Annonse
Dante tok feil; det er ti kretser av helvete, hvor den dypeste er forbeholdt de som begår den mest avskyelige e-postsynden. E-post er kommet for å bli, men det er noen syndere som gjør det verre for resten av oss. I dag skal jeg se på noen av de mest alvorlige måtene folk kan misbruke e-post og få livet til å suge for resten av oss.
Ikke bekymre deg, selv om du er en synder, er du ikke dømt til en evighet av lidelse. Omfavn en ukelang forelegg for å rette opp feilen på måtene dine og omvende e-postsynden din, og alt vil bli tilgitt.
Les videre for å finne ut om du er det en e-posthelgen 7 Netiquette retningslinjer for å skrive e-post og foruminnleggNetiquette er forkortelse for nettverks- eller internettetikette. Det omfatter det spesielle settet med sosiale konvensjoner som finnes i interaksjoner på nettet. Mens netikette er veldig lik god oppførsel eller etikette i offline møter, er det ... Les mer eller synder.
Sende e-postmeldinger til for mange mennesker
E-post er utrolig billig å sende. Én person kan bruke fem minutter på å skrive en e-post og sende den til tusenvis, eller til og med hundretusener, av mottakere. Det er også i store trekk ekstremt kostbart å motta. Hvis det tar to minutter å lese, eller til og med bare 30 sekunder å avfeie, er antallet mennesker-minutter en enkelt e-post kan kaste bort stort. Dette utgjør et enormt sløsing med produktiv tid. Selv om du tar skritt for å minimere virkningen, som
sette opp et flerlags kommunikasjonssystem Bruk dette 3-trinns kommunikasjonssystemet for å motstå distraksjonerBehovet for å hele tiden holde kontakten er distraherende. For å administrere dine forhold og tid, også administrere måten du kommuniserer med verden på. Lag en smart 3-lags plan. Les mer , du må fremdeles takle det på et tidspunkt.
For mange organisasjoner har retningslinjer der alle, alle og alles hund er CC'd på alle e-postmeldinger. Ikke alle trenger å motta hver eneste e-post. Hvis du er en av personene som gjør disse retningslinjene, eller bare CCC ut alle fra vane når du ikke trenger det, er du en synder på e-post.
Du må ikke bekymre deg, straffen er enkel. I en uke kan du bare sende e-post til folk som absolutt trenger å motta dem. Hvis du er i tvil, ikke send e-posten. Du vil sannsynligvis bli overrasket over hvor liten effekt det har på hvordan alt går.
Som en bonus, jo mer e-post du sender, jo mer sannsynlig vil du motta, så hvis du står overfor din egen e-postoverbelastning, kan dette også hjelpe.
Overforbruk Svar alle
E-postadresse er i beste fall når den brukes nøyaktig som et brev: en person sender en annen person en enkelt melding og venter på at de skal svare. E-post fungerer også når en person sender en enkelt melding til mange mennesker (så lenge de gjør det alle trenger å motta det). Selv med flotte funksjoner som trådede meldinger 7 grunner til at du burde slutte å bruke stasjonære e-postklienterForetrekker en nettbasert e-postklient fremfor et stasjonært alternativ? Vi så på de forskjellige fordeler og ulemper og fant et svar for deg. Les mer , e-post er bare ikke designet for å håndtere flere meldinger riktig.
Problemet blir virkelig tydelig med gruppemails. Jeg rangerer dem litt høyere enn atombomben som den verste teknologiske utviklingen i det 20. århundre. En e-posttråd med 15 eller 20 personer som svarer, kan raskt komme ut av hånden hvis folk ikke er forsiktige Ikke tur over deg selv: 5 Gruppe-e-postadferd som du bør unngåDet er ikke lett å lage en god e-post, og det er en kunst som få mennesker klarer å perfeksjonere. Gruppemails er ikke enklere. Disse tipsene skal hjelpe deg med å forbedre meldingene dine. Les mer . Og husk at hver melding som sendes er en annen varsling for noen sted.
Selv om den første meldingen kan ha vært relevant for alle i organisasjonen, er sjansen stor for at svarene ikke blir det. Hvis sjefen din sender ut et spørsmål til hele staben, gjør du medarbeiderne dine egentlig trenger du å se svaret ditt? Overbruk av svar-alle-knappen er en av de største e-postsyndene du kan begå.
Igjen er boten ganske enkel. I en uke må du bare bruke svar-knappen. Hvis mer enn en person trenger å se svaret, CC dem manuelt. Svar alt-knappen er en ond fristelse som må motstå.
Send e-post når du ikke trenger det
Noen ganger er e-post den beste måten å nå noen. Noen ganger er det ikke det. Dessverre blir e-post ofte sett på som standard. E-post når du ikke trenger er en annen måte å få deg sendt direkte til e-posthelvete.
Noen ganger er det bedre måter å gjøre ting på. Hvis Tony sitter over rommet fra deg, med mindre du trenger å lage en papirspor, hvorfor ikke gå bort og snakke med ham? Tilsvarende, hvis noe kommer til å kreve mye frem og tilbake, vil et ansikt til ansikt eller telefonmøte sannsynligvis være mye mer effektivt. En 30 minutters telefonsamtale kan ta stedet for ukes lange e-diskusjoner. Bare sørg for at du ikke la møtene dine bli til et tidsvakuum Slettet av ineffektive møter? Send disse 8 reglene til sjefen dinHvis et møte er godt organisert, er det ingen grunn til at det ikke kan forbedre produktiviteten, følelsen av formål og moral. Her er noen regler du må følge for effektive møter. Les mer .
Din bot er å gjøre alt du kan for ikke å sende e-post på en uke. Hvis Tony ikke er ved skrivebordet når du går bort, legg igjen en håndskrevet lapp. Hvis Bob vil organisere noe, kan du ringe ham og hamre det på telefonen. Se hvordan endring av standard fra "send en e-post" til "bare send en e-post hvis det ikke er noe annet alternativ" påvirker hvordan du jobber. Alles innboks vil takke deg.
Sende langvarige e-poster
Akkurat som det er synd å sende en kort e-post til for mange mennesker, det kan også være å sende veldig lange e-postmeldinger til bare en person. Hvis det du prøver å si krever en 2000-e-post, er sjansen stor for at du bruker feil kommunikasjonsverktøy. Jo lengre e-posten din, jo mer tid tar det for den andre personen å lese, og jo mer krefter krever det å svare. Lange e-poster kan virkelig suge!
"Jeg hadde ikke tid til å skrive en kort e-post, så jeg skrev en lang i stedet." - Mark “Marky” Twain
- Harry Guinness (@HarryGuinness) 28. april 2015
Det er en økende bevegelse av mennesker som lover holde alle e-postmeldinger under fem setninger. De føler at hvis meldingen ikke kan formidles så kort, gjør du det galt. Hvis du er skyldig i å skrive e-postmeldinger som kommer inn i Tolstoj-eske territoriet, er din bot som følge av å bli medlem av de fem setningene i en uke. Ingen e-postmeldinger du sender, uansett hvor nødvendig det ser ut, kan løpe lenger enn fem - helst korte setninger. Det er en god vane å komme seg inn i og vilje gjøre deg mer produktiv 7 tips om effektivitet via e-post for å få gjort mer e-post, raskereLivet dreier seg om kommunikasjon, og bokstavelig talt blir ikke noe oppnådd uten den. E-post er et kommunikasjonsverktøy som er ment å gjøre livet ditt enklere. I stedet for å måtte skrive inn et brev eller prøve å fange noen ... Les mer .
Svar på hver melding
Dette er synden jeg var mest skyldig i, og det tok meg en stund å komme forbi den. Når du får en e-post, er den naturlige impulsen å svare med en gang. Problemet er at dette kan trekke deg inn i unødvendige, reaksjonære utvekslinger, og folk vil forvente at du vil være tilgjengelig for å svare umiddelbart på e-post til enhver tid. Å svare på alle e-postene umiddelbart er bare en liten e-postsynd, mens samtalen, det å forvente at alle svarer umiddelbart, er en større synd.
Ved å svare raskt på alt du mater utyret som er sjefen som krever e-postsvar klokka 4 på en lørdag. Du må ikke pander til slike sjefer. Som bot for denne synden, må du bruke en uke på å vente minst en time før du svarer på e-post, og bare svare i arbeidstiden. Hvis noe krever et presserende svar, må du bruke en annen kommunikasjonsmetode.
Gå nå i fred
Elsker det eller hater det, e-post er her for å bli. Det er imidlertid måter å gjøre opplevelsen bedre for alle andre. Hvis du er en forferdelig e-synder, må du omvende deg og ta noen av disse enkle løsningene til handling. Folk vil takke deg for det. Hvis du derimot er en e-post-helgen, kan du videresende denne artikkelen til alle syndere du kjenner og spre det gode ordet.
Det er utallige andre e-postsynder der ute. Hvilke tror du jeg har savnet? Og hvilken bot vil du foreslå?
Bildetillegg: xkcd.org.