5 kritiske verktøy du trenger for et mer produktivt virtuelt kontor

Annonse

Et virtuelt kontor er et mobilkontor som ligger på datamaskinen din eller i skyen. Hvis jobben din ikke binder deg til et bestemt sted, kan du konfigurere verktøyene dine for å jobbe hvor som helst i verden. For flere og flere blir det å jobbe eksternt et realistisk og utfordrende alternativ til å pendle til å jobbe på et tradisjonelt kontor.

Selv om det gir utrolig mye frihet, krever det å jobbe praktisk talt og muligens på veien også stor disiplin og utmerkede organisasjonsevner. Jeg har jobbet og reist i over et år, og kan derfor fortelle deg en ting eller to om å jobbe fra et ‘virtuelt kontor’.

E-postkommunikasjon

Effektiv kommunikasjon er nøkkelen til å være produktiv. E-post er fortsatt et viktig virtuelt kontorverktøy for profesjonell kommunikasjon, og det ser ikke ut som om den vil bli erstattet når som helst snart. E-postklienten din skal være konfigurert til automatisk å filtrere e-posten, den skal gjøre det enkelt for deg å merke og sortere e-post, og du skal kunne få tilgang til e-posten din på nettet i tilfelle noe skulle skje med deg datamaskin.

For meg, Google epost med noen tilpassede innstillinger og flere Google Labs-funksjoner aktivert tilfredsstiller alle disse kravene. Vi har skrevet utallige artikler om GMail på MakeUseOf.

Jeg anbefaler også å lese følgende artikler:

• • Hvordan gjøre Gmail om til en multitasking-maskin (del 1) Hvordan gjøre Gmail om til en multitasking-maskin (del 1) Les mer

• 3 ting Pro Gmail-brukere har satt opp i kontoene sine 3 Things Pro Gmail-brukere har satt opp kontoene sine Les mer

Organisering og planlegging

Ingen virtuelle kontorer er komplette uten en kalender for å minne om frister, hendelser og avtaler. På grunn av den sømløse integrasjonen med GMail bruker jeg Google Kalender.

Følgende artikler avslører hvordan du kan få mest mulig ut av Google Kalender:

• 10 fantastiske Google Kalender-funksjoner som du bør prøve ut 10 fantastiske Google Kalender-funksjoner som du bør prøve ut Les mer
• 5 nyttige Greasemonkey-skript for å forbedre Google-kalenderen 5 nyttige Greasemonkey-skript for å forbedre Google Kalender Les mer

Hvis du trenger mer hjelp enn en enkel kalender kan gi, kan du vurdere å sette opp ditt eget virtuelle assistentsystem. En utmerket løsning for å håndtere regninger, reisedetaljer og mer er Pageonce. Et annet flott verktøy for å holde organisert er Husk melken, et verktøy for å administrere lister, oppgaver og påminnelser online eller hvor du vil, for eksempel i GMail.

• 8 enkle måter å håndtere oppgaver på med å huske melken 8 enkle måter å håndtere oppgaver på med å huske melken Les mer
• 5 smarte måter å bruke husk på melkelister og tagger 5 smarte måter å bruke husk på melkelister og tagger Les mer

Direkte kommunikasjon

Det er viktig å få kontakt med mennesker. Direkte kommunikasjon via chat, tale, telefon eller videosamtaler hjelper også til å videresende informasjon mer effektivt enn via en e-post. Uansett må du kommunisere direkte med kolleger eller kunder.

Skype dekker hele båndbredden for direkte kommunikasjon. Du kan bruke den til direktemelding, tale- eller videoprat og ringe et telefonnummer.

Sjekk ut følgende artikler for tips og triks til Skype :

• 5 enkle måter å fikse lav lydkvalitet på Skype (eller andre VoIP-tjenester) 5 enkle måter å fikse lav lydkvalitet på Skype Les mer
• Slik feilsøker du når Skype ikke har noen video [Windows] Skype-video fungerer ikke? Slik tester du og feilsøker kameraetDet er frustrerende når Skype-video ikke fungerer. Bruk denne sjekklisten for å løse de vanlige problemene med Skypes videostrøm. Les mer
• Slik bruker du Skype for å spille inn samtaler eller gjennomføre intervjuer med HotRecorder (Windows) Hvordan bruke Skype til å ta opp samtaler eller gjennomføre intervjuer med HotRecorder (Windows) Les mer

Som et alternativ til Skype kan du også vurdere Google Talk eller ooVoo.

Online lagring og deling av filer

Hvis kontoret ditt ikke bare er virtuelt, men også i The Cloud, trenger du et pålitelig online lagringsverktøy. Du trenger kanskje også et verktøy for å utveksle eller samarbeide med dokumenter med partnerne dine. Dropbox kan gjøre alt det og mer.

Se hva vi anbefaler deg å gjøre med Dropbox:

• 2 verktøy for å gjøre fildeling på Dropbox raskere og enklere 2 verktøy for å gjøre fildeling på Dropbox raskere og enklereEn av spillerne i fildelingsspillet er Dropbox. Denne populære filsikkerhetskopien og synkroniseringstjenesten lar brukerne dele filer enkelt via en "Public Folder". Med denne funksjonen deles filer ... Les mer
• 3 flere måter å administrere Dropbox-filene du kanskje ikke vet om 3 flere måter å administrere Dropbox-filene du kanskje ikke vet omVår favoritt, hele tiden fildelingstjeneste, Dropbox, gir sjenerøst opptil to spillejobber gratis. For mange brukere kan dette være nok, men nå som Dropbox begynner å bli den sentrale skysynkroniseringen ... Les mer
• Hvordan gjenopprette tapte filer i Dropbox Hvordan gjenopprette tapte filer i DropboxHva skjer hvis du tilfeldigvis sletter en fil i Dropbox? Vil den bli borte for alltid når endringene er synkronisert? Ja, filen vil forsvinne, men den vil ikke være helt borte ennå. Så er ... Les mer
• Hvordan lage direkte koblinger til Dropbox-innhold og automatisere prosessen Hvordan lage direkte koblinger til Dropbox-innhold og automatisere prosessenEn av de beste brukene av Dropbox er fildeling. Med Dropbox-kontoen din kan du bruke den offentlige mappen til å dele filer med andre. I denne artikkelen vil jeg vise deg den raske og ... Les mer
• Slik krypterer du Dropbox-dataene dine med ENCFS [Linux] Slik krypterer du Dropbox-dataene dine med ENCFS [Linux]Dropbox er uten tvil et av de beste online synkroniseringsverktøyene rundt. Imidlertid, hvis du har gått igjennom de tekniske nyhetene i det siste, vil du se at Dropbox har noen personvernproblemer fra sent. Derfor kryptering ... Les mer

maskinvare

Til slutt, la meg kort nevne maskinvare som vil komme godt med. Du trenger åpenbart en datamaskin og muligens en mobiltelefon. Enhetsvalget vil i stor grad avhenge av personlige preferanser, eller kanskje vil du stole helt på offentlige datamaskiner. Uansett er det to deler tilbehørsmaskinvare du bør vurdere:

• Sikkerhetskopiering og filoverføring
  For data du ikke kan eller ikke vil lagre på nettet, få et SD-kort eller en USB-flash-enhet med tilstrekkelig lagringskapasitet. Du kan også installere mobilapper på disse enhetene i tilfelle du skal stole på offentlige datamaskiner.
• Hodetelefoner og / eller hodesett
  Når du jobber på et travelt og støyende offentlig sted, kan gode hodetelefoner være en kritisk faktor for fokus og fornuft. Når du av og til trenger å ringe via datamaskinen din, må du huske å få multifunksjonelle hodetelefoner som også fungerer som headsett.

Konklusjon

Et virtuelt kontor er et svært individuelt oppsett av datamaskinvare, stasjonær programvare og online tjenester. Som på et tradisjonelt kontor, avhenger de virtuelle kontorverktøyene du velger, veldig av dine personlige krav og preferanser. Du kan holde organisasjonen enkel og effektiv, men aldri glem å beskytte dataene dine og sikkerhetskopiere religiøst.

Hvilke apper og maskinvare bruker du på det virtuelle kontoret ditt?

Bildepoeng: Edhar