Slik kan du være sikker på at du aldri glemmer en oppgave noen gang igjen

Annonse

Du er en organisert person. Du legger til kommende arrangementer i kalenderen din, planlegger karrieren din i Trello, og du har et anstendig merkesystem i Gmail for å sikre at du alltid svarer på ting. Og likevel, når du sjekker oppgavelisten din, er det visse oppgaver fra disse andre stedene som ennå ikke har kommet seg til listen.

Ja, du kan sette opp et system for manuelt å legge til elementer fra disse stedene til oppgavelisten, men det kaster bort tiden. Ideelt sett, den trenger å være automatisk. Når du deretter sjekker oppgavelisten din med ultimate Todoist-filtre Slik setter du opp de ultimate Todoist-filtre på 5 minutterSå, du skrev inn alle oppgavene dine i Todoist, men prosessen med å jobbe gjennom dem er noe tilfeldig. Det er fordi du sannsynligvis ikke har gode filtre. Det kommer til å endre seg. I dag. Les mer du har opprettet, vil du ha alt viktig der, og du vil aldri gå glipp av noe.

La oss demonstrere hvordan vi ikke glemmer en oppgave ved å bruke Todoist som et minneoppfangningsverktøy.

Vær forberedt på kalenderhendelser

Hvis hele livet ditt er planlagt i Google Kalender, er det fornuftig å utløse oppgavelisten fra visse elementer i den. For eksempel når et møte kommer opp og du må forberede ting på forhånd. Dette krever litt planlegging, og det er to måter å gjøre det på.

Først må du angi varslingsvarsler for viktige kalendere. Gå til kalenderen i listen over kalendere, klikk på pilen til høyre og velg deretter Rediger varslinger. Jeg har satt meg til å få en e-post sendt en uke i forkant av hendelsene, men du foretrekker kanskje en annen tidsramme. Jeg filtrerer også e-postene mine som gale, så jeg ser faktisk ikke disse, men det er ikke poenget. Poenget er at en gang e-posten treffer innboksen min, kan jeg få den til å gjøre kule ting.

Det andre trinnet er å sette opp et filter i Gmail for å fange alle hendelsene du fokuserer på. Så for eksempel ville du angi et filter for å hente e-post fra [email protected] med ordet "møte" i emnet. Det vil være måten å utløse et gjøremålsliste en uke før møtet ditt.

Nå er det to måter å komme fra dette punktet til å ha et nytt gjøremål i Todoist-oppgavelisten.

Den første måten er å stille inn filteret for å videresende e-posten til den private e-postadressen for et bestemt prosjekt. Jeg ville faktisk sette opp et nytt prosjekt for dette, kalt noe som “Møteforberedelse”. Dette alternativet fungerer bare for Todoist premium Hvor mye mer produktiv er ToDoist Premium? Her er 6 gode grunner til å oppgradereJeg fortsatte å bruke ToDoist gratis en stund. Men fortsatte å komme opp mot ting jeg ville gjøre og ikke kunne. E-postpåminnelser. Legge til notater til oppgaven. Ting som virkelig vil tilføre mye ... Les mer , ettersom bare premium-brukere kan godta nye oppgaver via e-post. Det innebærer også å legge til [email protected] og [email protected] til Todoist-listen "Godta e-post" og bekrefte oppsettet.

Det andre alternativet er tilgjengelig for alle og veldig enkelt å sette opp, men det innebærer å koble både Gmail og Todoist til IFTTT, som ikke alle er glade for. Men trinnene er enkle.

1. Angi Gmail-filteret for å legge til en bestemt etikett i møtepåminnelsene.
2. Velg en unik etikett som bare skal brukes til dette formålet.
3. Sett opp en IFTTT-oppskrift for å utløse når det er en ny e-post på den etiketten.
4. Angi at den skal utløse et nytt gjøremål i det utpekte møteforberedelsesprosjektet ditt.
5. Du kan også prefikse eller legge tekst til emnelinjen (dessverre kan du ikke redigere emnet).

Jeg prefiks teksten “Forbered deg på”, som er nok til at den gir mening for meg. Du kan også angi oppgaveprioritet og forfallsdato, eller til og med angi et notat som kan inneholde e-postdelen som utløste oppgaven. Hvis du vil legge til etiketter i oppgaven din, kan du legge ved tekst med @Post eller @phone å sette dette.

Merk: Hvis du ikke bruker Todoist, kan du faktisk bruke den samme IFTTT-ideen til å lage oppgaver i iOS-påminnelser, Evernote eller Toodledo. Du kan også bruke den første metoden til å lage oppgaver i ethvert oppgavelistesystem De 5 budene for å velge riktig oppgave for produktivitetUlike mennesker organiserer seg på forskjellige måter. Så å velge en oppgave-app avhenger virkelig av hva slags person du er. Her er fem bud du kan tenke på for ditt eget produktivitetssystem. Les mer som aksepterer e-postmeldinger, for eksempel husk melk.

Hvilke andre utløsere kan jeg stille inn fra Google Kalender?

La deg inspirere - det er mange andre ting du kan gjøre med dette systemet.

• Hvis du har en kalender for bursdager, angir du en oppgave som vil minne deg om å kjøpe en gave.
• Hvis du har gjester som bor ofte, kan du utløse en oppgave å forberede turistaktiviteter og andre ting for deres ankomst.
• Hvis du sporer vaksinasjonsplanen for barna dine, kan du utløse en oppgave å ringe for avtalen.
• Hvis du liker å være forberedt på fester du deltar, kan du utløse en oppgave å få gaver og delt mat klar.

Jeg får varsler fra Google Kalender for å utløse nye gjøremål for konserter og spillejobber, og minner meg om å få musikken og antrekkene mine i orden (da det alltid er annerledes). En annen idé er å få alt du merker “To-Do” til å gå til Gmail, men jeg synes det er litt over toppen.

Tenk på kalendertypene du abonnerer på, og hvordan de kan hjelpe deg. Hvis du abonnerer på Last.fm-kalenderen din, som forteller deg når favorittbandene dine spiller lokalt, kan du utløse oppgaver for å kjøpe billetter til spillejobber av dine ultra-favorittband. Hvis du er abonnert på kalendere på helligdagene eller kalendere på skoleferien, kan du utløse oppgaver for å forberede festligheter eller barnepass. Hvis du abonnerer på konkurransekalendere for lyrikkonkurranser eller maraton, kan du angi en oppgave å sørge for at du er med i konkurransen.

Få Trello-kort eller basecamp-oppgaver i Todoist

Bruker du Trello for generell brainstorming, bloggplanlegging, arbeidsoppgaver, eller en annen måte å se din samlede livsplan på? Få en kalender for ditt Trello-brett. Gå til sidefeltet, klikk på Meny rullegardinmenyen, og velg deretter Power Ups og du vil se kalenderoppsettet.

Det er også mulig å få en iCal-feed i Basecamp og mange andre oppgaveliste-tjenester.

Abonner på denne iCal-strømmen i Google Kalender; angi en forfallsdato i Basecamp eller Trello og få den vist i Google Kalender. Dette utløser varselet om å sende en oppgave til Gmail og Todoist, så du ikke glemmer å fullføre oppgaven.

Dette systemet er spesielt bra hvis kollegaene dine ønsker å planlegge samarbeid på Trello eller Basecamp, men du ikke vil gå glipp av en frist som er tildelt deg. Du kan enkelt finjustere Gmail-filteret for bare å fange oppgaver tilordnet deg selv.

En Killer Student Hack

Studentene kan bruke dette systemet for å utløse et sett med oppgaver på forhånd for kommende eksamener eller innleveringsdatoer. Du kan angi et varsel fra kalenderen som skal sendes en måned fremover, og deretter utløse det for å angi en serie oppgaver. For eksempel kan du sette en oppgave med lav prioritet umiddelbart til å forske på oppgaven, en oppgave med høyere prioritet et par uker senere for å forberede en skissere, en annen oppgave med høy prioritet litt senere for å fullføre et utkast, og den endelige oppgaven med høy prioritet litt senere for å sikre at oppgaven er utført og legges.

For å være sikker på at ingenting blir savnet, kan du utløse et nytt varsel en uke før forfallsdato for å sjekke at det er gjort og sendt inn. På denne måten vil du ikke gå glipp av noe som blir lagt til nær forfallsdato.

Hva annet kan du gjøre med Todoist og IFTTT?

Siden det er hundrevis av andre IFTTT-integrasjoner, er det mange muligheter for Todoist. Selv påminnelser fra hverdagen liker å sette en oppgave for å sikre at det er et vinteroverlevelsessett i bilen din når været sier at det kommer til å snø (eller omvendt, et surfebrett på bilen din når det er sol).

Men snu ting rundt, det er noen kule ting du kan gjøre når du utløser IFTTT fra Todoist, som f.eks automatisk sende en rapport til sjefen din Automatiser livet og jobben din med Todoist og IFTTTSpill kreativt med ToDoists varslingsfunksjoner, og IFTTTs evne til å oppnå veldig kule automatiseringer med dem. Vi viser deg hvordan du kombinerer de to kreftene produktiviteten din. Les mer .

Hvordan integrerer du Todoist med IFTTT, Gmail og Google Kalender? Sitter du mellom en rekke oppgavelister for arbeid og lek? Fortell oss dine beste hacks!

Bildetillegg: Ikke glem Via Shutterstock