være på tide å lete etter et annet verktøy.

Kommunikasjonsverktøy som Slack, Yammer, og Huddle gjøre kompleks teamkommunikasjon enklere. I stedet for å fortsette å slite med e-post, kan det være på tide å prøve ut en av disse.

Spre ordet

Når du tar i bruk disse enkle inline svarreglene, vil mange mottakere sette pris på hvor effektivt dette er e-postatferd 5 verktøy som kan hjelpe deg med å skrive bedre e-posterAlle prøver fortsatt å løse e-postproblemet. La oss også snakke om den mest grunnleggende vanen av alle - kunsten å skrive bedre e-poster. Ved hjelp av noen kule verktøy. Les mer er og begynn å etterligne tilnærmingen din naturlig.

Hvis de ikke naturlig kopierer den gjennomtenkte e-postetiketten din, kan du dra dem opp på den. Send dem denne artikkelen. Beskriv hvordan du vil at de skal svare, og forklar at det vil spare mange misforståtte meldinger, bortkastet tid og tap av kontekst.

Det er virkelig ingen ulemper.

Tror du at disse reglene vil hjelpe deg å holde deg oppdatert på komplekse e-posttråder? Er det noen andre svar på nettet som du tror vil være nyttige?

Bildekreditt: sangoiri /Depositphotos