Annonse
Når du reiser på forretningsreise, vet du sannsynligvis hvor slitsom det kan være å følge med på utgifter til reise, mat, hotell og underholdning. Det krever ofte at du husker å få kvitteringer, oppsummere dem og gi din bedrift eller organisasjon en utgiftsrapport. Vel, ExpenseCloud, en ny online-tjeneste og mobilapp, kan kanskje spare deg for mye tid.
ExpenseCloud fungerer omtrent som den populære personlige finansielle tjenesten, Mint.com. Du kan bruke ExpenseCloud til å importere transaksjoner fra dine online kreditt- og debetkortkontoer, eller manuelt legge til utgifter, og til slutt lage en utgiftsrapport for godkjenning.
Selv om premium-lønnsalternativer for ExpenseCloud vil være mest nyttige for selskaper med flere kontoer, kan gratiskontoen for enkeltpersoner også være nyttig for sier lærere, frilansere, statlige ansatte og lignende som kanskje ikke har en firmakonto, men trenger å holde rede på utgiftene og gi en utgiftsrapport, selv for skatterelaterte formål.
Hvordan det fungerer
ExpenseCloud er en mobilapp på tvers av plattformer for iPhone, Blackberry og Android. Etter å ha registrert kontoen din kan du begynne å bruke ExpenseCloud direkte. Brukergrensesnittet på startskjermen består av en enkel samling av datainngangsknapper for innspilling av parkering, hotellutgifter, kjørelengde, underholdning, flyreiser, måltider og andre utgifter.
Når du trykker på en kategori, kan du manuelt legge til en utgift som inkluderer datafelt for beløp, dato og selger, og hvis en utgift er fakturerbar eller forhåndsbetalt. Hvis du gjør utenlandsreiser, kan du også angi valutaen du brukte.
Siden ExpenseCloud er på din iPhone, knipser du bilder av kvitteringer ved hjelp av det innebygde kameraet. IPhone-kameraet fanger opp dokumenter enda bedre enn noen skannere, og med litt trening tar det mindre enn 30 sekunder å ta et skudd av en kvittering og få den lagret på din iPhone. Du kan bruke den grønne Legg til-knappen fra ExpenseCloud for å aktivere kameraet eller legge til et eksisterende bilde av en kvittering i biblioteket.
Med ExpenseCloud kan du selvfølgelig legge inn data manuelt som du kan gjøre når du lagrer kvitteringer og logger elementer med penn og papir. Men ExpenseCloud fungerer som et regneark, så når du manuelt legger inn data, gir det en detaljert rapport som beregner alle dataene for deg, noe som gjør det mer presist. Alle innspillene du kommer med i mobilversjonen av ExpenseCloud, synkroniseres med din online konto, og omvendt.
Automatisk import av utgifter
ExpenseCloud fungerer på samme måte som Mint.com ved at det kan koble til dine personlige kreditt- og debetkortkontoer og laste ned transaksjoner til ExpenseCloud-kontoen din, som igjen lindrer behovet for å legge inn data manuelt, bortsett fra selvfølgelig når du betaler bruker kontanter.
Auto-Import er en nyttig tidsbesparende, spesielt hvis du gjør mye forretningsrelaterte reiser der du trenger å administrere og rapportere utgiftene dine. I likhet med Mint, tillater ikke ExpenseCloud tilgang til kredittkontoer deg og noen andre å gjøre endringer ved å bruke ExpenseCloud. Den laster kun ned transaksjonene dine for rapporteringsformål.
Utgiftsrapporter
Den enorme tidsbesparelsen er når du trenger å samle og sortere kvitteringer, beregne utgiftene og lage en utgiftsrapport. ExpenseCloud gjør disse oppgavene for deg. Etter at du er kommet tilbake fra reisen, kan du til og med legge til utgifter som ennå ikke er registrert, og deretter bare lage rapporten, som kan eksporteres til PDF eller sendes direkte til regnskap.
Hvis du lager fotokopier av kvitteringene dine, vil de selvfølgelig også bli lagt til i rapporten.
Priser
Større selskaper vil sannsynligvis sette opp ExpenseCloud-kontoer for sine ansatte, men det er også gratis og rimelige individuelle alternativer. Den gratis planen inkluderer automatisk import av utgifter, rapporteringsfunksjonene, bruk av den gratis mobilappen som synkroniseres med din online ExpenseCloud-konto, og integreres med annen kontoprogramvare som Quickbooks.
Med mobilteknologi som ExpenseCloud, er det liten grunn til å henge på utdaterte papirkvitteringer og loggmetoden for å spore utgifter. La oss få vite hva du synes om ExpenseCloud. Er det service du tror du kan prøve å bruke?
Bakari er frilansskribent og fotograf. Han er en lenge bruker av Mac, jazzmusikk-fan og familiemann.
