Bli en sjef på e-post: Ikke la det ta hele dagen

Annonse

182.900.000.000 e-poster.

182,9 milliarder.

Det er mer enn 25 e-poster per hvert menneskesinn på planeten.

Og det er bare hva vi sender inn en dag (PDF).

Gitt den vanvittige mengden e-postmeldinger som blir sendt og mottatt hver dag, er det ikke rart at denne elektroniske kommunikasjonen har blitt for vanskelig å håndtere for så mange av oss. Men ikke bekymre deg, her er noen produktivitetshemmeligheter som kan hjelpe deg med å temme dyret.

Bruk hermetiserte svar

Jeg kan ikke understreke viktigheten av denne. Sjansen er stor for at du svarer på mange e-poster på samme måte, enten det er et avslag på innsending, erkjenner en kollegas innsats eller en enkel hilsen. Den eneste tingen du absolutt trenger å gjøre er å lage hermetiske svar for de mest brukte e-postene dine.

Det er veldig enkelt å gjøre det sette opp hermetiske svar i Gmail E-post raskere og bedre med hermetiserte svarHar du ikke tid til å lage lunsj? Ikke noe problem, ta tak i en boks. Trenger du litt camping chow som ikke går dårlig? Enkelt, få litt hermetikk. Er du lei av å skrive de samme svarene på e-post? Prøv hermetiske e-poster! Synes at...

Les mer eller annen e-postklient. Uansett hvor fort en maskinskriver du er, er du ikke raskere enn to museklikk, ikke sant? Spar deg litt tid og gjør dette nå.

Sett opp filtre og etiketter / mapper

Den beste måten å takle en overbelastning på er å først sortere den ut. Det betyr å bruke filtre og etiketter / mapper i innboksen. Outlook har mapper, Gmail har etiketter, og begge har filtre du kan konfigurere for automatisk å rute e-posten til disse mappene og etikettene. Du kan stille opp avanserte filtre 5 Gmail-filtre som hjelper til med å prioritere og organisere innboksenHvilke filtre skal hver og en ha i arsenal, slik at innboksen er like ordnet som min? Jeg er her for å hjelpe deg i gang med å sette opp de første fem filtrene, eller ... Les mer i Gmail etter dine tilpassede behov. Faktisk tilbyr Gmail å automatisk ta med litt ordre til e-posten din 6 måter å gjenvinne e-postboksenEr det noe annet som er like nyttig, utbredt og frustrerende som en e-postinnboks? Det har eksistert for alltid, og vi fortsetter å bruke det, og så lenge vi fortsetter å bruke det, vil folk som meg ... Les mer med sin nye prioriterte innboks.

De tar litt tid å konfigurere og kategorisere godt, og den første måneden krever konstant innspill fra deg. Men det er vel verdt din tid på lang sikt. Ikke bare skynder deg å legge ting under etiketter og filtre, tenk på det og kategoriser godt fordi dette er automatiseringen innboksen din vil bruke resten av livet.

Jeg synes det er best å gjøre en trestegs sjekk før du filtrerer en e-post:

1. Spør deg selv hva det beste etiketten / mappenavnet (om eksisterende eller ikke) vil være for denne meldingen.
2. Sjekk om det navnet allerede eksisterer, og hvis ikke, opprett det.
3. Spør deg selv om det navnet skal være en egen enhet eller underkategorisert under en av de eksisterende mappene.

Gjør dette regelmessig og innboksen din blir magisk renere.

Ta oppgavelisten din andre steder

Si det med meg folkens: "Innboksen din er ikke oppgavelisten din." Googles Vivek Haldar skrev om dette for en stund tilbake, og jeg kunne ikke være enig mer. Her er Haldars ta:

E-post er et forferdelig sted for en todo-liste. Jeg skjønner virkelig ikke hvordan man kan takle GTD for å sende e-post. Det er ikke mulig å sende en e-post. Når du har lest den og forstå det, kan du ende med en tydelig handling, men innboksen din er ikke stedet å skyve den.

E-posten din handler om kommunikasjon, så la den være om det. Det er mange fantastiske apper for oppgavelister, og jeg vil anbefale Any.do eller Wunderlist Wunderlist - Det beste gjøremålslisten på iPhone [iOS]Wunderlist er en av de enkleste måtene å holde rede på hva du trenger å gjøre. Den har et elegant brukergrensesnitt som bare gir mening. Hvem som helst kan plukke det opp og finne ut hvordan ... Les mer .

Avmeld abonnement fra søppelpost

Du vil ikke tro hvor mange nyhetsbrev og annen søppel-e-post som tetter innboksen din, til tross for et spamfilter. Og når rotet begynner å bygge seg opp, kan det raskt komme ut av kontroll. For å stoppe det i sporene, må du begynne å melde deg ut, og det er et veldig enkelt triks for å gjøre det.

I e-postklienten din er det bare å søke etter ordet “avmelde”. Det er lagt ved slutten av hvert nyhetsbrev, så du plutselig vil se en liste over alle massepostene i innboksen din. Nå er det bare å åpne dem én etter én og avslutte abonnementet. Jeg anbefaler at du bruker Gmail Forhåndsvisningsrute når du gjør dette for å få fart på tingene.

Det er også tilleggsprogrammer og tjenester til raskt melde deg ut fra adresselister Tøm ut innboksen: Avslutt raskt abonnement på flere nyhetsbrev med disse verktøyeneÅ melde seg ut av nyhetsbrev handler om mer enn bare spam. De fleste av nyhetsbrevene som fyller innboksen vår selger ikke medisiner eller tilbyr prispenger - de er ekte nyhetsbrev fra pålitelige selskaper vi selv abonnerer på ... Les mer eller sett dem sammen i e-post-fordøyelser.

Det gyldne spørsmål å stille hver e-post

Dette er biggie, og det er det som har hjulpet meg med å holde meg oppdatert på innboksoverbelastningen det siste året. BBC Staffs Tom Stafford tilbød et gyllent spørsmål å stille deg selv når du åpner en melding:

"Hvis jeg ikke hadde denne informasjonen i innboksen, ville jeg gå ut og lete etter den?"

Hvis svaret er nei, ikke trykk svar eller trykk på slett uten å åpne det. Så enkelt er det. Nei, du kommer ikke til å gå glipp av noe stort - jeg har gjort det i et år, og det fungerer faktisk. Her er Staffords forklaring på det:

Ingen steder er dette tydeligere enn e-posten til gruppen og skredet av svar som alltid følger. Slå tilbake ved å minne deg selv på at ikke alle e-postmeldinger må besvares, at mange problemer vil bli - og bør behandles av andre mennesker. Spør deg selv: "Hvis jeg ikke hadde denne informasjonen i innboksen, ville jeg gå ut og lete etter den?" Mest av den gangen svaret sannsynligvis er "nei", og det er et tegn på at noen andre kontrollerer din Merk følgende.

Del e-posthakkene dine

Alle har sine egne e-postsikker for å administrere rotet, og den beste måten å lære på er ved å dele dem. Vi har også våre egne Gmail-guide for alle Power User Guide til GmailDenne gratis Gmail-guiden er for de av dere som allerede bruker Gmail som e-postklient og ønsker å utnytte de mange produktivitetsfunksjonene maksimalt. Les mer . Det hjelper, det samme gjelder råd fra proffe brukere. Hvis Stafford ikke hadde skrevet den artikkelen, ville jeg fortsatt druknet i meldinger og jeg er evig takknemlig for ham for det.

Så fortell meg, hvordan takler du ditt overbelastning av e-post 3 tips for å takle overbelastning via e-post i Gmail [Vis og fortell]De fleste av oss lider av informasjonsoverbelastning. Å bli overveldet med private e-postmeldinger er kanskje ikke et stort problem, og å ignorere halvparten av e-postene er faktisk akseptabelt i en viss grad. I et profesjonelt liv derimot, ... Les mer ? Det er ingen gale svar her, folkens.

Bildetillegg: Pete, Lars Plougmann