Det eneste beste produktivitetstriket mitt: Hvordan Gina Trapani får ting gjort

Annonse

Gina Trapani har satt seg fast med ett produktivitetstriks. Her er hva det er ...

De færreste kan påstå at de forsker og skriver om produktivitet så lenge Gina Trapani har det. Trapani er medgründer av ThinkUp og Makerbase, og grunnleggeredaktør av Lifehacker. Det har hun også skrevet flere bøker på tips og triks for å leve et bedre liv og få ting gjort.

Gjennom årene har Trapani prøvd flere produktivitet teknikker og har begrenset dem til ett system som fungerer for henne nå. Hun delte sin produktivitetshemmelighet med Benytte seg av.

3-oppgave systemet

“Hver morgen, før jeg åpner e-post eller sjekker Twitter eller begynner å jobbe med noe, tenker jeg gjennom nøyaktig tre ting jeg vil fullføre innen slutten av dagen. Bare tre. Jeg legger dem til toppen av oppgavelisten min og begynner. "

"Mine tre valgte oppgaver kan endre seg i løpet av dagen gitt ny informasjon, og noen dager får jeg mer enn tre gjort, men for meg er tre separate utførte oppgaver nesten alltid målet."

Trapani har brukt dette systemet i lang tid. Som med alle produktivitetsteknikker, er det vanskelig å holde fast ved den for alltid. Når ting fungerer bra og stresset er mindre, vever hun av systemet. "Men når ting varmes opp igjen, kommer jeg nesten alltid tilbake til det," legger hun til.

Hvorfor du bare bør liste tre oppgaver

Du må prioritere oppgavelisten din 3-streksystemet: Hvordan prioritere oppgavelisten dinFår du ikke gjennom oppgavelisten din? Problemet er kanskje ikke produktiviteten din, det er kanskje bare prioriteringene dine. La oss lære å prioritere oppgavelisten, og få ting gjort. Les mer , så Trapanis system er ikke jordforvaltende. Men det spesifikke tallet her betyr noe. Hun understreker at tre oppgaver er grensen, ingenting mer og intet mindre.

"Etter litt eksperimentering (for det meste med større tall), fant jeg at" 3 "ikke var for stor og ikke for liten," sier Trapani. "Jeg jobber bedre med å skyte hver dag for oppnåelige mål, og alle kan få tre små oppgaver gjort på en dag, uansett hva."

Antall oppgaver på hele listen over gjøremål kan virke overveldende 5 grunner til at oppgaven din gjør deg mindre produktivVil du gi opp oppgavelistene dine? Problemet ditt er ikke ambisjonen din eller oppgaveplanleggingsappen du bruker. Problemet ligger i hvordan du bruker oppgavelisten din generelt. Les mer , men å prioritere bare tre oppgaver for en dag gjør at det virker mer håndterbart, er meldingen her. Fokus på disse tre tingene forhindrer deg i å føle at du faller bak ting, legger hun til.

Fordelene med 3-oppgave systemet

Trapani har sittet fast med 3-oppgavesystemet selv gjennom en stressende uke med overgang til nye rutiner i familien, ny husholdningsansvar, krasjet servere på jobb og generelt bekjempelse av fallgruvene til “alt som kan gå galt, vil gå feil".

"Stress og opptatt er veldig en sinnstilstand, og det er en som reduserer min evne til å være logisk, fleksibel og objektiv," sier Trapani. Sortering og prioritering av listen hennes på forhånd hjelper med å ha en klar linje med neste handlinger. "Å håndtere angst for ikke å få ting gjort er nøkkelen for meg å få ting gjort."

Tenk på nytt, omprioriter, prøv på nytt

Det er ikke som 3-oppgavesystemet ikke kan mislykkes. På de fleste dager vil du være i stand til å fullføre tre oppgaver og føle en følelse av prestasjon når du ser den "Ferdig" -listen Grøft oppgaver: Hvordan bruke en "ferdig" -liste for å oppnå dine beslutningerResolusjoner kommer fra en del av deg selv der du føler at du mangler. I stedet for en oppgaveliste, kan du prøve en "Ferdig liste" for en positiv tankegang for å oppnå dine mål. Les mer . Men noen dager kan til og med tre oppgaver virke som en stigning.

Trapani sier,

”Vanligvis betyr det at jeg ikke tenkte ting gjennom og bryte ned oppgavene nok, at jeg faktisk hadde tildelt meg et prosjekt, og ikke en atomoppgave. Så neste gang jeg prøv å gjøre oppgavene mine så små som mulig 10 måter å grave deg ut av oppgavens etterslepFølelsen av å drukne i en liste over uendelige oppgaver er en frykt som er felles for oss alle. Kuren er tilgjengelig. Her er ti måter å klø tilbake. Les mer .”

Hun legger til at i tilfelle du har en forferdelig dag, er det best å ta en pust i bakken, prioritere de tre oppgavene dine på nytt, og delegere og utsette de andre om mulig. Men ideen er at på en spesielt travel dag ikke holder seg til målene du satte deg selv i starten; være fleksibel når det gjelder å endre mål.

Å oppnå tre oppgaver er det som er viktig.

Men noen ganger, selv det fungerer ikke. "Dagen min gikk helt og uventet av skinnene, og det er greit også," sier Trapani. "Prøv igjen i morgen, er mitt motto."

Slik bruker du 3-oppgave systemet

I arbeidsflyten bruker Trapani Å gjøre. Tekst app hun opprettet. Det er en enkel tekstredigerer for skriveoppgaver, med prioritering innebygd i det ved å merke elementer som "A", "B", "C" og så videre. Og den synkroniseres med Dropboxen din.

Selvfølgelig kan du bruke stort sett hvilken som helst oppgaveliste-app som lar deg omorganisere oppgavene dine. For eksempel, cross-platform appen Wunderlist Wunderlist synkroniserer oppgavelistene dine over Windows PC og Mac Les mer lar deg ordne oppgavene i hvilken som helst liste. Bare dra og slipp dagens tre oppgaver til toppen.

Du kan til og med bruke noen av produktive nye faneutvidelser for Chrome 10 mest produktive nye faneutvidelser for Google ChromeNår du starter en ny fane i en nettleser, er du ute etter et sted eller søker du informasjon som vil komme til deg? Google Chrome har mange utvidelser for å gjøre det produktivt. Les mer å lage en enkel liste som du kan endre når du vil.

The Larger Productivity Hack: You

Å leve et produktivt liv er et maraton, ikke en sprint. Bruk av 3-oppgavesystemet eller annet krever at du først tar vare på din helse og lykke.

"Selvpleie er det ikke-omsettelige grunnarbeidet," sier Trapani. “En god dag hvor jeg føler meg fullført starter kvelden før. Hvis jeg får nok søvn, spiser tre ruter, reduserer koffeininntaket mitt og trener litt, er jeg mye mer i stand til å få ting gjort selv når jeg er knyttet til oppgaver, eller må takle uventet streker.”

Faktisk starter Trapani bare sin 3-oppgave prioriteringsøvelse etter en god natts søvn og frokost. Selvfølgelig er dette subjektivt, men det kan du også vær produktiv enten du er en morgenperson eller en nattugle Slik holder du deg produktiv enten du er en morgenperson eller en nattugleIkke forsøk å våkne opp tidlig eller bli sent. Optimaliser i stedet systemer slik at du kan takle fasen der produktiviteten din er lav. Her er noen smarte strategier. Les mer . Finn ut en sunn rutine og livsstil for deg, og begynn å hacke produktiviteten din - ikke omvendt.

Spør Gina

Har du spørsmål om 3-oppgavesystemet eller ønsker å stille Gina Trapani noe om produktivitet? Slipp en linje i kommentarene, eller finn henne på Twitter eller Makerbase.