Bruk Excel og Google Oppgaver for å lage det beste målstyringsverktøyet noensinne

Annonse

I det siste har jeg begynt å innse at jeg jobber veldig hardt, men hvis noen spurte meg om jeg ikke føler at jeg jobber mot et større formål, må jeg si at jeg ikke vet det. Den nåværende tilnærmingen føles mer som en maskinpistoltilnærming, der jeg bare prøver å oppnå hva jeg kan, og håper at det får meg dit jeg vil være. Det er ikke helt måten å nå ens livsmål.

Så som jeg alltid gjør når jeg trenger en løsning, snudde jeg til MakeUseOf. Jeg fant omtale av et online målstyringsverktøy kalt GoalStacker GoalStacker: En oppgavehåndteringsapplikasjon som fokuserer på Dagenes oppgaver Les mer , men systemet der føltes mye for oppgaveorientert for mine behov. Jeg lette etter en mer bred tilnærming, der du starter med generelle livsmål, og deretter jobber deg ned til de individuelle daglige oppgavene. Deretter henvendte jeg meg til Bakaris gjennomgang av 43Things Liste opp og oppnå det med 43Things.comSelv om nyttårs resolusjoner og mål lett kunne skrives og skrives ut på et papirark, 43Things.com tilbyr mer nyttige funksjoner enn penn og papir, og det gir en enkel metode for administrerende ...

Les mer , som så veldig lovende ut. Ironisk nok har 43 ting det motsatte problemet. Den er vakkert orientert mot de brede målene og drømmene, men ikke så sterk når det gjelder å bryte dem ned i små biter og styre de daglige oppgavene som vil komme deg dit.

Et annet målstyringsverktøy som jeg så på var WeekPlan WeekPlan: Ukens oppgaveplanlegger med mål i tankene Les mer , som jeg trodde hadde mest løfte. Dessverre likte jeg ikke den begrensede rollebaserte tilnærmingen, og det faktum at grensen mellom livsmål og daglige oppgaver var så direkte. I mitt drømmemålstyringssystem leter jeg etter et midtområde hvor du kan dele ned de veldig store målene til mindre (men fortsatt store) mål å oppnå underveis. Til slutt deler du de midtre målene inn i en gruppe oppgaver som hjelper deg å nå hver av disse milepælene.

Opprette et DIY Goal Management System

Som vanligvis skjer når jeg ikke finner det jeg trenger i et eksisterende system eller applikasjon, bestemte jeg meg for å lage det ideelle systemet fra bunnen av. Nå snakker jeg ikke om å prøve å kode en applikasjon eller opprette et nettsted som vil gjøre det slik jeg vil. Nei, i stedet bestemte jeg meg for å benytte meg av to systemer som jeg bruker daglig, og som jeg kjenner godt - Microsoft Excel og Google Tasks.

Organiser og kompartiser livsmålene dine

Hvis du er klar til å bli seriøs med å jobbe mot de store drømmene du har, er det på tide å sette deg ned og legge dem ned på skriving. Dette introduserer fokus i ditt daglige liv. Det gir deg en grunn til å jobbe med de tilsynelatende verdslige og meningsløse oppgavene, fordi du vet at oppgaven bare er ett skritt mot det store bildet. Til tross for alt annet der ute beregnet på målstyring, er fortsatt Microsoft Excel det eneste verktøyet for å gjøre dette, etter min mening.

For å komme i gang, åpner du et nytt regneark og lager et nytt ark for de 4-6 kjerneområdene i livet ditt som er viktigst for deg. I mitt tilfelle, i de siste dagene av livet mitt, vil jeg si at jeg har vært i stand til å overlate stor rikdom til barna mine, har hadde et fantastisk forhold til hvert medlem av familien, holdt perfekt helse og gikk på fantastiske opplevelser. Så mine kjerneområder er HELSE, FAMILIE, HELSE og AVENTUR.

På hvert av de individuelle ”kjerne” -målsidene vil du dele opp den kjernen i 4 eller 5 spesifikke mål i det store bildet som betyr suksess på det området i livet ditt, i tankene dine. Dette er elementene du vil liste på denne siden, og inkluderer et målår i den fjerne fremtid. De fleste av disse vil være i nærheten av pensjon, men i noen tilfeller kan du ha et mål som å bli kvitt gjeld som kan skje mye tidligere.

Nå som du har delt ned de store, enorme målene i mindre "delmål", er de litt mer håndterbare. For å gjøre dem til daglige gjøremål, må de imidlertid deles videre. Ta hvert av de store delmålene og liste de viktigste trinnene som er involvert i å komme dit. Dette skal ikke være daglige oppgaver - de skal være mål som tar deg fra seks måneder til et år å oppnå. Hvert trinn får deg så mye nærmere det store delmålet innenfor kjerneverdien.

Jeg liker også å sette et grønt “$$$” -symbol ved siden av varene som vil kreve litt investering - som en måte å planlegge fremover for den kostnaden. Men det viktigste er at hvert av trinnene skal ha et bestemt år som du ønsker å fullføre. Gjør det realistisk, men ikke gi deg selv for mye slakk heller. Til slutt kan du skygge trinnene som skal komme i løpet av det neste året eller to - dette er elementene du trenger å planlegge umiddelbart.

Nå som du har kjerneverdiene dine delt opp i store delmål, og deretter delmålene fordelt på trinn, er det på tide å lage milepælene, eller oppgavene, som du skal jobbe videre for å komme deg i mål linje. Lag et nytt ark ved siden av kjerneverdiarket med et lignende navn. Jeg kalte min “Wealth_MS1”, der MS står for milepæler.

I dette nye arket kopierer du trinnene som er forventet i løpet av det neste året eller to. Imidlertid vil du få hvert trinn til å bli en overskrift. Under hver av disse overskriftene oppretter du endelig de spesifikke, individuelle oppgavene du kan utføre med en uke til flere uker.

Hver av disse elementene kan bokstavelig talt kalles en "oppgave", fordi det er noe du kan sette deg ned og virkelig jobbe med og oppnå etter flere økter. Det er ikke denne kaken-til-himmelen-ideen som føles utilgjengelig. Dette er veldig tilgjengelige gjenstander som virker som et veldig, veldig lite skritt - men hver av disse representerer et skritt i stigen mot de livsdrømmene. Gi dem en bestemt dato - og tenk på den datoen.

Tildel handlinger som kan gjøres for å fullføre

Når du har laget alle disse "milepælene" -arkene, er neste trinn i målstyringssystemet å tilordne disse oppgavene til oppgavelisten. Uansett hva oppgavelister Do It (Tomorrow) er en ekstremt enkel online oppgavelisteHvis du elsker ideen om en online liste over ting du trenger å gjøre, men aldri greier å faktisk bruke en lenger enn tiden det tar for deg å legge til alt ... Les mer Jeg har prøvd, jeg kommer absolutt alltid tilbake til Google Oppgaver. Så jeg bestemte meg for å bruke det til dette prosjektet også. I utgangspunktet lager du en ny liste for hver av dine kjerneverdier som du definerte ved starten av dette prosjektet.

Når du er ferdig, vil du se alle disse hovedmålene klare til å godta de individuelle oppgavene du skal jobbe med for å komme dit.

Nå - gå gjennom "milepæler" -arkene du nettopp opprettet, og legg de mest presserende elementene - som snart kommer - rett inn i den aktuelle listen i Google Oppgaver. Ikke glem å tildele den datoen, og gi den en god beskrivelse slik at du husker nøyaktig hva du ønsket å oppnå.

Når du er ferdig - har du tildelt deg en liste over de mest presserende oppgavene.

Nå har du virkelige, handlingsrike ting du vet at du kommer til å oppnå, fordi de er på oppgavelisten din med frister!

Spor og overvåk fremgangen din

Du har et veldig kult system satt opp nå. Hver uke eller annenhver uke kan du åpne opp regnearket, oppdatere varene du har fullført, og følge med på hvor mye du kommer til de store målene

Det ville være bra å bare sjekke av ting som gjort, men for å være ærlig har jeg funnet ut at visuelle tilbakemeldinger fungerer som enda bedre oppmuntring underveis. Jeg skal raskt vise deg hvordan du kan sette opp en kul stolpediagram for å vise fremgang. Gå tilbake til "milepæler" -arket du opprettet, og lag en "Fullført" -kolonne ved siden av måldatoer. Nederst i kolonnen lager du et felt ved hjelp av forumet, “= COUNTIF (celle1: celle2,” ja ”) / x) * 100 ″

Bare erstatt “x” med antall rader (oppgaver), og gjør “cell1” og “cell2” lik cellene i begynnelsen og slutten av området.

Hva dette gjør er å opprette en celle under alle oppgavene som vil oppdateres med prosentandelen av totale oppgavene du har fullført. Nå, for å lage det grafiske, klikk på Format og velg Betinget formatering for cellen, og velg en av datafeltene.

Dette konverterer cellen til en datafelt. Nå er det bare å gå tilbake til det samme menyvalget igjen og velge “Rediger regel ”. Sett alle elementene vist nedenfor med en rød pil til verdiene som vises.

Dette vil gjøre at linjen fylles med grønn farge i prosentandelen som representerer antall oppgaver du har utført så langt!

Er det kult eller hva? OK, kanskje dette siste trinnet er litt av overkill, og du kan fullføre målstyringssystemet uten denne grafiske oppmuntringen - men jeg elsker å se baren bevege seg over cellen mens jeg utfører en oppgave på en gang. Å treffe 100% betyr at du er et veldig stort skritt nærmere livdrømmene.

Hva tenker du om et slikt tilpasset system? Tror du det kan gi deg mer kraft og kontroll for å bedre styre dine livsmål? Hvilke systemer setter du på plass for å fordele de store drømmene dine til håndterbare oppgaver? Del dine egne råd og tips i kommentarfeltet nedenfor!